Artikel 11

11.1. De secretaris biedt subsidieaanvragen voor instellingen en natuurlijke personen zoveel mogelijk per cluster aan de adviescommissie aan.
11.2. De secretaris kan besluiten dat bij advisering over uit te reiken beurzen het horen van een aanvrager onderdeel uitmaakt van de procedure.
11.3. In een of meer adviescommissievergaderingen worden de subsidieaanvragen door de adviescommissie beoordeeld aan de hand van het preadvies van de secretaris, de subsidiereglementen en beleidsmatige richtlijnen. Aan het slot van de behandeling van iedere aanvraag formuleert de voorzitter een samenvatting van de argumenten die tot het oordeel omtrent een subsidieaanvraag hebben geleid.
11.4. Ten behoeve van de behandeling van de aanvragen tijdens de adviescommissievergadering wordt door de secretaris een onderscheid gemaakt tussen twee categorieën: zogenaamde ‘hamerstukken’ en ‘bespreekgevallen’. Bij de bespreekgevallen wordt de adviescommissie gevraagd op basis van de specifieke adviesaanvraag een advies te geven. De hamerstukken (zijnde de evident positieve of negatieve aanvragen) worden door de secretaris voorzien van een voorstel tot afhandeling.
11.5. De adviescommissie toetst of ze kan instemmen met de voorgestelde afhandeling van de hamerstukken, en vult de argumentatie aan of wijzigt deze waar nodig. De adviescommissie is in alle gevallen vrij in haar advisering en brengt zelfstandig een advies uit.
11.6. Adviezen worden uitgebracht bij meerderheid van stemmen en bij aanwezigheid van ten minste drie adviescommissieleden. Een van het advies afwijkende mening kan, indien gewenst, schriftelijk kenbaar worden gemaakt aan het bestuur.
11.7. De secretaris legt het advies ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst zij het advies integraal aan de subsidiereglementen en aan beleidsmatige richtlijnen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist vervolgens of een advies al dan niet geheel of gedeeltelijk wordt overgenomen.
11.8. Het besluit tot toekenning of afwijzing van de subsidieaanvraag omvat, naast hetgeen wettelijk is vereist:
– feitelijke informatie over de aanvraag;
– indien de subsidieaanvraag is voorgelegd aan adviseurs: de namen van de adviseurs of de naam van de adviescommissie die het advies heeft uitgebracht;
– de gemotiveerde overwegingen die door de adviescommissie over de aanvraag aan het Fonds zijn uitgebracht.
11.9. Een overzicht van de gehonoreerde aanvragen wordt geplaatst op de website. Het Fonds publiceert periodiek de gehonoreerde en niet gehonoreerde aanvragen.