Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch-specialistische zorg

Deze regeling is van toepassing op de navolgende categorieën van instellingen, voor zover deze zorgproducten in het gereguleerde segment leveren:
– algemene ziekenhuizen;
– universitaire medische centra;
– zelfstandige behandelcentra;
– instellingen voor revalidatiezorg;
– categorale instellingen voor long/astmazorg;
– huisartsenlaboratoria;
– trombosediensten;
– productiesamenwerkingsverbanden.
Deze regeling is niet van toepassing op:
– categorale instellingen voor epilepsiezorg;
– radiotherapeutische centra;
– dialysecentra;
– audiologische centra;
– instellingen die geriatrische revalidatiezorg leveren.

In deze regeling wordt, tenzij anders bepaald, verstaan onder:
Accountant Een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Add-ons Overige zorgproducten, uitgedrukt in zorgactiviteiten, behorend bij een DBC-zorgproduct. Alleen zorg op de Intensive Care (IC) alsmede een limitatief aantal dure en weesgeneesmiddelen zijn gedefinieerd als een add-on. Add-ons vallen onder de categorie ‘Supplementaire producten’.
DBC-zorgproduct Een DBC-zorgproduct is een declarabele prestatie die is afgeleid uit een subtraject en zorgactiviteiten via door de NZa vastgestelde beslisbomen. Een subtraject dat voldoet aan de voorwaarden met betrekking tot de afleiding ervan, leidt, in combinatie met het zorgprofiel, tot een declarabel DBC-zorgproduct.
DBC-zorgproductcode Het unieke nummer van een DBC-zorgproduct dat bestaat uit negen posities, te weten DBC-zorgproductgroepcode (zes posities) en een code voor het specifieke DBC-zorgproduct binnen de DBC-zorgproductgroep (drie posities).
Directe kosten Alle kosten die worden gemaakt door de organisatieonderdelen die direct betrokken zijn bij het leveren van een zorgprestatie aan een patiënt. Het betreft derhalve de kosten die in het primaire zorgproces ontstaan, ofwel in de organisatiedelen die in direct contact met de patiënt staan.
Gereguleerd segment Het geheel van prestaties waarvoor de NZa maximumtarieven als bedoeld in artikel 50, eerste lid, onderdeel c, Wmg, vaststelt.
Incidentele baten / lasten Buitengewone baten en lasten welke incidenteel voorkomen. Als incidentele baten en lasten worden aangemerkt de baten en lasten die niet uit de gewone bedrijfsuitvoering van de instelling voortvloeien. Dit geldt ook voor baten en lasten welke aan een ander boekjaar moeten worden toegerekend.
Indirecte kosten De kosten die worden gemaakt door organisatieonderdelen die ondersteunend of voorwaardenscheppend zijn ten behoeve van het primaire proces en die niet direct in contact met de patiënt staan of de kosten die niet direct zijn toe te wijzen aan de levering van een prestatie of verrichting aan een patiënt.
Kostencategorie Een specifieke aanduiding van (clusters van) bepaalde kosten.
Kostendrager Een eenheid waaraan kosten worden toegerekend.
Kostprijs De kosten in verband met het verrichten van bepaalde zorgactiviteiten of zorgproducten waarbij de toerekening plaatsvindt conform het kostprijsmodel als beschreven in de beleidsregel ‘Kostprijsmodel zorgproducten medisch-specialistische zorg’.
Onderlinge dienstverlening Het leveren van zorg als (onderdeel van een) DBC-zorgproduct door één of meerdere instellingen of medisch specialisten (niet zijnde de hoofdbehandelaar) op verzoek van de hoofdbehandelaar.
Overige zorgproducten (OZP) De los declarabele prestaties binnen de medisch-specialistische zorg, niet zijnde DBC-zorgproducten.
Specialist Medisch specialist die als zodanig is ingeschreven bij de Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten van de KNMG.
Specialist in loondienst De specialist die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is bij een instelling voor medisch-specialistische zorg.
Specialist niet in loondienst De specialist die op basis van een mondelinge of schriftelijke overeenkomst, niet zijnde een arbeidsovereenkomst, werkzaamheden in verband met het leveren van medisch-specialistische zorg verricht in opdracht van of namens een instelling voor medisch-specialistische zorg.
Totale zorgproductie De totale zorgproductie van een zorginstelling bestaande uit alle gedeclareerde zorgproducten binnen zowel het gereguleerde als het vrije segment binnen een bepaalde periode.
Vrij segment Het geheel van prestaties waarvoor vrije tarieven als bedoeld in artikel 50, eerste lid, onderdeel a, Wmg, gelden.
Zorgactiviteit De zorgactiviteiten zijn de bouwstenen van het DBC-zorgproduct en vormen gezamenlijk het profiel van een DBC-zorgproduct. Ze bepalen in combinatie met het geregistreerde subtraject welke prestatie is geleverd en welke DBC-zorgproduct kan worden gedeclareerd. Daarnaast vormt de onderverdeling in zorgactiviteiten de basis voor overige zorgproducten.
Zorgproduct Een aanduiding van prestaties binnen de medisch specialistisch zorg. Zorgproducten zijn onderverdeeld in DBC-zorgproducten en overige zorgproducten.
Zorgprofiel Alle geregistreerde zorgactiviteiten binnen een DBC-zorgproduct.

