Beleidsregels privacy Internet- en e-mailgebruik EZ

1. In dit reglement wordt verstaan onder:
a. ministerie het ministerie van Economische Zaken;
b. het hoofd van dienst - de Secretaris-Generaal,
- de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,
- de directeur-generaal van de Buitenlandse Economische Betrekkingen,
- de directeur-generaal van Innovatie,
- de directeur-generaal van Marktordening en Energie,
- de directeur-generaal van Ondernemingsklimaat,
- de directeur Voorlichting,
- de directeur Wetgeving en Juridische Zaken,
- de directeur Algemene Economische Politiek,
- de directeur Personeel, Organisatie en Informatiemanagement,
- de directeur Financieel-Economische Zaken,
- de directeur Interne Zaken,
- de directeur van de EVD,
- de directeur-generaal van de Statistiek,
- de directeur van de Accountantsdienst,
- de algemeen directeur van Senter,
- de directeur van het Centraal Planbureau,
- de directeur van het Bureau voor de Industriële Eigendom,
- de Inspecteur-Generaal der Mijnen,
- de directeur-generaal van de Nederlandse mededingingsautoriteit en
- de directeur van de Dienst uitvoering en toezicht energie;
- de Secretaris-Generaal,
- de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,
- de directeur-generaal van de Buitenlandse Economische Betrekkingen,
- de directeur-generaal van Innovatie,
- de directeur-generaal van Marktordening en Energie,
- de directeur-generaal van Ondernemingsklimaat,
- de directeur Voorlichting,
- de directeur Wetgeving en Juridische Zaken,
- de directeur Algemene Economische Politiek,
- de directeur Personeel, Organisatie en Informatiemanagement,
- de directeur Financieel-Economische Zaken,
- de directeur Interne Zaken,
- de directeur van de EVD,
- de directeur-generaal van de Statistiek,
- de directeur van de Accountantsdienst,
- de algemeen directeur van Senter,
- de directeur van het Centraal Planbureau,
- de directeur van het Bureau voor de Industriële Eigendom,
- de Inspecteur-Generaal der Mijnen,
- de directeur-generaal van de Nederlandse mededingingsautoriteit en
- de directeur van de Dienst uitvoering en toezicht energie;
c. SG de Secretaris-Generaal of plaatsvervangend Secretaris-Generaal
d. Internetgebruik het gebruik van de door het ministerie aangeboden faciliteit voor toegang tot het Internet, waaronder het gebruik van World Wide Web (www), FTP en Usenet;
e. e-mailgebruik het gebruik van de door het ministerie aangeboden e-mail faciliteiten;
f. medewerker een medewerker in dienst van het ministerie;
g. registreren het verzamelen en verwerken van gegevens met betrekking tot Internet- en e-mailgebruik door medewerkers vanaf de werkplek;
h. beheerder de voor de uitvoering van deze beleidsregels door de Minister van Economische Zaken aangewezen persoon of personen;
i. monitoren het systematisch volgen van gegevens over Internet- en e-mailgebruik en opslag van bestanden van een of meer specifieke medewerkers;
j. gedragslijn Gedragslijn voor Internet- en e-mailgebruik EZ, zoals deze van tijd tot tijd luidt en voor medewerkers kenbaar is gemaakt;
k. vertrouwenspersoon bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker, ombudsfunctionaris, adviseur integriteit en vertrouwenspersoon seksuele intimidatie;
l. ondernemingsraadslid diegene die zitting heeft in een binnen het ministerie functionerende ondernemingsraad.

1. Registreren heeft ten doel:
a. het bevorderen van het efficiënt gebruik van de Internet- en e-mailfaciliteit door medewerkers;
b. het voorkomen van negatieve gevolgen of negatieve publiciteit voor het ministerie door Internet- en e-mailgebruik van medewerkers; en
c. het bevorderen van het goed functioneren van het ministerie.
2. Monitoren heeft ten doel het bevorderen van de naleving van de gedragslijn.
3. Voorwerp van registratie en monitoring kunnen zijn alle gegevens die nodig zijn of gebruikt kunnen worden voor:
a. de beoordeling van de toegankelijkheid en het feitelijk gebruik van het Internet vanaf de werkplek, zoals IP-adressen van een computer, gebruikersnamen, adressen van de bezochte Internet-sites, de tijd gedurende welke deze bezocht zijn en de hoeveelheid gegevensverkeer die daarmee gemoeid was;
b. de beoordeling van het feitelijk gebruik, de correcte werking en de beschikbaarheid van de e-mail faciliteit, zoals adressen van verzenders, ontvangers, cc's en bcc's, het onderwerp, de inhoud van e-mail berichten en de bijlagen (attachments).

1. Een hoofd van dienst kan opdracht geven tot het monitoren van een of meer medewerkers die onder hem ressorteren, indien er aanwijzing bestaat dat de betrokken medewerker handelde in strijd met de gedragslijn.
2. De opdracht tot het monitoren van een ondernemingsraadslid wordt uitsluitend gegeven na overleg met de voorzitter van de betreffende ondernemingsraad door het hoofd van dienst of, indien de opdracht betrekking heeft op die voorzitter, diens plaatsvervanger.
3. In afwijking van het eerste lid kan uitsluitend de SG opdracht geven tot het monitoren van een vertrouwenspersoon. Vóór het geven van de opdracht overlegt de SG met de voorzitter van de Departementale Ondernemingsraad over de voorgenomen opdracht.
4. De opdracht tot monitoren geldt voor ten hoogste één maand en kan slechts met één maand verlengd worden door degene die bevoegd is de opdracht te geven.
5. Het monitoren van een medewerker vangt aan nadat de medewerker daarvan schriftelijk mededeling is gedaan en heeft uitsluitend betrekking op Internet- en e-mailgebruik dat daarna plaatsvindt.
6. Het monitoren geschiedt uitsluitend door de beheerder en ter uitvoering van een opdracht. De beheerder kan een hoofd van dienst verzoeken om een opdracht tot monitoren te verstrekken.
7. Het monitoren van een vertrouwenspersoon of een ondernemingsraadslid heeft geen betrekking op gegevens die bestaan uit de inhoud van e-mailberichten of de bijlagen daarbij.

1. De beheerder verstrekt de resultaten van het monitoren van een medewerker aan de desbetreffende medewerker zelf en het hoofd van dienst waaronder de medewerker ressorteert.
2. Verdere verstrekking van gegevens die zijn verkregen door het monitoren geschiedt uitsluitend met toestemming van het betreffende hoofd van dienst en met inachtneming van de door deze gestelde voorschriften, of na schriftelijke instemming van de betrokken medewerker.
3. Verstrekking van gegevens die zijn verkregen door het registreren geschiedt periodiek, in geaggregeerde, niet tot personen herleidbare vorm, aan de SG en het hoofd van dienst van het onderdeel waarop de registratie betrekking heeft om inzicht te geven in het Internet- en e-mailgebruik van het ministerie of onderdelen daarvan.
4. Verdere verstrekking van gegevens verkregen door het registreren geschiedt uitsluitend met toestemming van het desbetreffende hoofd van dienst en met inachtneming van de door deze gestelde voorschriften.
5. De beheerder en in voorkomende gevallen het hoofd van dienst houdt van elke verstrekking van gegevens deugdelijk aantekening.

1. Gegevens verkregen door monitoren worden bewaard zolang deze nodig zijn in het kader van een onderzoek naar de naleving van de gedragslijn door een betrokkene en de daarmee verband houdende besluiten. De gegevens worden in ieder geval verwijderd, zodra een onderzoek naar de gegevens is afgerond en is besloten dat dit niet leidt tot maatregelen jegens betrokkene.
2. Indien de beheerder gegevens om technische redenen niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verwerken van deze gegevens.

1. De beheerder heeft rechtstreekse toegang tot gegevens verkregen door registreren of monitoren en kan deze verwerken, voor zover dat nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
2. Een beheerder wordt de rechtstreekse toegang tot de gegevens ontzegd, indien er aanwijzing bestaat dat betreffende beheerder zelf handelde in strijd met de gedragslijn.

Voor dienstonderdelen van het kerndepartement of buitendiensten kunnen nadere regels inzake het verwerken van gegevens over Internet- en e-mailgebruik worden gesteld, indien dat vanwege eisen van beveiliging van elektronisch verkeer nodig is. Dergelijke regels hebben op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsradende instemming nodig van de binnen het onderdeel of de buitendienst functionerende ondernemingsraad.

Deze beleidsregels worden aangehaald als: 'Beleidsregels privacy Internet- en e-mailgebruik EZ'.

Deze beleidsregels treden in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij worden geplaatst.