Beheerregeling DI Ksa 2024

Begripsbepalingen Geen andere versie om mee te vergelijken a. Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen Kansspelautoriteit; b. Afgesloten archieven: afgehandelde archieven die in het kader van de selectielijst wachten op vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief; c. CISO: Chief Information Security Officer; d. Conversie: de omzetting of overzetting van digitale documenten in een ander bestandsformaat; e. Coördinator DIV: een adviseur Bedrijfsvoering die deze specifieke rol in het takenpakket heeft f. Documentaire Informatie: 1. alle documenten, ongeacht hun vorm, door de Kansspelautoriteit ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2. alle documenten, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op de Kansspelautoriteit zijn overgegaan; 3. alle documenten, ongeacht hun vorm, welke als gevolg van overeenkomsten met of beschikkingen van de Kansspelautoriteit in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4. reproducties, ongeacht vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder het eerste, tweede of derde lid bedoelde documenten of welke op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd; g. Dossier: verzameling van documenten, ongeacht hun vorm, die bijeen zijn gebracht op grond van een logisch-inhoudelijk verband en in onderlinge samenhang zijn te raadplegen; h. Duurzaam informatiebeheer: informatiebeheer waarbij de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van documentaire informatie wordt gewaarborgd om achteruitgang te voorkomen en tegen te gaan, zodat tenminste honderd jaar na het ontstaan van de documenten deze nog zijn te raadplegen. i. Functionaris gegevensbescherming: de door de raad van bestuur benoemde persoon die op grond van artikel 37 van de AVG binnen de Kansspelautoriteit toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacywetgeving (AVG); j. Kansspelautoriteit: de Kansspelautoriteit als bedoeld in artikel 33, eerste lid, van de Wok . k. Migratie: de overzetting van vastgelegde digitale documenten en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform; l. Overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren documenten naar een archief bewaarplaats (Nationaal Archief); m. Raad van bestuur: raad van bestuur van de Kansspelautoriteit als bedoeld in artikel 33a van de Wok ; n. Selectie: het geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring in aanmerking komende documenten en voor vernietiging op termijn bestemde documenten; o. Selectielijst: ingevolge artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven instrument ten behoeve van de waardering van documenten in te bewaren en op termijn te vernietigen documenten; p. Vernietigingslijst: een lijst van documenten/dossiers die vanwege het verstrijken van de bewaartermijn voor vernietiging in aanmerking komen. Van iedere vernietigingsslag wordt een vernietigingslijst gemaakt; q. Vervanging: gecontroleerde reproductie van documenten met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke documenten over te kunnen gaan; r. Vervreemding: het overdragen van de zorg en het beheer van documenten aan een derde partij; s. Woo: Wet open overheid ; t. Wok: Wet op de kansspelen u. Zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het in goede, geordende en duurzaam toegankelijke staat houden van de documentaire informatie; v. Zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

Reikwijdte Geen andere versie om mee te vergelijken Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle documentaire informatie waarvoor de raad van bestuur van de Kansspelautoriteit zorgdrager is.

Raad van bestuur Geen andere versie om mee te vergelijken De raad van bestuur is zorgdrager voor alle documentaire informatie van de Kansspelautoriteit, zoals bedoeld in artikel 1, lid d, van de Archiefwet . De zorg van de raad van bestuur eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de documentaire informatie.

Bedrijfsvoering Geen andere versie om mee te vergelijken 1 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het duurzaam beheer van de documentaire informatie van de Kansspelautoriteit. 2 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is, na overdracht aan hem/haar door de betreffende afdelingen, verantwoordelijk voor het beheer van afgesloten archieven. De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering kan het beheer van deze aan hem/haar overgedragen archieven uitbesteden aan externe partijen. 3 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid en kaders op het gebied van de documentaire informatievoorziening, het adviseren daarover, het houden van toezicht op het informatiebeheer en de archieven van de Kansspelautoriteit en het rapporteren daarover aan de raad van bestuur. 4 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de selectielijst en beheersregels voor documentaire informatie en voor het voorlichten van de medewerkers hier over. 5 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering verstrekt op aanvraag van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed informatie over de staat van documentaire informatie en over de wijze waarop aan de zorg voor het informatiebeheer vorm wordt gegeven.

Medewerkers Geen andere versie om mee te vergelijken Elke medewerker gaat zorgvuldig en integer om met documentaire informatie en neemt in het bijzonder discretie in acht als documentaire informatie persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie bevat.

Dossiervorming Geen andere versie om mee te vergelijken 1 Ordening van de documentaire informatie vindt proces gebonden plaats. Alle documenten die op basis van de inhoud een logisch oorzakelijk verband kennen, worden samengevoegd tot een dossier zodanig dat: a. de documentaire informatie binnen een redelijke termijn kan worden gevonden; b. de documentaire informatie binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is; c. de selectie, bedoeld in artikel 11 , op eenvoudige wijze kan plaatsvinden. 2 Het afdelingshoofd bepaalt aan de hand van de werkprocessen welke documenten een dossier uiteindelijk moet bevatten om volledig te zijn. De selectielijst geeft hierbij aan welke processen van de Kansspelautoriteit archiefwaardig zijn en de bewaartermijnen die hieraan zijn gekoppeld. Het afdelingshoofd is in de hoedanigheid van gegevenseigenaar ook eindverantwoordelijk voor de volledigheid en de integrale kwaliteit van de dossiers van de eigen afdeling.