1. De instelling richt haar administratie op een zodanige wijze in dat daaruit kunnen worden afgeleid:
• alle met levering van zorgprestaties verbonden en toegerekende kosten onderscheiden naar het vrije respectievelijk gereguleerde segment;
• de toedeling van deze kosten aan kostendragers, waarbij deze totale kosten aansluiten met de kosten op de jaarrekening;
• een volledige en controleerbare registratie van gehanteerde kostendragers die aansluiten bij het totaal aantal kostendragers welke gekoppeld zijn aan de zorgproducten.
2. De instelling hanteert kostendragers die aan een jaarrekening (boekjaar) toegewezen kunnen worden.
3. Bij het uitvoeren van kostprijsberekeningen hanteert de instelling een bestendige en gedocumenteerde gedragslijn.
4. De instelling wijst kosten zoveel als mogelijk direct toe aan afdelingen.
5. Kosten die niet rechtstreeks zijn toe te wijzen aan afdelingen (indirecte kosten) worden met gebruikmaking van onderstaande verdeelsleutels verdeeld over afdelingen:
[tabel]
* FTE is inclusief personeel niet in loondienst (pnil)
** M2 kunnen worden gewogen op basis van College Bouw Zorginstellingen (2010)
*** ZPK staat voor zorgprofielklasse
Voor indirecte kosten die niet in bovenstaande lijst zijn opgenomen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
• Voor personeelskosten wordt een ‘formatiesleutel’ gebruikt;
• Voor gebouwgebonden kosten wordt de verdeelsleutel ‘(gewogen) m2’ gebruikt;
• Voor kosten gerelateerd aan de inkoop, het vervoer, de opslag of verwerking van materiaal wordt de verdeelsleutel ‘materiële kosten’ gebruikt;
• Voor kosten gerelateerd aan het verblijf van de patiënt wordt de verdeelsleutel ‘Verpleegdagen/ Dagverpleging’ gebruikt.
6. De instelling baseert verdelingen en toewijzingen van kosten aan kostendragers op causale relaties.
7. Voor het toewijzen van honorariumkosten aan kostendragers gebruikt de instelling een tijdsleutel; bij voorkeur een eigen tijdsleutel en wanneer deze niet beschikbaar is, wordt gebruik gemaakt van de landelijk vastgestelde normtijd.
8. Het is niet toegestaan om het NZa-tarief te gebruiken voor het verdelen van kosten over kostendragers.

1. De instelling draagt er zorg voor dat documentatie over de uitvoering van de berekening en over de gemaakte onderliggende keuzes beschikbaar en controleerbaar is voor zowel de accountant als de NZa gedurende een periode van twee jaar gerekend vanaf de datum van aanlevering van de gegevens aan de NZa, een en ander op de wijze als beschreven in artikel 6.
2. De documentatie bedoeld in het vorige lid betreft in ieder geval:
• De toepassing van de principes zoals opgenomen in onderhavige regeling;
• De gemaakte keuzes in de kostprijsberekening (waaronder de ratoberekening van indirecte kosten naar directe kosten per zorgproduct);
• De gehanteerde principes in de kostprijsberekening en de wijze waarop de principes zijn ingevuld;
• Gemaakte correctieboekingen in productie, kosten of opbrengsten.

1. In de kostencategorie ‘Opbrengsten: overige opbrengsten’ genoemd in artikel 6, lid 5, worden de volgende opbrengstenstromen opgenomen:
• Rijksbijdrage Werkplaatsfunctie
• Rijksbijdrage Onderzoek en Onderwijs
• Opleidingsfonds
• Overige opleidingen voor zover uit externe geldstroom gefinancierd
• Onderlinge dienstverlening (medisch/productie)
• Niet patiëntenzorg gebonden opbrengsten (huur, rente, dienstverlening aan derden, parkeeropbrengsten, etc)
• Door derden betaald (wetenschappelijk) onderzoek waar geen productie tegenover staat
• Doorbelaste diensten aan medische specialisten niet in loondienst
• Overige subsidies
• Incidentele baten/lasten
2. De opbrengstenstromen worden, voor zover mogelijk, toegerekend op basis van causale relaties. In het geval dat deze opbrengstenstromen niet zijn toe te rekenen op basis van causale relaties worden zij naar rato van directe en indirecte kosten (na aftrek van patiëntgebonden materiële kosten) toegerekend aan alle zorgproducten.
3. De instelling rekent alle kosten op het niveau van de kostencategorieën genoemd in artikel 6, lid 5, toe aan kostendragers.
4. Bij de toerekening van kosten aan kostendragers zorgt de instelling voor een aansluiting van de totale kosten op de jaarrekening.
5. De kostprijzen van zorgproducten komen tot stand door de kostprijs per kostendrager te vermenigvuldigen met het gemiddelde aantal keren dat deze per zorgproduct voorkomt. Zwevende verrichtingen die geen onderdeel zijn van een zorgproduct worden hierbij uitgesloten.
6. Voor de kostendragers hanteert de instelling een afgebakend jaar t. Voor de toerekening aan de declarabele DBC-zorgproducten geopend in jaar t-1 en gesloten in jaar t geldt dat de kostprijs van de kostendrager in jaar t-1 gelijk is aan die in jaar t.

