Regeling vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen en Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen AZ

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:
– betrokkene: degene op wie het vermoeden van schending van de integriteit of een misstand, de melding of de klacht betrekking heeft;
– commissie: de in artikel 9 ingestelde klachtencommissie;
– klacht: schriftelijke klacht over ongewenste omgangsvormen;
– klager: de medewerker die een klacht heeft ingediend bij de commissie;
– Manager Unit P&O/I: Manager Unit Personeel, Organisatie en Innovatie van de directie Bedrijfsvoering van het ministerie;
– medewerker: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie;
– minister: Minister van Algemene Zaken;
– ministerie: Ministerie van Algemene Zaken;
– ongewenste omgangsvormen: factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten, die stress teweeg brengen;
– secretaris-generaal: secretaris-generaal van het ministerie;
– UBR | Personeel i.o: desbetreffende onderdeel van de Uitvoeringsorganisatie
Bedrijfsvoering Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
– vermoeden van een misstand: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, aanhef en onder d, van de Wet Huis voor klokkenluiders;
– vertrouwenspersoon: de in artikel 3, eerste lid, bedoelde, als zodanig aangewezen persoon.

Artikel 2

1. De medewerker die een schending van de integriteit of een misstand vermoedt kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon.
2. De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon of tot de commissie.
3. Een klacht bij de commissie wordt gericht aan de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen AZ, UBR | Personeel i.o, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag.
4. Betrokkene kan zich eveneens tot een vertrouwenspersoon wenden.

Artikel 3

1. Er zijn ten minste twee vertrouwenspersonen integriteit en ongewenste omgangsvormen.
2. De vertrouwenspersoon ressorteert als zodanig rechtstreeks onder de secretaris-generaal.

Artikel 4

1. De vertrouwenspersoon wordt aangewezen en van zijn taak ontheven door de secretaris-generaal.
2. Aanwijzing vindt, behoudens tussentijdse taakontheffing, plaats voor de duur van 4 jaar en kan twee maal met 4 jaar worden verlengd.

Artikel 5

1. De vertrouwenspersoon heeft op het gebied van de integriteit in ieder geval de volgende taken:
a. het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de in artikel 2, eerste lid, bedoelde medewerker of betrokkene;
b. het adviseren over eventueel verder te nemen stappen en het behulpzaam zijn van de in artikel 2, eerste lid, bedoelde medewerker of betrokkene bij eventueel verder te nemen stappen;
c. het verlenen van nazorg aan de in artikel 2, eerste lid, bedoelde medewerker of betrokkene;
d. het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van niet integer gedrag in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan de secretaris-generaal;
e. het geven van voorlichting op het gebied van integriteit.
2. De vertrouwenspersoon heeft op het gebied van het melden van het vermoeden van een misstand de taak die is omschreven in Hoofdstuk 13 van de CAO Rijk 2020.

Artikel 6

De vertrouwenspersoon heeft op het gebied van ongewenste omgangsvormen in ieder geval de volgende taken:
a. het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de in artikel 2, tweede lid, bedoelde medewerker of betrokkene en het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;
b. het door middel van het inschakelen van een deskundige, bemiddelaar of mediator trachten tot een oplossing te komen;
c. het adviseren over eventueel verder te nemen stappen en het behulpzaam zijn van de in artikel 2, tweede lid, bedoelde medewerker bij eventueel verder te nemen stappen;
d. het ondersteunen en begeleiden van de in artikel 2, tweede lid, bedoelde medewerker bij het indienen van een klacht bij de commissie en bij het horen door de commissie;
e. het verlenen van nazorg aan de in artikel 2, tweede lid, bedoelde medewerker of betrokkene;
f. het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen in de organisatie en het geven van gevraagd of ongevraagd advies op dit gebied aan de secretaris-generaal;
g. het geven van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen.

Artikel 7

Ingeval zich zowel de in artikel 2, eerste en tweede lid, bedoelde medewerker als de betrokkene zich tot een vertrouwenspersoon wenden, vindt de taakvervulling plaats door twee verschillende vertrouwenspersonen.

