Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit OBP 2017

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. directie: de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel;
b. directeur: de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
c. SSO: Shared Service Organisatie;
d. hrm: human resource management;
e. liaison- en afnemerstaken: alle werkzaamheden die voortvloeien uit deelname van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aan een SSO of aan een interdepartementaal samenwerkingsverband of uit contracten met andere leveranciers in het betreffende domein;
f. FMH: FM Haaglanden, facilitair interdepartementaal samenwerkingsverband;
g. SSC-ICT: Shared Service Centrum-ICT;
h. RIS: Rijksinkoop Samenwerking;
i. CDI: Coördinerend directeur inkoop;
j. O&P Rijk: Organisatie & Personeel Rijk;
k. P-Direkt: Salaris- en personeelsadministratie dienstverlener binnen het Rijk;
l. RvIHH: Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding.

1. De directie bestaat uit de volgende afdelingen:
a. de afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving;
b. de afdeling Human Resource Management;
c. de afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen;
d. de afdeling Strategieontwikkeling, Control en Informatie.
2. Het hoofd van de afdeling Strategieontwikkeling, Control en Informatie is tevens plaatsvervangend CDI.

Vervallen

Het hoofd Fysieke en Digitale Werkomgeving is verantwoordelijk voor:
a. het adviseren over documentaire informatievoorziening, ict, facilitaire aangelegenheden en huisvesting mede op basis van de Rijksbrede kaders;
b. het vertalen en implementeren van Rijksbreed beleid op deze domeinen binnen het ministerie;
c. het kenbaar maken van geldende wetgeving en de kaders op de aandachtsgebieden van de afdeling;
d. het beheer van het applicatiefolio van het ministerie;
e. het genereren van beleidsinformatie op de aandachtsgebieden van de afdeling;
f. het uitvoeren en het zorg dragen voor de gehele of gedeeltelijke uitbesteding van het beheer van afgesloten archieven overeenkomstig de Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid 2014;
g. het geven van invulling aan de wettelijke plichten die SZW heeft ten aanzien van het beheer van zowel papieren als digitale informatie en archief;
h. het vertegenwoordigen van het ministerie bij het interdepartementale overleg op de aandachtsgebieden van de afdeling;
i. het adviseren van deelnemers aan interdepartementale commissies en bestuurlijke overleggen op de aandachtsgebieden van de afdeling;
j. liaison- en afnemerstaken op het gebied van SSC-ICT, FMH, Rijksvastgoedbedrijf, RvIHH, Nationaal Archief en andere leveranciers die vallen binnen de aandachtsgebieden van de afdeling;
k. het houden van toezicht op de naleving van de geldende wetgeving en rijksbrede en departementale kaders en regelingen op het gebied van de aandachtsgebieden van de afdeling.

1. Het hoofd van de afdeling HRM is verantwoordelijk voor:
a. het adviseren over organisatie(ontwikkeling en -inrichting), personeelsbeleid, personeelsprocessen en integriteit mede op basis van de Rijksbrede kaders;
b. het vertalen en implementeren van rijksbreed HRM beleid binnen het ministerie;
c. het kenbaar maken van de kaders op de aandachtsgebieden van de afdeling;
d. het genereren van beleidsinformatie op de aandachtsgebieden van de afdeling;
e. het geven van eerstelijns organisatie- en personeelsadvies aan de managers van het ministerie ten aanzien van personeel en organisatie;
f. het adviseren van de Commissie Management Development ten aanzien van management development vraagstukken;
g. het ondersteunen van de departementale bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en het voeren van het secretariaat van het Departementaal Georganiseerd Overleg, de Departementale Ondernemingsraad en van de Ondernemingsraad Kern;
h. het ondersteunen bij en uitvoeren van registratieve en administratieve ondersteuning op het gebied van personeelsadministratie en -beheer aan de dienstonderdelen van het ministerie op basis van dienstverleningsafspraken, voor zover de ondersteuning en uitvoering van deze taken geen deel uitmaken van de dienstverleningsovereenkomst met P-Direkt;
i. de interne controle op de processen van P-Direkt, voor zover deze interne controle niet bij P-Direkt is belegd;
j. het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden binnen het ministerie ten aanzien van werving en selectie;
k. de verstrekking van de vervoerkaarten woon-werkverkeer op basis van rijksbrede dienstverleningsafspraken;
l. het vertegenwoordigen van het ministerie bij het interdepartementale overleg op de aandachtsgebieden van de afdeling;
m. het adviseren van deelnemers aan interdepartementale commissies en bestuurlijke overleggen op de aandachtsgebieden van de afdeling;
n. liaison- en afnemerstaken op het gebied van O&P Rijk, P-direkt, het Leer- en Ontwikkelplein en andere leveranciers die vallen binnen het domein van de afdeling;
o. het houden van toezicht op de naleving van de geldende wetgeving en rijksbrede en departementale kaders en regelingen op de aandachtsgebieden van de afdeling.
2. Het hoofd van de afdeling HRM wordt bijgestaan door onder hem ressorterende teamleiders en de rijkstraineecoördinator SZW.