Toegankelijkheid, context en authenticiteit Geen andere versie om mee te vergelijken 1 De afdelingen dragen er zorg voor dat alle documentaire informatie binnen een redelijke termijn terug te vinden, leesbaar of waarneembaar is. 2 De afdeling DIV draagt, in samenwerking met de andere afdelingen er zorg voor dat voor alle permanent te bewaren documentaire informatie te allen tijde kan worden vastgesteld: a. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de documentaire informatie werd ontvangen of opgemaakt; b. wat de inhoud, structuur en verschijningsvorm was bij het ontvangen of opmaken ervan, voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; c. wat de samenhang is met andere ontvangen en opgemaakte documentaire informatie; d. welke beheeractiviteiten zijn uitgevoerd met betrekking tot de documentaire informatie; e. met welke besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur de documentaire informatie wordt bewaard of beheerd.

Duurzaamheid Geen andere versie om mee te vergelijken 1 Documentaire informatie wordt tot het tijdstip van vernietiging, vervreemding dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden. Dit geldt voor zowel fysieke al digitale archiefbescheiden. 2 Als de dragers en de beheermaterialen van permanent te bewaren documentaire informatie onvoldoende duurzaam zijn om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, worden deze dragers vervangen. Waar het digitaal opgeslagen archiefbescheiden betreft is migratie/conversiebeleid van toepassing. 3 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate digitale duurzaamheidsstrategie voor de afdelingen. 4 Indien de kans bestaat dat, als gevolg van wijzigingen in de besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale documenten wordt aangetast, gaat het afdelingshoofd Informatisering en Automatisering, tevens CISO, na overleg met de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering, over tot conversie of migratie. Hiervan wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie bevat van de geconverteerde of gemigreerde documenten en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of na de conversie of migratie de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat is behouden. 5 De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door de verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Selectie Geen andere versie om mee te vergelijken 1 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen, actualiseren, laten vaststellen en implementeren van een selectielijst voor de Kansspelautoriteit. Deze wordt door het bestuur van de Kansspelautoriteit vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant. 2 De selectielijst wordt opgesteld overeenkomstig artikel 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 en wordt, indien noodzakelijk, naar aanleiding van organisatie- en/of taakveranderingen geactualiseerd. 3 De selectielijst bevat een vermelding van de periode waarop zij betrekking heeft, alsmede een overzicht van de eenduidige selectiecriteria die worden gehanteerd. 4 De verantwoordelijke voor de Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de vastgestelde selectielijst bij het archiefbeheer wordt toegepast.

Vernietiging Geen andere versie om mee te vergelijken 1 De afdelingshoofden zijn voor de eigen afdeling verantwoordelijk voor: a. de vernietiging van documentaire informatie met de bijbehorende metagegevens, waarvan de in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken; b. de vernietiging van documentaire informatie met de bijbehorende metagegevens, nadat deze gedigitaliseerd en vervangen is conform artikel 15 van deze regeling; c. De vernietiging van documentaire informatie vindt zodanig plaats dat de informatie op de dragers op geen enkele wijze te reconstrueren is. 2 De verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering stelt een verklaring van vernietiging op van de te vernietigen documentaire informatie. De verklaring bevat een specificatie van de te vernietigen documentaire informatie, de vernietigingsgrondslag, de omvang, de wijze en de datum van vernietiging. Deze verklaring wordt permanent bewaard in het archief.

Informatiebeveiliging Geen andere versie om mee te vergelijken 1 De raad van bestuur is verantwoordelijk voor adequate informatiebeveiliging. Dit behelst het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (betrouwbaarheid) van de beheerde informatie. Informatiebeveiliging omvat procedurele, organisatorische en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documentaire informatie die daarvoor gezien de aard en status niet in aanmerking komt. Voor het opstellen van het beleid en de maatregelen ten aanzien van informatiebeveiliging heeft de raad van bestuur een Chief Information Security Officer (CISO) aangesteld. 2 Alleen geautoriseerde personen kunnen documenten openen, registreren, behandelen, aanmaken, wijzigen, verzenden en archiveren, raadplegen en/of vernietigen. 3 Het verantwoordelijke afdelingshoofd ziet erop toe, dat voor de bescherming van de in documentaire informatie opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen conform de vigerende wet- en regelgeving. 4 Er is sprake van een informatiebeveiligingsincident als een gebeurtenis de betrouwbaarheid van beheerde documentaire informatie ernstig in gevaar brengt of heeft gebracht. Als een medewerker een informatiebeveiligingsincident constateert dat de belangen van personen, de eigen organisatie of andere organisaties schaadt of heeft geschaad, stelt hij hiervan direct de functionaris gegevensbescherming indien het betrekking heeft op persoonsgegevens op de hoogte, voor andere gegevens stelt hij de CISO op de hoogte.

Citeertitel Geen andere versie om mee te vergelijken Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling DI Ksa 2024. Deze regeling zal worden geplaatst in de Staatscourant.

Inwerkingtreding Geen andere versie om mee te vergelijken Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.