Subsidiereglement Koninklijke Bibliotheek 2015

In dit reglement wordt verstaan onder:
instelling: privaatrechtelijke of publiekrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;
instellingssubsidie: subsidie aan een instelling gedurende een door de Koninklijke Bibliotheek te bepalen tijdvak van ten minste één boekjaar voor het geheel of een gedeelte van de activiteiten van die rechtspersoon, waarbij het kalenderjaar gelijk is aan het boekjaar;
Koninklijke Bibliotheek: Koninklijke Bibliotheek als bedoeld in artikel 1.5, tweede lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
projectsubsidie: een subsidie die anders dan per boekjaar wordt verstrekt;
subsidie: een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht;
wetWet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.

1. De Koninklijke Bibliotheek kan op grond van de artikelen 9 en 20 van de wet voor de volgende activiteiten subsidie verstrekken:
a. aansturen van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen door: i. afstemming en coördinatie;
ii. educatie, informatie en reflectie; en
iii. vertegenwoordiging en promotie;
i. afstemming en coördinatie;
ii. educatie, informatie en reflectie; en
iii. vertegenwoordiging en promotie;
b. in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek; en
c. verzorgen van een bibliotheekvoorziening van noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap.
2. Subsidie als bedoeld in het eerste lid onder b kan worden verstrekt voor activiteiten die strekken tot of gedienstig zijn aan de bevordering van de navolgende beleidsthema’s:
a. digitale infrastructuur;
b. digitale diensten en producten;
c. digitale collectie; en
d. ieder door de Koninklijke Bibliotheek bij besluit vastgesteld ander beleidsthema.
3. De Koninklijke Bibliotheek kan regels stellen waaraan de activiteiten dienen te voldoen om voor subsidieverlening in aanmerking te kunnen komen.

1. Subsidie kan worden aangevraagd door een instelling die aantoonbare kennis en kunde heeft op één van de volgende gebieden:
a. het in stand houden van een bibliotheek of een bibliotheekvoorziening;
b. bibliotheekinnovatie;
c. bibliotheeknetwerk als bedoeld in artikel 7 van de wet;
d. landelijke digitale bibliotheek;
e. collectiebeleid;
f. bibliotheekvoorziening voor noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap;
g. borging en bewaking van en controle op de kwaliteit van bibliotheekvoorzieningen en van toeleveranciers van bibliotheekvoorzieningen.
2. Een instellingssubsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door een instelling die naar de statutaire doelstelling en feitelijke werkzaamheden gericht is op de uitvoering van, het bijdragen aan of het ondersteunen van de activiteiten als bedoeld in artikel 1.2, eerste lid.

1. De Koninklijke Bibliotheek kan bij besluit periodiek een subsidieplafond vaststellen.
2. Bij de vaststelling van een subsidieplafond wordt aangegeven op welke wijze en op basis van welke criteria het beschikbare bedrag wordt verdeeld, welke verdelingssystematiek wordt gehanteerd bij overschrijding van het subsidieplafond en kan de uiterste datum voor indiening van de subsidieaanvraag worden vermeld.
3. De Koninklijke Bibliotheek kan bij besluit nadere regels stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag.
4. Bij de bekendmaking van de subsidieplafonds wordt gewezen op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan voor reeds ingediende aanvragen.
5. Bekendmaking van de besluiten als bedoeld in de leden 1 tot en met 4 geschiedt in de Staatscourant.

1. De Koninklijke Bibliotheek kan op aanvraag een jaarlijkse, tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie alsmede een projectsubsidie verstrekken.
2. Een instellingssubsidie wordt niet verstrekt voor één kalenderjaar indien het aangevraagde subsidiebedrag minder dan € 25.000,– bedraagt.
3. Een instellingssubsidie wordt niet verstrekt voor twee aansluitende kalenderjaren indien het aangevraagde subsidiebedrag per kalenderjaar minder dan € 50.000,– bedraagt.
4. Een instellingssubsidie wordt niet verstrekt voor vier aansluitende kalenderjaren indien het aangevraagde subsidiebedrag per kalenderjaar minder dan € 125.000,– bedraagt.

