Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:
1. archiefwet- en regelgeving: de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.
2. beheer van overheidsinformatie (synoniem: archiefbeheer): de werkzaamheden om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te bewaren, alsook om de daarvoor in aanmerking komende overheidsinformatie te vernietigen dan wel over te brengen.
3. conversie: het omzetten van overheidsinformatie van het ene medium naar het andere, of van het ene formaat naar het andere.
4. duurzaam toegankelijk (synoniem: goede, geordende en toegankelijke staat): toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk; duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de overheidsinformatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.
5. hotspotlijst: op basis van een hotspotlijst kan te vernietigen overheidsinformatie alsnog worden aangemerkt als blijvend te bewaren; een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die heeft gezorgd voor maatschappelijke beroering en veel media-aandacht, grote tegenstellingen tussen burgers en veel emoties, een debat over het functioneren van de overheid, of een ernstige bedreiging of onderstreping van de positie van (een) politiek verantwoordelijke(n).
6. informatiehuishouding: het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van overheidsinformatie.
7. kwaliteitssysteem: een continu en systematisch proces van meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten, in dit geval gaat op het gebied van informatiehuishouding.
8. migratie: het overzetten van overheidsinformatie van het ene systeem naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid.
9. overbrenging: het proces om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk twintig jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats, in dit geval het Nationaal Archief, over te dragen.
10. overheidsinformatie (synoniem: archiefbescheiden): informatie die een overheidsorganisatie zelf maakt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.
11. selectielijst: de beschrijving van categorieën overheidsinformatie die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording.
12. vernietiging: het proces van verwijderen of wissen van overheidsinformatie zonder dat deze weer gereconstrueerd kan worden.
13. vervanging: digitale reproductie van overheidsinformatie met als doel tot verwijdering van de oorspronkelijke overheidsinformatie te kunnen overgaan.
14. vervreemding: het in eigendom overdragen van overheidsinformatie aan een andere zorgdrager of een private partij.
15. zorgdrager: zorgdrager zoals bedoeld in artikel 1, lid d, van de Archiefwet 1995.