Artikel 12

1. De divisiedirecteur BEVO besluit over vervanging van archiefbescheiden op basis van het door de directie als zorgdrager vastgestelde vervangingsbeleid.
2. Vervanging van archiefbescheiden door reproducties geschiedt met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces, zoals beschreven in het ‘Handboek Vervanging DNB’.
3. In de bekendmaking van het besluit tot vervanging wordt aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met:
a. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
b. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
4. Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een door het hoofd van de afdeling ID ondertekende verklaring opgesteld, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied.