Mandaatbesluit Algemene Zaken 2020

Artikel 1

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. Minister: de Minister-President, Minister van Algemene Zaken;
b. de secretaris-generaal: de secretaris-generaal van het Ministerie van Algemene Zaken;
c. de plaatsvervangend secretaris-generaal: de plaatsvervangend secretaris-generaal van het Ministerie van Algemene Zaken;
d. Ministerie: het Ministerie van Algemene Zaken;
e. dienst: Kabinet Minister-President, secretariaat ministerraad, directoraat-generaal Rijksvoorlichtingsdienst, Dienst Publiek en Communicatie, Bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, directie Bedrijfsvoering, directie Financieel-Economische Zaken;
f. diensthoofd: degene die is belast met de leiding van een dienst;
g. mandaat: de bevoegdheid om namens de Minister besluiten te nemen, stukken af te doen en te ondertekenen;
h. medewerker: de ambtenaar in de zin van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren die werkzaam is bij het Ministerie;
i. organisatiebesluit:Organisatiebesluit Ministerie van Algemene Zaken;
j. Topmanagementgroep: de Topmanagementgroep, bedoeld in hoofdstuk 17 van de CAO Rijk;
k. CAO Rijk: de laatstelijk afgesloten collectieve arbeidsovereenkomst voor ambtenaren werkzaam binnen de sector Rijk.

Artikel 2

1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van:
a. volmacht als bedoeld in artikel 3:60, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek om namens de Staat privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;
b. machtiging om namens de Minister handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 3

1. Aangelegenheden waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat verzet zijn in ieder geval:
a. beslissingen omtrent politieke beleidswijzigingen en omtrent de uitbreiding of beperking van de bemoeienissen van de Minister;
b. het beslissen op een bezwaarschrift tegen een besluit dat door de Minister is genomen;
c. het toepassen van aanwijzing 3 van de Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren;
d. aangelegenheden met betrekking tot de secretaris-generaal;
e. het vaststellen van een algemeen verbindend voorschrift.

Artikel 4

1. Mandaat in de zin van dit besluit heeft voorts geen betrekking op het afdoen en ondertekenen van stukken bestemd voor:
a. de Koning;
b. de Raad van Ministers (van het Koninkrijk) en de daaruit gevormde onderraden en commissies;
c. de voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal of de voorzitter van een uit een van die kamers gevormde commissie;
d. een Minister of een Staatssecretaris;
e. de Raad van State (van het Koninkrijk), behoudens voor zover het betreft bestuursrechtelijke procedures of het aanbieden van documenten van louter informatieve aard;
f. de Algemene Rekenkamer, behoudens voor zover het betreft gevraagde inlichtingen of gedane verzoeken of het aanbieden van documenten van louter informatieve aard;
g. de Nationale ombudsman;
h. autoriteiten in binnen- en buitenland, in rang gelijk aan of hoger dan de Minister.
2. De secretaris-generaal kan de stukken bedoeld in het eerste lid, onderdelen a tot en met h, afdoen en ondertekenen indien daarover afspraken zijn gemaakt tussen de Minister en de secretaris-generaal. In dat geval ondertekent de secretaris-generaal de stukken op de in artikel 16, vierde lid, voorgeschreven wijze.

Artikel 5

1. Aan de secretaris-generaal wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend voor aangelegenheden op het gebied van de ambtelijke leiding van al hetgeen het ministerie betreft, zoals nader omschreven in de toelichting bij het koninklijk besluit van 18 oktober 1988, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal (Stb. 1988, 499).
2. Aangelegenheden op het gebied van:
a. de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT);
b. de Wet hergebruik van overheidsinformatie, waaronder begrepen het nemen van beslissingen op bezwaarschriften, voor zover niet behorend tot het werkterrein van een hoofd van dienst;
c. de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waaronder begrepen het nemen van beslissingen op bezwaarschriften, voor zover niet behorend tot het werkterrein van een hoofd van dienst.
3. De secretaris-generaal heeft:
a. volmacht ten aanzien van personeelsgelegenheden betreffende arbeidsovereenkomsten met alle medewerkers van het ministerie;
b. machtiging tot het vaststellen van het personeelsreglement AZ, het vaststellen van reorganisaties en het geven van aanwijzingen en instructies aan de diensthoofden.
4. De secretaris-generaal heeft bij uitsluiting van anderen mandaat ten aanzien van de volgende bevoegdheden, er wordt geen ondermandaat verleend met betrekking tot:
a. te sluiten en gesloten arbeidsovereenkomsten betreffende diensthoofden, met uitzondering van hen die behoren tot de Topmanagementgroep;
b. het vaststellen van het personeelsreglement AZ en reorganisaties;
c. hardheidsclausules, dan wel afwijkingen – voor zover niet in strijd met dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen – naar redelijkheid en billijkheid;
d. verzoeken om door te werken na de AOW gerechtigde leeftijd;
e. het toekennen van financiële regelingen, extra uitkeringen bij ontslag en schadeloosstellingen vanaf een bedrag van € 25.000,– (lees: vijfentwintigduizend euro);
f. het aanwijzen van een Van Werk Naar Werk-kandidaat (VWNW-kandidaat);
g. stukken gericht aan de Nationale ombudsman;
h. de afwikkeling van een gemeld vermoeden van een misstand.