1. Het hoofd van de afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen is verantwoordelijk voor:
a. de managementondersteuning van de directie alsmede van de directies CIO-office, Informatie voor Beleid en Bedrijfsvoering en Veiligheid, Financieel-Economische Zaken, Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden, Bedrijfsvoering Financiën en Control, Communicatie en Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering;
b. het bieden van ambtelijke ondersteuning aan de Departementale Ondernemingsraad en de Ondernemingsraad Kern;
c. het verlenen van administratieve ondersteuning aan medewerkers door gecoördineerde inzet van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt;
d. het uitvoeren van het functioneel beheer en het applicatiebeheer van ondersteunende bedrijfsvoeringssystemen van de directie en van de directie CIO-office, Informatie voor Beleid en Bedrijfsvoering en Veiligheid, en het genereren van managementinformatie ten aanzien van het functioneren van deze systemen.
2. Het hoofd van de afdeling Ondersteuning wordt bijgestaan door een onder hem ressorterende teamleider.

Het hoofd van de afdeling Strategieontwikkeling, Control en Informatie is verantwoordelijk voor:
a. het adviseren over de strategische bedrijfsvoering, managementinformatie en inkoop mede op basis van de Rijksbrede kaders;
b. het kenbaar maken van de kaders op de aandachtsgebieden van de afdeling;
c. het gevraagd en ongevraagd advies geven over de kwaliteit en de planning van werkprocessen van de directie;
d. het opstellen en het monitoren van de uitvoering van het jaarplan van de directie;
e. het coördineren en beschikbaar stellen van managementinformatie voor het ministerie;
f. het voeren van het directiesecretariaat voor het managementteam van de directie;
g. het beheren van intranet voor de directie en directie CIO-office, Informatie voor Beleid en Bedrijfsvoering en Veiligheid;
h. het adviseren van de CDI en het management van het ministerie over het opschorten of bijsturen van grote of risicovolle aanbestedingen;
i. het uitvoeren van de taken van de CDI, inhoudende: 1°. het zorgdragen voor kaders en handreikingen voor het ministerie ten behoeve van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en verduidelijking daarvan op het terrein van inkoop;
2°. het zorgdragen voor kaders en handreikingen voor de rechtmatige en de doelmatige inkoop door het ministerie;
3°. het in samenspraak met behoeftestellers, opdrachtgevers en beleidsmakers creëren van draagvlak binnen het ministerie ten behoeve van de realisatie van rijksbrede beleidsdoelstellingen met behulp van inkoopinstrumenten;
4°. het vooraf beoordelen van grote of risicovolle inkooptrajecten, en toezicht houden op aanwezigheid van voldoende controle op de inkoopuitvoering bij het beoordelen van deze inkooptrajecten;
5°. het maken van risico-analyses over inkoop en over de opvolging van bevindingen van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer over inkoop;
6°. het intern adviseren over de inrichting van de inkoopfunctie en over inkoopsystemen;
7°. het monitoren van de naleving van de vastgestelde rijksbrede kaders en de departementale kaders;
8°. het namens het lid van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst dat eigenaar van de categorie is, zorgdragen voor het monitoren van de realisatie van het categorieplan, onderscheidenlijk de categorieplannen, waarvoor het ministerie verantwoordelijk is, inclusief de afgesproken rapportages;
9°. het interveniëren en escaleren naar het bevoegd gezag indien de voornoemde kaders niet worden nageleefd;
10°. het bevorderen van de professionaliteit en de professionele integriteit van de inkoop binnen het ministerie;
11°. het adviseren over politiek bestuurlijke kwesties en de concept beantwoording van vragen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal in het verlengde van hetgeen waar de Minister politiek verantwoordelijk voor is;
12°. het houden van toezicht op welke wijze de departementale inkooppunten navolging geven aan de vastgestelde kaders;
13°. het maken van afspraken met de Chief Procurement Officer Rijk over de toepasselijkheid van kaderstelling vanuit het Rijksinkoopstelsel op Specifieke Inkoopcentra of dienstspecifieke inkoop;
14°. het informeren van de Chief Procurement Officer Rijk wanneer een media- of politiek gevoelige situatie speelt of wordt voorzien die raakt aan de stelselverantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
15°. het informeren van de Chief Procurement Officer Rijk over trendmatige afwijkingen van de toepassing van rijksbrede kaders. Het optimaliseren van de werking van het Rijksinkoopstelsel in het ministerie op het terrein van de generieke inkoop;