Artikel 8

1. De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks voor 1 mei een gezamenlijk verslag uit aan de secretaris-generaal.
2. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van hun werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.

Artikel 9

Er is een Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen AZ.

Artikel 10

1. De commissie wordt telkens na het indienen van een klacht samengesteld.
2. De commissie bestaat uit:
a. een voorzitter, tevens lid, niet werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de minister;
b. ten minste twee overige leden.
3. De leden van de commissie hebben zo nodig plaatsvervangers.
4. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt een van de andere leden of een plaatsvervangend lid op als voorzitter.
5. De Manager Arbeidsjuridisch Advies van UBR | Personeel i.o. benoemt de leden en de plaatsvervangend leden van de commissie, waarbij de Manager Unit P&O/I een bij het ministerie werkzame persoon als lid kan voordragen.

Artikel 11

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris die wordt aangewezen door de Manager Arbeidsjuridisch Advies van UBR | Personeel i.o.

Artikel 12

1. De commissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar elke bij haar ingediende klacht en het uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen. Deze taak heeft mede betrekking op klachten over gedragingen die gerelateerd zijn aan de ongewenste omgangsvormen waarop de ingediende klacht betrekking heeft.
2. De commissie brengt het in het eerste lid bedoelde rapport en advies uit aan de secretaris-generaal, die de klacht schriftelijk afdoet. Als de klacht de secretaris-generaal betreft brengt de commissie het rapport en het advies uit aan de minister, die de klacht schriftelijk afdoet.
3. Afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrechtis van toepassing.
4. Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel klager als betrokkene bereid blijken tot bemiddeling of mediation schort de commissie de behandeling van de klacht op.

Artikel 13

1. De bij de behandeling van een klacht betrokken leden van de commissie stellen het rapport en het advies bij meerderheid van stemmen vast.
2. De bij de behandeling van een klacht betrokken fungerend voorzitter en leden ondertekenen het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.
3. De secretaris draagt zorg voor de verzending van het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen aan de secretaris-generaal, respectievelijk de minister als de klacht de secretaris-generaal betreft.

Artikel 14

De commissie is bevoegd:
a. tot het oproepen van daarvoor in aanmerking komende derden. Iedere als zodanig opgeroepen medewerker is verplicht aan een oproep van de commissie gehoor te geven en desgevraagd alle inlichtingen naar waarheid en zonder voorbehoud te verstrekken;
b. overlegging te vorderen van ter zake dienende bescheiden;
c. een onderzoek op de werkplek in te stellen of te doen instellen;
d. zich door deskundigen van advies en bijstand te laten dienen;
e. ook anderszins de medewerking te verlangen die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.

Artikel 15

1. De secretaris van de commissie registreert alle schriftelijk ingediende klachten.
2. De commissie brengt jaarlijks voor 1 mei een verslag uit aan de secretaris-generaal.
3. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten in het voorgaande kalenderjaar en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten.

Artikel 16

1. De commissie draagt zorg dat de op klachten betrekking hebbende dossiers die door de commissie zijn aangelegd worden overgedragen aan de Manager Unit P&O/I. De dossiers zijn alleen toegankelijk voor de voorzitter van de commissie, de secretaris-generaal, de Manager Unit P&O/I en de door dezen daartoe aangewezen medewerkers.
2. De Manager Unit P&O/I ziet toe op de zorgvuldige bewaring van de overgedragen dossiers en draagt zorg voor de vernietiging hiervan overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

Artikel 17

1. Een lid of gewezen lid van de commissie respectievelijk een vertrouwenspersoon of gewezen vertrouwenspersoon ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn activiteiten in het kader van de uitvoering van deze regeling.
2. Een medewerker die te goeder trouw ongewenste omgangsvormen aan de orde heeft gesteld of een klacht heeft ingediend respectievelijk een vermoedelijke integriteitschending, anders dan het vermoeden van een misstand, heeft gemeld ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn handelwijze.