1. De instelling berekent van alle declarabele zorgproducten afzonderlijk kostprijzen. Het totaal van de aan de zorgproducten toegerekende kosten moet gelijk zijn aan het totaal van de kosten welke aan de kostendragers zijn toegerekend.
2. De instelling is verplicht om jaarlijks haar kostprijzen aan te leveren van de (gesloten) zorgproducten (dbc-zorgproducten en overige zorgproducten) binnen het gereguleerde segment waarvoor een tarief in rekening is of had kunnen worden gebracht.
3. De instelling is verplicht om voor 1 september jaar t+1 kostprijzen aan te leveren over jaar t op basis van het werkelijke gerealiseerde volume (in kostendragers) in jaar t.
4. De instelling maakt voor deze aanlevering gebruik van een aanleversjabloon zoals gepubliceerd door de NZa. De instelling levert aan conform de in het sjabloon opgenomen vereisten (Bijlage 2).
5. De instelling levert bovengenoemde kostprijzen aan uitgesplitst naar zorgproducten en onderverdeeld in de volgende kostencategorieën:
• Personeelskosten: MSB
• Personeelskosten: Medisch specialisten (loondienst)
• Personeelskosten: Overig
• Materiële kosten: Kunst- en hulpmiddelen, implantaten
• Materiële kosten: Overig
• Gebouwgebonden kosten
• Medische en overige inventaris
• Opbrengsten: beschikbaarheidbijdrage medische vervolgopleidingen (mvo)
• Opbrengsten: overige beschikbaarheidbijdrage(n)
• Opbrengsten: overige opbrengsten
• Kosten voor zorg uitgevoerd door derden (voor zorgproducten die geheel worden uitbesteed)
• Totale directe kosten
• Totale indirecte kosten
De som van de kostencategorieën totale directe kosten en totale indirecte kosten is gelijk aan de som van alle overige kostencategorieën.
6. De instelling draagt er zorg voor dat een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek de juistheid van de op grond van dit artikel verstrekte gegevens en inlichtingen bevestigt. De gegevens worden gecontroleerd aan de hand van de onderzoeksvragen zoals geformuleerd in bijlage 1. Dit betreft een COS-4400N onderzoek. De accountant levert een rapport van feitelijke bevindingen op.
7. De instelling draagt er zorg voor dat de in de aanlevering gebruikte aantallen, op een door de instelling te bepalen peilmoment, voor een accountant dan wel de NZa te vergelijken zijn met de aantallen volgens het registratiesysteem dat de instelling gebruikt voor het registreren van de productie.

1. De instelling kan, op grond van artikel 4.2 van de beleidsregel Kostprijsmodel zorgproducten medisch-specialistische zorg, bij de NZa een verzoek indienen om ontheffing van de in artikel 4, 5 en 6 van deze regeling gestelde verplichtingen.
2. Een verzoek waarin de instelling aangeeft dat het relatieve aandeel van het gereguleerde segment van een instelling kleiner is dan 10% van de totale gedeclareerde omzet in jaar t, dient gemotiveerd en voorzien van een cijfermatige onderbouwing conform het format zoals opgenomen in bijlage 3 bij deze nadere regel te worden ingediend bij de NZa voor 1 augustus jaar t+1.
3. Instellingen die ontheffing hebben gekregen over jaar t-1 hoeven geen nieuw ontheffingsverzoek in te dienen voor de kostprijsaanlevering over jaar t en latere jaren. De toegekende ontheffing heeft een structureel karakter, tenzij het op bovengenoemde wijze berekende aandeel van het gereguleerd segment van de instelling voor jaar t groter is geworden dan 10%. In dat geval vervalt de ontheffing en is de instelling verplicht om overeenkomstig artikel 6 van deze regeling kostprijzen over jaar t en volgende jaren aan te leveren en voor jaar t en volgende jaren te voldoen aan artikel 4 en 5 en de overige verplichtingen van artikel 6 van deze regeling. De instelling is verantwoordelijk om jaarlijks te beoordelen of een verleende ontheffing nog steeds van toepassing is.

Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de regeling ‘Registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch-specialistische zorg’, met kenmerk NR/REG-1740, ingetrokken.

De regeling 'Registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch-specialistische zorg', met kenmerk NR/REG-1740, blijft van toepassing op aangelegenheden die onder de werkingssfeer van die regeling vielen en betrekking hebben op de periode waarvoor die regeling gold.

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juni 2019. Ingevolge artikel 20, tweede lid, onderdeel a, van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) zal deze regeling in de Staatscourant worden geplaatst.
Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch-specialistische zorg’.