1. Om in aanmerking te komen voor een jaarlijkse instellingssubsidie, dient de instelling uiterlijk dertien weken voor de aanvang van het betreffende kalenderjaar een subsidieaanvraag in.
2. Om in aanmerking te komen voor een tweejaarlijkse of een vierjaarlijkse instellingssubsidie, dient de instelling op zijn vroegst veertien maanden en uiterlijk negen maanden voor de periode van twee respectievelijk vier kalenderjaren waarvoor subsidie kan worden verleend een subsidieaanvraag in.
3. Om in aanmerking te komen voor projectsubsidie, dient de instelling de aanvraag in op de uiterste datum voor indiening van de subsidieaanvraag zoals vermeld in het besluit als bedoeld in artikel 1.4 tweede lid. Indien geen uiterste datum voor indiening van de subsidieaanvraag is bekendgemaakt dient de aanvrager uiterlijk dertien weken voor de aanvang van de activiteit waarvoor subsidie kan worden verleend de subsidieaanvraag in.
4. De Koninklijke Bibliotheek kan in bijzondere gevallen een te laat ingediende aanvraag in behandeling nemen.

De subsidieaanvraag gaat in ieder geval vergezeld van:
a. een activiteitenplan;
b. een begroting; en
c. de informatie zoals omschreven in de besluiten als bedoeld in artikel 1.4.

Het activiteitenplan omvat een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, de met de activiteiten na te streven doelstellingen en de met de activiteiten te bereiken resultaten.

1. De begroting voor de aanvraag van een instellingssubsidie behelst een overzicht van de voor het kalenderjaar onderscheidenlijk de kalenderjaren geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor een subsidie wordt gevraagd.
2. De begroting voor de aanvraag van een projectsubsidie behelst een overzicht van de geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.
3. De begroting bevat een postgewijze toelichting.
4. De begroting bij de aanvraag voor een jaarlijkse, tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie omvat een prestatieoverzicht dat in kort bestek een inzichtelijk kwantitatief overzicht bevat van de te verrichten activiteiten in het jaar, respectievelijk in ieder van de twee respectievelijk vier jaren van de periode waarvoor de subsidie wordt gevraagd.
5. De Koninklijke Bibliotheek kan aangeven dat de begroting uitgaat van een prijspeil van een door haar bepaald jaar.

1. De aanvraag gaat voorts vergezeld van een document waaruit de financiële positie van de aanvrager blijkt.
2. Een document als bedoeld in het eerste lid is de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of, indien geen jaarrekening voorhanden is, een verslag over de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan de wijze waarop en documenten waarmee de aanvrager zijn financiële positie onderbouwt.
3. Indien de Koninklijke Bibliotheek hierom verzoekt, verstrekt de aanvrager tevens een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.
4. Een document als bedoeld in het eerste lid gaat niet bij de aanvraag voor zover de aanvrager er redelijkerwijs van uit kan gaan dat dit document al in het bezit is van de Koninklijke Bibliotheek.

Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote lasten tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, maakt hij dat inzichtelijk in de aanvraag.

Een subsidieaanvraag voor reeds verrichte activiteiten gaat vergezeld van een verslag van de aard, duur en omvang van de gerealiseerde activiteiten en een jaarrekening of een financieel verslag. Op de jaarrekening respectievelijk het financieel verslag zijn de artikelen 5.4 en 5.5 van overeenkomstige toepassing.

Aanvragen worden beoordeeld op volledigheid en per activiteit of thema op kwaliteit en op de criteria zoals beschreven in de besluiten als bedoeld in artikel 1.4.

1. De Koninklijke Bibliotheek beslist op de aanvraag voor een instellingssubsidie of een projectsubsidie binnen 13 weken na de uiterste datum voor indiening van de aanvraag zoals bekendgemaakt in het besluit als bedoeld in artikel 1.4 tweede lid. Indien geen uiterste datum voor indiening van de aanvraag is bekendgemaakt in het besluit als bedoeld in artikel 1.4 tweede lid beslist de Koninklijke Bibliotheek binnen 13 weken na ontvangst van die aanvraag.
2. De termijn, genoemd in het eerste lid bedraagt 22 weken, indien de Koninklijke Bibliotheek over de aanvraag aanvullend advies inwint of een nader onderzoek naar de aanvraag instelt. Indien toepassing wordt gegeven aan de vorige volzin, doet de Koninklijke Bibliotheek hiervan mededeling aan de aanvrager.
3. Een beschikking tot verlening van een projectsubsidie vermeldt de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, het subsidiebedrag en de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond.
4. Indien de Koninklijke Bibliotheek op een aanvraag als bedoeld in artikel 2.8 beslist tot subsidieverstrekking, stelt zij de subsidie zonder voorafgaande verlening vast.
5. In gevallen waarbij de Koninklijke Bibliotheek beslist tot subsidieverstrekking zonder daarvoor een financiële of inhoudelijke verantwoording noodzakelijk te achten, kan de Koninklijke Bibliotheek, onverminderd het vierde lid, de subsidie zonder voorafgaande verlening vaststellen.

1. De Koninklijke Bibliotheek beslist op aanvragen voor subsidie waarvoor een subsidieplafond is vastgesteld gelijktijdig op alle aanvragen op basis van een vergelijking van geschiktheid.
2. Indien na beoordeling van alle aanvragen een bepaald beschikbaar bedrag niet geheel wordt verleend, kan de Koninklijke Bibliotheek het resterende bedrag toevoegen aan een ander subsidieplafond.

Bij de beoordeling van aanvragen voor subsidie houdt de Koninklijke Bibliotheek onder meer rekening met:
a) kwaliteit;
b) publieksbereik;
c) realiseerbaarheid naar inhoud en tijd;
d) de kosteneffectiviteit; de mate waarin de gevraagde subsidie redelijk is ten opzichte van het te verwachten effect van de activiteiten; en
e) de criteria zoals beschreven in de besluiten als bedoeld in artikel 1.4.

1. De subsidieverlening wordt geweigerd voor zover de Koninklijke Bibliotheek van oordeel is dat het verstrekken daarvan de taken als genoemd in artikel 9 van de wet, mede gelet op de beschikbare financiële middelen, niet of onvoldoende ondersteunt.
2. Onverminderd artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht wordt de subsidieverlening voorts in ieder geval geweigerd voor zover:
a. naar het oordeel van de Koninklijke Bibliotheek mag worden verwacht dat de met subsidieverlening beoogde doeleinden niet zullen worden bereikt; of
b. de aanvrager naar het oordeel van de Koninklijke Bibliotheek de behoefte aan subsidie niet heeft aangetoond.

De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de werkzaamheden op een zodanige manier worden uitgevoerd dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze wordt verleend.

1. Indien een gesubsidieerd project leidt tot een publicatie of een instelling een publicatie realiseert waarvan de kosten voor 50% of meer worden gedragen door een instellingssubsidie, draagt de subsidieontvanger er zorg voor dat bij de publicatie wordt aangegeven wie de publicatie heeft gerealiseerd en wie de subsidieverstrekker is geweest.
2. De subsidieontvanger vrijwaart de Koninklijke Bibliotheek voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de door of vanwege subsidieontvanger verrichte publicaties.
3. Indien de subsidie gericht is of mede gericht is op de totstandkoming van een werk als bedoeld in artikel 10, onder 1, van de Auteurswet, draagt de subsidieontvanger er zorg voor auteursrechthebbende te zijn ter zake van dat werk.
4. Indien de subsidieontvanger bij het verrichten van de gesubsidieerde activiteiten intellectuele eigendomsrechten vestigt en de Koninklijke Bibliotheek de subsidieontvanger hierom schriftelijk heeft verzocht, draagt de subsidieontvanger deze intellectuele eigendomsrechten, voor zover deze rechten wettelijk overdraagbaar zijn, na afronding van de activiteiten over aan de Koninklijke Bibliotheek. De subsidieontvanger werkt mee aan overdracht van de rechten bij akte. Voor zover mogelijk, doet de subsidieontvanger afstand van persoonlijkheidsrechten als bedoeld in de Auteurswet die haar of haar personeel toebehoren.

De subsidieontvanger is verplicht om op verzoek daartoe mee te werken aan het sluiten van een uitvoeringsovereenkomst met de Koninklijke Bibliotheek. In de uitvoeringsovereenkomst worden de te subsidiëren activiteiten omschreven alsmede de bijbehorende verplichtingen.