16°. het optimaliseren van de werking van het Rijksinkoopstelsel in interdepartementaal verband door een actieve bijdrage in de Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden en andere relevante inkoopoverleggen;
17°. het voorleggen van meningsverschillen met een Inkoop Uitvoeringscentrum of opdrachtgever aan het departementale bevoegd gezag. Indien een Inkoop Uitvoeringscentrum of opdrachtgever onder een ander departement valt, het voorleggen via de CDI van het departement waar het Inkoop Uitvoeringscentrum of de opdrachtgever deel van uitmaakt. Als de bemiddeling op CDI-niveau niet leidt tot een oplossing: het voorleggen van de betreffende kwestie aan de Chief Procurement Officer Rijk voor een bindende uitspraak;
18°. het benoemen van dan wel adviseren bij de selectie en benoeming van hoofden Inkoop Uitvoeringscentrum en Specifieke Inkoopcentrum en categorie-managers, Strategisch Leveranciers-managers en Software Asset-managers;
19°. het adviseren bij de selectie en benoeming van de Chief Procurement Officer Rijk;
1°. het zorgdragen voor kaders en handreikingen voor het ministerie ten behoeve van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en verduidelijking daarvan op het terrein van inkoop;
2°. het zorgdragen voor kaders en handreikingen voor de rechtmatige en de doelmatige inkoop door het ministerie;
3°. het in samenspraak met behoeftestellers, opdrachtgevers en beleidsmakers creëren van draagvlak binnen het ministerie ten behoeve van de realisatie van rijksbrede beleidsdoelstellingen met behulp van inkoopinstrumenten;
4°. het vooraf beoordelen van grote of risicovolle inkooptrajecten, en toezicht houden op aanwezigheid van voldoende controle op de inkoopuitvoering bij het beoordelen van deze inkooptrajecten;
5°. het maken van risico-analyses over inkoop en over de opvolging van bevindingen van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer over inkoop;
6°. het intern adviseren over de inrichting van de inkoopfunctie en over inkoopsystemen;
7°. het monitoren van de naleving van de vastgestelde rijksbrede kaders en de departementale kaders;
8°. het namens het lid van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst dat eigenaar van de categorie is, zorgdragen voor het monitoren van de realisatie van het categorieplan, onderscheidenlijk de categorieplannen, waarvoor het ministerie verantwoordelijk is, inclusief de afgesproken rapportages;
9°. het interveniëren en escaleren naar het bevoegd gezag indien de voornoemde kaders niet worden nageleefd;
10°. het bevorderen van de professionaliteit en de professionele integriteit van de inkoop binnen het ministerie;
11°. het adviseren over politiek bestuurlijke kwesties en de concept beantwoording van vragen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal in het verlengde van hetgeen waar de Minister politiek verantwoordelijk voor is;
12°. het houden van toezicht op welke wijze de departementale inkooppunten navolging geven aan de vastgestelde kaders;
13°. het maken van afspraken met de Chief Procurement Officer Rijk over de toepasselijkheid van kaderstelling vanuit het Rijksinkoopstelsel op Specifieke Inkoopcentra of dienstspecifieke inkoop;
14°. het informeren van de Chief Procurement Officer Rijk wanneer een media- of politiek gevoelige situatie speelt of wordt voorzien die raakt aan de stelselverantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
15°. het informeren van de Chief Procurement Officer Rijk over trendmatige afwijkingen van de toepassing van rijksbrede kaders. Het optimaliseren van de werking van het Rijksinkoopstelsel in het ministerie op het terrein van de generieke inkoop;
16°. het optimaliseren van de werking van het Rijksinkoopstelsel in interdepartementaal verband door een actieve bijdrage in de Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden en andere relevante inkoopoverleggen;
17°. het voorleggen van meningsverschillen met een Inkoop Uitvoeringscentrum of opdrachtgever aan het departementale bevoegd gezag. Indien een Inkoop Uitvoeringscentrum of opdrachtgever onder een ander departement valt, het voorleggen via de CDI van het departement waar het Inkoop Uitvoeringscentrum of de opdrachtgever deel van uitmaakt. Als de bemiddeling op CDI-niveau niet leidt tot een oplossing: het voorleggen van de betreffende kwestie aan de Chief Procurement Officer Rijk voor een bindende uitspraak;
18°. het benoemen van dan wel adviseren bij de selectie en benoeming van hoofden Inkoop Uitvoeringscentrum en Specifieke Inkoopcentrum en categorie-managers, Strategisch Leveranciers-managers en Software Asset-managers;
19°. het adviseren bij de selectie en benoeming van de Chief Procurement Officer Rijk;
j. het houden van toezicht op de naleving van geldende wetgeving en de rijksbrede en departementale kaders en regelingen op de aandachtsgebieden van de afdeling.

