BWBR0036985
Geldig vanaf 2015-09-09
Artikel 3
Besluit digitale vervanging archief
1. De vervangen papieren archiefbescheiden en documentatie zullen na een periode van 90 dagen na vervanging daadwerkelijk worden vernietigd;
2. Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op de in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Financiënad 2.3 beschreven uitzonderingen van papieren archiefbescheiden en documenten die na vervanging niet zullen worden vernietigd:
a. documenten van mogelijk aanzienlijk juridisch, financieel of historisch belang (convenanten, overeenkomsten met aanzienlijke financiële component, memoranda of understanding). Deze documenten worden geregistreerd en gescand (werkkopie), maar niet vervangen;
b. documenten met unieke of bijzondere kenmerken, zoals zegels, muntontwerpen, bankbiljetten, bankpasjes en usb sticks;
c. documenten van afwijkende vorm of formaat waardoor digitalisering binnen het scanproces niet mogelijk of niet praktisch is. Deze documenten worden alleen geregistreerd en niet gedigitaliseerd;
d. documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben: i. verdragen, maar ook volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;
ii. Processen-verbaal behorend bij depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften en multilaterale verdragen en bijlagen bij die verdragen;
i. verdragen, maar ook volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;
ii. Processen-verbaal behorend bij depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften en multilaterale verdragen en bijlagen bij die verdragen;
e. documenten met een bijzondere symbolische waarde. Hieronder vallen bv. geloofsbrieven, bepaalde ondertekende condoleancebrieven en dergelijke;
f. zaakdossiers van advoca(a)t(en) in Loondienst.
3. De in het tweede lid opgenomen lijst van uitzonderingen is niet limitatief maar richtinggevend. In geval van twijfel beslist de inhoudelijk behandelend ambtenaar of een document na vervanging moet worden vernietigd.
2. Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op de in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Financiënad 2.3 beschreven uitzonderingen van papieren archiefbescheiden en documenten die na vervanging niet zullen worden vernietigd:
a. documenten van mogelijk aanzienlijk juridisch, financieel of historisch belang (convenanten, overeenkomsten met aanzienlijke financiële component, memoranda of understanding). Deze documenten worden geregistreerd en gescand (werkkopie), maar niet vervangen;
b. documenten met unieke of bijzondere kenmerken, zoals zegels, muntontwerpen, bankbiljetten, bankpasjes en usb sticks;
c. documenten van afwijkende vorm of formaat waardoor digitalisering binnen het scanproces niet mogelijk of niet praktisch is. Deze documenten worden alleen geregistreerd en niet gedigitaliseerd;
d. documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben: i. verdragen, maar ook volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;
ii. Processen-verbaal behorend bij depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften en multilaterale verdragen en bijlagen bij die verdragen;
i. verdragen, maar ook volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;
ii. Processen-verbaal behorend bij depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften en multilaterale verdragen en bijlagen bij die verdragen;
e. documenten met een bijzondere symbolische waarde. Hieronder vallen bv. geloofsbrieven, bepaalde ondertekende condoleancebrieven en dergelijke;
f. zaakdossiers van advoca(a)t(en) in Loondienst.
3. De in het tweede lid opgenomen lijst van uitzonderingen is niet limitatief maar richtinggevend. In geval van twijfel beslist de inhoudelijk behandelend ambtenaar of een document na vervanging moet worden vernietigd.