1. De subsidieontvanger voert een zodanig ingerichte administratie dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen evenals de baten en lasten kunnen worden nagegaan.
2. De administratie en de daartoe behorende documenten worden gedurende zeven jaren bewaard.
3. Op verzoek van de Koninklijke Bibliotheek toont de subsidieontvanger aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieontvanger toont dit zoveel mogelijk aan de hand van concrete en meetbare eenheden aan.
4. De ontvanger van een instellingssubsidie stelt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.

1. Indien gedurende de subsidieperiode aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke baten en lasten en de begrote baten en lasten doet de subsidieontvanger daarvan onverwijld mededeling aan de Koninklijke Bibliotheek onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.
2. De subsidieontvanger doet onverwijld een melding aan de Koninklijke Bibliotheek van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidieverstrekking. Bij de melding worden de stukken overgelegd die betrekking hebben op de gemelde feiten en omstandigheden en wordt de oorzaak van de gemelde feiten en omstandigheden toegelicht.
3. Aan het tweede lid wordt in ieder geval toepassing gegeven indien het voor de subsidieontvanger aannemelijk is of had moeten zijn dat:
a. de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zijn verricht of zullen worden verricht;
b. niet of niet geheel of niet tijdig aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan of zal worden voldaan;
c. er besluiten of procedures zijn die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, dan wel op de ontbinding van de rechtspersoon;
d. er relevante wijzigingen zijn in de financiële en organisatorische verhouding met derden;
e. er andere ontwikkelingen zijn die er toe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;
f. er een wijziging van de statuten is voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.

1. De ontvanger van een tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie dient na het eerste jaar van de tweejaarlijkse periode waarvoor subsidie is verleend, respectievelijk na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjaarlijkse periode waarvoor subsidie is verleend, over het desbetreffende jaar, binnen dertien weken een bestuursverslag en een jaarrekening in.
2. Het bestuursverslag geeft in ieder geval toelichting op:
a. het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger;
b. de financiële positie van de subsidieontvanger, waarbij tevens wordt ingegaan op het beleggingsbeleid, voor zover de instelling beleggingen heeft;
c. het al dan niet realiseren van de voorgenomen activiteiten;
d. de zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op het functioneren van de subsidieontvanger;
e. de specifieke aandachtspunten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld;
f. de samenstelling van het bestuur, de directie en, indien van toepassing, van de raad van toezicht, inclusief data van aan- en aftreden;
g. de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector;
h. ondernemerschap en in het bijzonder de samenstelling van de eigen inkomsten en de strategie bij tegenvallende inkomsten.
3. Het bestuursverslag bevat een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving in kort bestek van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar.
4. Het bestuur van de subsidieontvanger ondertekent het bestuursverslag.
5. Op de jaarrekening zijn de artikelen 5.4 en 5.5 van toepassing.

1. In de gevallen, bedoeld in artikel 4:41, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidieontvanger aan de Koninklijke Bibliotheek een door haar te bepalen vergoeding voor vermogensvorming verschuldigd.
2. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van goederen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval van ontvangst van schadevergoeding voor verlies of beschadiging van zaken wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger wordt ontvangen. Indien het onroerende zaken betreft, geschiedt de waardebepaling door één of drie onafhankelijke deskundigen.
3. Toepassing van het eerste lid blijft achterwege als de activiteiten van de subsidieontvanger, na toestemming van de Koninklijke Bibliotheek, door een andere rechtspersoon worden voortgezet en de activa tegen boekwaarde aan de rechtspersoon in eigendom zijn overgedragen.
4. Dit artikel is niet van toepassing op projectsubsidies die minder dan € 25.000,– bedragen.

1. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich de ondersteuning van één of meer instellingen die op grond van de wet subsidie ontvangen ten doel stelt, voor door die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan de subsidieontvanger ter beschikking gestelde goederen, is niet hoger dan het bedrag dat op grond van de historische kostprijs berekend wordt, rekening houdend met de geldende afschrijvingspercentages.
2. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon voor door die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan de subsidieontvanger geleverde diensten, is als het diensten betreft die in het algemeen door soortgelijke instellingen als de subsidieontvanger in eigen beheer worden verricht, niet hoger dan het bedrag dat gelijk is aan de kosten die de subsidieontvanger zou hebben gehad bij het verrichten van de diensten in eigen beheer. Op de vergoeding voor diensten bestaande uit het leveren of detacheren van personeel alsmede op het leveren van adviesdiensten is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector van overeenkomstige toepassing.
3. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon voor door die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan de subsidieontvanger geleverde diensten, anders dan de in het tweede lid bedoelde diensten, is niet hoger dan het bedrag dat voor het doen verrichten van dergelijke diensten door andere organisaties gebruikelijk kan worden geacht.