1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht en machtiging tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen organisatorische eenheid, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen en bijzondere beloningen van rechtstreeks onder hen ressorterende medewerkers.
2. Aan de teamleiders en rijkstraineecoördinator SZW, bedoeld in de artikelen 5, tweede lid, en 6, tweede lidwordt volmacht en machtiging verleend ten behoeve van medewerkers van het eigen team met betrekking tot:
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
b. verlof van medewerkers;
c. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan het afdelingshoofd.

Aan de hoofden van de afdelingen wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot:
a. het afdoen van informatieve brieven, die betrekking hebben op de taken van de eigen organisatorische eenheid;
b. het paraferen van stukken waar de directie geen voortouw in heeft, met uitzondering van stukken waarvan gelet op het belang daarvan redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur afgedaan moeten worden.

1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten met een waarde van ten hoogste € 75.000,– inclusief BTW per overeenkomst, voor zover deze betrekking hebben op activiteiten die vallen onder hun verantwoordelijkheid.
2. Aan de teamleiders van de afdelingen wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot een waarde van € 5.000,- inclusief BTW tot het aangaan van de volgende overeenkomsten:
a. overeenkomsten met betrekking tot het organiseren en accorderen van activiteiten binnen de eigen organisatorische eenheid;
b. overeenkomsten met betrekking tot het accorderen van door de eigen organisatorische eenheid ingediende voorstellen/uitgaven zoals opgenomen in het vastgestelde bestedingsplan van de directie;
c. overeenkomsten met betrekking tot de personele ontwikkeling van medewerkers zoals opleidingen en begeleiding.

1. Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de daartoe aan te wijzen plaatsvervangend directeur.
2. Bij afwezigheid van een afdelingshoofd is de door hem aangewezen plaatsvervanger bevoegd zijn mandaten en volmachten als bedoeld in artikel 9en 10uit te oefenen.
3. Overige doorverlening van bevoegdheden door afdelingshoofden is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijk toestemming van de directeur.

1. Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Bedrijfsvoering 2014wordt ingetrokken.
2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 april 2017.
3. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit OBP 2017.