Artikel 6

1. De plaatsvervangend secretaris-generaal vervangt de secretaris-generaal bij diens afwezigheid of verhindering en in de gevallen daartoe door de secretaris-generaal aangewezen. Hij treedt alsdan in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de secretaris-generaal.
2. Aan de plaatsvervangend secretaris-generaal wordt mandaat verleend voor:
a. aangelegenheden op het gebied van de Wet open overheid, voor zover niet behorend tot het werkterrein van een hoofd van dienst;
b. aangelegenheden op het gebied van de Wet hergebruik van overheidsinformatie, voor zover niet behorend tot het werkterrein van een hoofd van dienst;
c. de Algemene Verordening Gegevensbescherming), waaronder begrepen het nemen van beslissingen op bezwaarschriften, voor zover niet behorend tot het werkterrein van een hoofd van dienst.

Artikel 7

1. Bij gelijktijdige tijdelijke afwezigheid of verhindering van de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal wordt het mandaat van de secretaris-generaal uitgeoefend door de secretaris ministerraad.
2. De bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid worden uitsluitend uitgeoefend voor zover het aangelegenheden betreffen die behoren tot het werkterrein van de secretaris-generaal met inachtneming van het Mandaatbesluit Algemene Zaken 2020, departementale procedures, richtlijnen en aanwijzingen van de secretaris-generaal.

Artikel 8

1. De secretaris-generaal is, voor zover niet anders is bepaald, bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan diensthoofden respectievelijk tot het beperken of het intrekken daarvan.
2. De secretaris-generaal is bevoegd om in bijzondere gevallen, naast of in plaats van deze paragraaf, ondermandaat te verlenen aan een medewerker voor een bepaald geval, met inachtneming van artikel 1, derde lid, van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996.
3. De secretaris-generaal verleent ondermandaat bij schriftelijk besluit (besluit van 1 januari 2020, nr. 4091305).

Artikel 9

De secretaris-generaal maakt gebruik van de hem in artikel 8, eerste lid, van de in dit Mandaatbesluit bedoelde bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat en neemt daarbij het bepaalde in de hierna volgende artikelen 10 tot en met 14in acht.

Artikel 10

1. Aan het diensthoofd wordt mandaat verleend ten aanzien van de aangelegenheden die verband houden met de taken en verantwoordelijkheden op hun werkterrein en conform hun goedgekeurde prestatieplan (jaarplan en budget).
2. Onverminderd het bepaalde in dit besluit, heeft het mandaat van het diensthoofd in ieder geval betrekking op:
a. het uitoefenen van integraal management waaronder het leidinggeven aan de rechtstreeks onder het diensthoofd ressorterende medewerkers, met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied;
b. het vaststellen van capaciteitsplannen binnen de door de secretaris-generaal vastgestelde formatie van de onder de diensthoofden ressorterende dienstonderdelen;
c. het beheer van de archiefbescheiden van de onder het diensthoofd ressorterende dienstonderdelen op grond van de desbetreffende departementale regelgeving;
d. het afnemen van de eed of de belofte van medewerkers die worden aangesteld bij een onder het diensthoofd ressorterend dienstonderdeel.

Artikel 11

1. Het mandaat van het diensthoofd met betrekking tot het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van uitgaven is beperkt tot het budget dat aan het diensthoofd ter beschikking is gesteld op basis van een door de secretaris-generaal en de directeur Financieel-Economische Zaken goedgekeurde prestatieplan. Het diensthoofd legt over het door hem gevoerde financiële beheer verantwoording af aan de secretaris-generaal.
2. Het diensthoofd is bevoegd om in afwijking van het eerste lid financiële verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen, voor zover aan hem daartoe uitdrukkelijk schriftelijk mandaat is verleend door de Minister of de secretaris-generaal, met instemming van de directeur Financieel-Economische Zaken.

Artikel 12

1. Het mandaat van de directeur Bedrijfsvoering omvat tevens:
a. het nemen van besluiten tot de organisatie van de bedrijfszelfbescherming;
b. het nemen van besluiten in aangelegenheden betreffende de brandpreventie bij alle gebouwen en vitale objecten van het Ministerie;
c. het nemen van besluiten, inhoudende beveiliging van digitale informatie;
d. het nemen van besluiten tot vaststelling van de digitale archiefcodes;
e. de uitvoering van het informatie- en communicatietechnologiebeleid.
2. De directeur Financieel-Economische Zaken fungeert tevens als Coördinerend Directeur Inkoop (afgekort CDI) en:
a. is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het inkoopstelsel binnen het Ministerie;
b. en wordt in die hoedanigheid betrokken bij alle grote en/of risicovolle inkooptrajecten en in de gelegenheid gesteld deze vooraf te beoordelen.

Artikel 13

Op grond van het krachtens artikel 10verleende mandaat, neemt een diensthoofd, plaatsvervangend diensthoofd of medewerker eerst een besluit na daartoe verkregen advies van het Hoofd Afdeling Personeel & Organisatie ten aanzien van de volgende aangelegenheden:
a. aangelegenheden waarbij wordt afgeweken van de hoofdlijnen van het vastgestelde personeelsbeleid;
b. het nemen van ordemaatregelen en straffen bedoeld in de CAO Rijk.

Artikel 14

1. Het diensthoofd is, voor zover niet anders is bepaald, bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan onder hem ressorterende medewerkers ten aanzien van aangelegenheden op het werkterrein van deze medewerkers, respectievelijk tot het beperken of het intrekken daarvan.
2. Het diensthoofd kan, voor zover niet anders is bepaald, bij het verlenen van ondermandaat tevens de bevoegdheid toekennen tot het verlenen van ondermandaat aan een rechtstreeks onder de gemandateerde ressorterende medewerker of in bijzondere gevallen aan een andere medewerker.
3. Het verlenen van ondermandaat door het diensthoofd voor het aangaan van financiële materiële verplichtingen en het doen van uitgaven is enkel mogelijk aan de in bijlage 1van dit besluit genoemde, onder hem ressorterende medewerkers, met inachtneming van het aldaar genoemde maximumgrensbedrag per financiële materiële verplichting.

Artikel 15

1. De directeur Financieel-Economische Zaken is belast met het beheer van dit besluit.
2. De secretaris-generaal, de diensthoofden en ieder voor zover het hen aangaat, zijn verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige aanlevering aan de directeur Financieel-Economische Zaken van gegevens die een goed beheer van dit besluit mogelijk maken.
3. Alle op grond van dit besluit verleende volmachten worden opgenomen in het register dat de directeur Financieel-Economische Zaken bijhoudt.
4. Wijziging van dit besluit geschiedt op initiatief van de directeur Financieel-Economische Zaken na inwinning juridisch advies.
5. De directeur Financieel-Economische Zaken rapporteert aan de secretaris-generaal over het beheer van dit besluit.

Artikel 16

1. Ondertekening door de secretaris-generaal van een document krachtens mandaat luidt als volgt:
DE MINISTER-PRESIDENT,
Minister van Algemene Zaken,
namens deze,
De secretaris-generaal,
(naam)
2. Ondertekening door andere medewerkers van een document krachtens mandaat luidt als volgt:
DE MINISTER-PRESIDENT,
Minister van Algemene Zaken,
namens deze,
(naam)
(functie)
3. Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op digitale besluiten die worden genomen via het P-Direktportaal.
4. Buiten de in artikel 4, lid 2bedoelde gevallen kan, indien door afwezigheid of ontstentenis een door de minister genomen besluit niet door hem kan worden
ondertekend, een dergelijk besluit namens de minister worden ondertekend door de secretaris-generaal, tenzij de aard van de bevoegdheid of een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet. In een dergelijk geval geschiedt het ondertekenen als volgt:
DE MINISTER-PRESIDENT,
Minister van Algemene Zaken,
namens deze,
overeenkomstig het door de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, genomen besluit,
gevolgd door de handtekening, naam en functie van de secretaris-generaal.
5. Ondertekening van besluiten en stukken op grond van volmacht vindt plaats op de volgende wijze:
Namens de STAAT DER NEDERLANDEN
de Minister-President, Minister van Algemene Zaken,
namens deze,
(aanduiding functie gevolmachtigde)
(naam)
Bij ondertekening van stukken door een plaatsvervanger wordt de handtekening
voorafgegaan door: b/a.
6. Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de ondertekening van een document krachtens machtiging, tenzij uit de aard en de inhoud van het document reeds voldoende blijkt dat het namens de Minister-president, Minister van Algemene Zaken, is opgesteld.
In dat geval luidt de ondertekening als volgt:
(naam)
(functie)
7. Een document als bedoeld in het eerste, tweede, vierde of vijfde lid wordt opgesteld conform de vastgestelde rijksbrede huisstijl.

Artikel 17

De volgende besluiten worden ingetrokken:
a. Mandaatbesluit Algemene Zaken 2017 (van 14 december 2017, nr. 3960087);
b. Aanwijzingsbesluit vervanging secretaris-generaal van het Ministerie van Algemene Zaken (14 december 2017, nr. 3962540).

Artikel 18

1. Besluiten of handelingen die op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Algemene Zakenzijn genomen of verricht in de periode tot de datum van inwerkingtreding van dit besluit en waarin op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit niet is voorzien, worden aangemerkt als te zijn genomen of verricht namens de Minister.
2. Voor het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit van kracht zijnde mandaten,
ondermandaten, volmachten en machtigingen, waarin op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit niet is voorzien, blijven van kracht totdat op grond van dit besluit is voorzien in mandaat, ondermandaat, volmacht of machtiging dan wel is voorzien in intrekking daarvan.

Artikel 19

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2020.

Artikel 20

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit Algemene Zaken 2020.