De subsidieontvanger die aan derden goederen ter beschikking stelt of voor derden diensten verricht, brengt daarvoor een vergoeding in rekening die ten minste kostendekkend is, tenzij het derden betreft voor wie de gesubsidieerde activiteiten bestemd zijn.

De subsidieontvanger werkt mee aan door of namens de Koninklijke Bibliotheek ingestelde onderzoeken die erop zijn gericht de Koninklijke Bibliotheek of Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap inlichtingen te verschaffen ten behoeve van de ontwikkeling van haar beleid.

1. Tussen acht en dertien weken na afloop van de subsidieperiode dient de ontvanger van een instellingssubsidie of projectsubsidie een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.
2. Aanvragen die worden ingediend voorafgaand aan de termijn, bedoeld in het eerste lid, worden geacht ontvangen te zijn op de eerste dag van die termijn.
3. In afwijking van het eerste lid kan de aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie door een subsidieontvanger die tevens een jaarlijkse, tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt, geschieden door verantwoording van de projectsubsidie met de:
a. bescheiden die vergezeld gaan van de aanvraag tot vaststelling van de jaarlijkse, tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie, of
b. periodieke verslaglegging, bedoeld in artikel 4.5, voor zover de verantwoording van de subsidie daarin voldoende inzichtelijk is.
4. Indien toepassing wordt gegeven aan het derde lid en de activiteiten van de projectsubsidie zijn afgerond in het eerste jaar van de subsidieperiode van de tweejaarlijkse instellingssubsidie respectievelijk in het eerste, tweede of derde jaar van de subsidieperiode van de vierjaarlijkse instellingssubsidie, geschiedt de aanvraag tot vaststelling uiterlijk met de periodieke verslaglegging, bedoeld in artikel 4.5, over het jaar waarin de activiteiten waarvoor de projectsubsidie is verleend, zijn afgerond.
5. In afwijking van het eerste lid en onverminderd het tweede en derde lid, kan de Koninklijke Bibliotheek bij de subsidieverlening bepalen dat de ontvanger van een projectsubsidie die twee of meer jaren bestrijkt, jaarlijks voor een in de beschikking tot verlening van de subsidie op te nemen datum een aanvraag tot vaststelling indient.

1. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie die over de gehele periode waarvoor de subsidie is verleend € 25.000,– of meer bedraagt, gaat vergezeld van een activiteitenverslag en van een jaarrekening of een financieel verslag.
2. De jaarrekening en het financieel verslag geven een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger. De jaarrekening en het financieel verslag sluiten aan op de indeling van de begroting, die vooraf-gaand aan de subsidieverlening is overgelegd. Belangrijke verschillen tussen de jaarrekening respectievelijk het financieel verslag en begroting worden toegelicht. Het financieel verslag is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. In het financieel verslag doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het financieel verslag.
3. In afwijking van het eerste lid gaat de aanvraag tot vaststelling van een jaarlijkse, tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie in plaats van een financieel verslag vergezeld van een jaarrekening en in plaats van een activiteitenverslag vergezeld van een jaarverslag en van een bestuursverslag met een toelichting op het laatste kalenderjaar van de periode waarvoor de subsidie is verleend. Artikel 5 tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
4. Het activiteitenverslag beschrijft de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het activiteitenverslag.

1. De aanvraag tot vaststelling van een subsidie die over de gehele periode waarvoor de subsidie is verleend minder dan € 25.000,– bedraagt, gaat vergezeld van een bestuursverslag of een activiteitenverslag met daarin een beschrijving van de met de activiteiten bereikte resultaten, alsmede van een financiële verantwoording.
2. De financiële verantwoording geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger. De financiële verantwoording sluit aan op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overgelegd. Belangrijke verschillen tussen de financiële verantwoording en de begroting worden toegelicht. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het bestuursverslag, aan het activiteitenverslag en aan de financiële verantwoording.

1. Titel 9, met uitzondering van de afdelingen 1 en 11 tot en met 16, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is van toepassing op de jaarrekening met dien verstande dat de winst- en verliesrekening wordt vervangen door een exploitatierekening; op deze exploitatierekening zijn de bepalingen omtrent de winst- en verliesrekening van overeenkomstige toepassing. Bepalingen omtrent winst en verlies zijn van overeenkomstige toepassing op het exploitatiesaldo.
2. De Koninklijke Bibliotheek kan bepalen dat bepalingen van titel 9 of onderdelen daarvan niet van toepassing zijn op bepaalde subsidieontvangers of categorieën van subsidieontvangers.
3. De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening, en gaat vergezeld van een toelichting op beide.
4. In de jaarrekening van een ontvanger van een instellingssubsidie wordt tevens een prestatieverantwoording opgenomen die een inzichtelijk kwantitatief overzicht in kort bestek bevat van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.
5. De jaarrekening van een ontvanger van een instellingssubsidie gaat vergezeld van de jaarrekeningen van dochtermaatschappijen van de instelling als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of andere rechtspersonen waarop zij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover zij de centrale leiding heeft.

1. De jaarrekening is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
2. De jaarrekening van een ontvanger van een instellingssubsidie is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording.
3. In de verklaring, bedoeld in het eerste lid, doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger.
4. De verklaring, bedoeld in het eerste lid, heeft geen betrekking op een in de jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording.

Na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie stelt de Koninklijke Bibliotheek de subsidie binnen 22 weken vast.

1. De Koninklijke Bibliotheek kan onverschuldigd betaalde subsidiebedragen of voorschotten terugvorderen. Het terug te vorderen bedrag kan worden verrekend met een nieuwe subsidie voor dezelfde activiteiten.
2. Bij terugvordering van ten onrechte betaalde subsidiebedragen of voorschotten kan de Koninklijke Bibliotheek de subsidieontvanger verplichten de met de terugvordering verband houdende kosten te voldoen. Tevens kan de Koninklijke Bibliotheek in dat geval de verschuldigde wettelijke rente vorderen.

1. De Koninklijke Bibliotheek bepaalt in het verleningsbesluit het aantal termijnen waarin een voorschot wordt verleend alsmede de momenten waarop de voorschotten worden betaald. De Koninklijke Bibliotheek houdt hierbij rekening met de liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger.
2. De liquiditeitsbehoefte, bedoeld in het eerste lid, volgt uit documenten van de aanvrager, of wordt ambtshalve vastgesteld door de Koninklijke Bibliotheek.

1. Bij de verlening van een tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie kan de Koninklijke Bibliotheek bepalen dat het subsidiebedrag jaarlijks door haar wordt bijgesteld, rekening houdend met de ontwikkeling van de kosten in de arbeidsvoorwaarden.
2. Jaarlijks kan de Koninklijke Bibliotheek een tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie tevens bijstellen, rekening houdend met de ontwikkeling van het prijspeil.
3. Met het oog op de toepassing van het eerste en tweede lid bepaalt de Koninklijke Bibliotheek jaarlijks welk deel van de subsidie in aanmerking zal worden genomen voor bijstelling in verband met de ontwikkeling van de kosten in de arbeidsvoorwaarden en, voor zover van toepassing, van de ontwikkeling van het prijspeil.
4. Als de subsidie met toepassing van het eerste of tweede lid wordt bijgesteld, kan de bevoorschotting overeenkomstig die bijstelling worden gewijzigd.

Bezwaarprocedures met betrekking tot besluiten genomen op grond van dit reglement vinden plaats op grond van de Regeling bezwarenprocedure KB.

De Koninklijke Bibliotheek kan, gelet op het belang dat dit reglement beoogt te beschermen, artikelen of onderdelen daarvan buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover strikte toepassing leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

De Koninklijke Bibliotheek zendt binnen 5 jaar na de inwerkingtreding van dit reglement aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van dit reglement in de praktijk.

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het geplaatst wordt.

Dit reglement wordt aangehaald als: Subsidiereglement Koninklijke Bibliotheek 2015.