Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. de directie Bedrijfsvoering: de directie Bedrijfsvoering van het ministerie;
b. de directeur: de functionaris die leiding geeft aan de directie Bedrijfsvoering;
c. ICT: informatie- en communicatietechnologie.

Onder de plaatsvervangend secretaris-generaal ressorteert de directie Bedrijfsvoering.

De directeur is verantwoordelijk voor:
a. het leiding geven aan de directie Bedrijfsvoering;
b. het door tussenkomst van de plaatsvervangend secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de directie Bedrijfsvoering en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;
c. het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de directie Bedrijfsvoering met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;
d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de maximale bezetting, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de directie Bedrijfsvoering;
e. de personeelsaangelegenheden van de onder de directeur ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet is voorbehouden aan de secretaris-generaal dan wel de plaatsvervangend secretaris-generaal;
f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de personeelsaangelegenheden, voor zover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de Stichting Pensioenfonds ABP;
g. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging;
h. het formuleren en uitvoeren van het jaarplan voor de directie Bedrijfsvoering binnen de door de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;
i. het rapporteren aan de plaatsvervangend secretaris-generaal over de uitvoering van het jaarplan betreffende de directie Bedrijfsvoering;
j. het, na overeenstemming daarover met de plaatsvervangend secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;
k. het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de directie Bedrijfsvoering en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de directie Bedrijfsvoering;
l. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder de directeur ressorterende functionarissen;
m. het dynamisch archiefbeheer van de directie Bedrijfsvoering, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie en, vernietiging alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het ordeningsplan van de directie Bedrijfsvoering;
n. het materieel beheer overeenkomstig de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 en de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen.

De directie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor:
a. het geven van eerstelijns P&O-(beleids)advies en het laten aanbieden van opleidingen;
b. het geven van advies over het informatie-, informatiserings- en technologie-beleid alsmede het laten verzorgen van de ICT-dienstverlening;
c. het laten verzorgen van de salaris- en personeelsadministratie;
d. het laten verzorgen van facilitaire dienstverlening en huisvesting;
e. het onderhouden van regulier contact met de leveranciers over de prijs en kwaliteit van de in dit artikel genoemde dienstverlening;
f. het onderhouden van regulier contact met de klant zoals de directeuren-generaal, inspecteur-generaal, secretaris-generaal, plaatsvervangend secretaris-generaal en het daaronder ressorterend management, over de prijs en kwaliteit van de dienstverlening;
g. het verstrekken van managementinformatie over de bedrijfsvoering;
h. het voeren van de financiële administratie en het verstrekken van subsidies en bekostiging;
i. het registreren en afhandelen van verplichtingen, het kas- en vorderingenbeheer en de financiële administratie;
j. het functioneel beheer van de departementale bedrijfsvoeringssytemen;
k. het zorgen voor rechtmatige inkoop van producten en diensten;
l. de advisering en begeleiding op het gebied van inkoop, (Europese) aanbestedingen, huisvesting, milieumanagement en materieel beheer;
m. het verzorgen van het archief;
n. het aanbieden en archiveren van de documentaire informatievoorziening;
o. de ondersteuning en het voeren van het secretariaat van de medezeggenschap en het georganiseerd overleg;
p. het behandelen van bezwaarschriften, beroepschriften en zaken van de Nationale ombudsman van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdend met de dienstbetrekking, met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures;
q. het beheren en exploiteren van de Haagse vestigingen van het ministerie voor zover daarin niet uitsluitend organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal of het Agentschap SZW gehuisvest zijn. Het beheren en exploiteren van de vestigingen van organisatieonderdelen die ressorteren onder de inspecteur-generaal of het Agentschap SZW voor zover zij gebruik maken van de departementale infrastructuur dan wel gehuisvest zijn in een vestiging waar ook andere onderdelen van het ministerie gehuisvest zijn, dan wel indien dit met het Agentschap SZW respectievelijk de inspecteur-generaal is overeengekomen;
r. het laten vervaardigen en beschikbaar stellen van hoogwaardige postale-, grafische- en multimedia-producten en diensten;
s. de beveiliging van het ministerie in het algemeen, uitgezonderd de persoonlijke beveiliging van de bewindspersonen en hun huisgenoten;
t. het technisch faciliteren van de crisisbeheersingsorganisatie en bedrijfshulpverlening.

1. De directeur is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van de directie Bedrijfsvoering, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal.
2. Aan de directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
a. de in artikel 3, eerste lid, onderdeel e, genoemde personeelsaangelegenheden;
b. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder hem ressorterende functionarissen.
3. De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot het verlenen en vaststellen van subsidies en rijksvergoedingen, het aangaan van verbetertrajecten en het korten op bevoorschotting, voor zover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.
4. De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is beperkt tot overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,- per overeenkomst:
a. overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een raamovereenkomst;
b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie Bedrijfsvoering;
c. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;
d. arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;
e. overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;
f. overeenkomsten met betrekking tot onderzoek;
g. overeenkomsten met betrekking tot voorzieningen op het gebied van telefonie en het technisch beheer daarvan;
h. overeenkomsten met betrekking tot multi-copiers;
i. overeenkomsten met betrekking tot personeelsbeheerssystemen, salarissystemen en systemen voor documentregistratie en -verwerking, voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 4;
j. overeenkomsten met betrekking tot de gerechtelijke en buitengerechtelijke invordering van geldvorderingen van de Staat;
k. overeenkomsten met betrekking tot de regie op de overeenkomsten met betrekking tot websystemen, de technische infrastructuur, de hardware, kantoorautomatiseringstoepassingen, netwerkvoorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen, alsmede overeenkomsten die betrekking hebben op systeemontwikkeling, functioneel beheer, onderhoud van applicaties en licenties van automatiseringssytemen en waarvoor de directeur schriftelijk door de plaatsvervangend secretaris-generaal is aangewezen als systeemeigenaar;
l. overeenkomsten met betrekking tot de departementsbrede informatievoorziening;
m. overeenkomsten met betrekking tot de Landsadvocaat inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures met betrekking tot beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking;
n. overeenkomsten met bestrekking tot de arbodienst en het centraal flankerend beleid ten behoeve van herplaatsers.

1. De directeur kan zijn vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hem te bepalen omvang doorverlenen aan onder hem ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hem ressorterende functionarissen en slechts voor zover het betreft:
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
c. verlof van medewerkers;
d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.
2. In afwijking van het eerste lid kan de directeur bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onderdelen a tot en met d, doorverlenen aan functionarissen die rechtstreeks ressorteren onder rechtstreeks onder hem ressorterende functionarissen, voor zover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie Bedrijfsvoering en voor zover de plaatsvervangend secretaris-generaal daar schriftelijk mee instemt.
3. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kan de directeur, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de plaatsvervangend secretaris-generaal, zijn vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.
4. De (door)verlening van (onder-)mandaat, volmacht en machtiging kan uitsluitend bij een schriftelijk besluit geschieden.

De volgende regelingen worden ingetrokken:
a. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2009;
b. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006;
c. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Personeel, Organisatie en Informatie 2005;
d. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering 2006;
e. het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit ICT-diensten 2008.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juni 2009.
2. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW.