Bestuursreglement Kamer van Koophandel

In dit besluit wordt verstaan onder:
a. bestuurssecretaris: een medewerker van de Kamer van Koophandel met de functie Manager Bestuurszaken;
b. commissie: een orgaan, ingesteld door de Kamer van Koophandel op grond van artikel 7 van dit reglement;
c. Kamer: de Kamer van Koophandel, bedoeld in artikel 2 van de Wet op de Kamer van Koophandel;
d. leden: de voorzitter en de overige leden van de Kamer van Koophandel, bedoeld in artikel 6 van de Wet op de Kamer van Koophandel;
e. minister: de Minister van Economische Zaken;
f. ministerie: het Ministerie van Economische Zaken;
g. voorzitter: het lid van de Kamer van Koophandel dat door de Minister van Economische Zaken als voorzitter van de Kamer van Koophandel is benoemd.

1. De voorzitter treedt namens de Kamer op in spoedeisende aangelegenheden en in aangelegenheden inzake communicatie. De voorzitter is verantwoordelijk voor tijdige externe communicatie.
2. De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor de minister.
3. De voorzitter bereidt in overleg met het ministerie de vergaderingen met het ministerie voor en dient bij het ministerie een voorstel in voor de agenda van de vergaderingen.
4. De leden, die namens de Kamer overleg voeren met commissies of andere overlegvormen van het ministerie worden door de Kamer aangewezen op voorstel van de voorzitter.
5. De voorzitter wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter wordt door de Kamer op voorstel van de voorzitter gekozen uit de leden. Hetgeen in dit besluit ten aanzien van de voorzitter is bepaald, is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend voorzitter indien deze de voorzitter vervangt.

1. De leden maken op voorstel van de voorzitter een verdeling van de taken binnen de Kamer door de aangelegenheden, waarover de Kamer besluiten neemt, te verdelen in portefeuilles voor elk lid. Een portefeuille omvat de taakvelden en de daaraan verbonden werkzaamheden, waarvan de voorbereiding en het toezicht op de uitvoering in het bijzonder aan elk lid (de ‘portefeuillehouder’) zijn toevertrouwd. De portefeuilleverdeling laat de collectieve verantwoordelijkheid van de Kamer onverlet.
2. De voortgang van de werkzaamheden gekoppeld aan de portefeuilles en het individuele functioneren van de leden, wordt in functioneringsgesprekken met de voorzitter besproken. De voorzitter informeert de minister hierover.
3. Met de voorzitter wordt jaarlijks een functioneringsgesprek vanuit het ministerie gehouden.

1. De Kamer komt in beginsel één keer per week in vergadering bijeen of zo vaak als de voorzitter dat nodig acht, dan wel een ander lid dat onder opgaaf van redenen verlangt.
2. De voorzitter roept de Kamer in vergadering bijeen en leidt de vergadering.
3. De oproep geschiedt schriftelijk of digitaal onder vermelding van plaats en tijdstip van de vergadering. Met de oproep wordt de in samenwerking met de bestuurssecretaris opgestelde agenda aan de leden toegezonden. De voorzitter plaatst in ieder geval de door de leden opgegeven onderwerpen en het verslag van de vorige vergadering op de agenda.
4. Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter.
5. Als de voorzitter verhinderd is, doet deze hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de plaatsvervangend voorzitter.
6. De Kamer wordt ondersteund door de bestuurssecretaris.
7. De vergaderingen van de Kamer zijn niet openbaar. Tot de vergaderingen hebben toegang:
a. de leden;
b. de bestuurssecretaris, tenzij de voorzitter anders bepaalt;
c. zij die door de voorzitter zijn uitgenodigd.
8. Over voorstellen omtrent de orde van de vergadering wordt bij voorrang beslist.

1. De bestuurssecretaris stelt een verslag op van het verhandelde in de vergadering. Het verslag bevat ten minste:
a. een opgave van de aanwezige personen;
b. een vermelding van de behandelde aangelegenheden;
c. zo nodig een voor goed begrip van hetgeen is besloten noodzakelijke, korte weergave van de gevoerde discussie;
d. een lijst van de genomen besluiten en actiepunten.
2. Een lid dat zich niet kan verenigen met een genomen besluit, kan daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag doen opnemen.
3. Het verslag wordt binnen vijf dagen na de vergadering aan de leden verzonden. Het wordt de eerstvolgende vergadering na verzending, al dan niet gewijzigd, vastgesteld door de voorzitter.

1. De leden bevorderen dat zij, voorafgaand aan besluitvorming door de Kamer, in de gelegenheid zijn gesteld, hun standpunt onder elkaars aandacht te brengen.
2. De leden hebben ieder één stem.
3. De leden stemmen zonder last of ruggespraak
4. De leden bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten van de Kamer bij unanimiteit worden genomen. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt, worden de besluiten genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
5. Besluiten worden in beginsel genomen in een vergadering van de Kamer over een onderwerp op de agenda.
6. Een door de Kamer genomen besluit is geldig, indien ten minste twee leden aan de stemming hebben deelgenomen.
7. De Kamer neemt geen besluiten betreffende de portefeuille van een lid, als diegene afwezig is.
8. De Kamer kan besluiten nemen over onderwerpen, die niet op de agenda staan, indien deze besluiten worden genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin alle leden zijn vertegenwoordigd.
9. De Kamer kan besluiten buiten vergadering nemen, mits dit schriftelijk of elektronisch gebeurt en met algemene stemmen.
10. Indien de stemmen staken, wordt de besluitvorming – behoudens in spoedeisende gevallen in welk geval de voorzitter beslist – omtrent die aangelegenheid uitgesteld tot een volgende vergadering. Indien in de volgende vergadering blijkt dat nog steeds geen besluitvorming mogelijk is, beslist de voorzitter.
11. In spoedeisende gevallen beslist de voorzitter, zo mogelijk na consultatie van de leden. In de eerstvolgende vergadering van de Kamer wordt van deze besluiten mededeling gedaan, die in de besluitenlijst van die vergadering wordt opgenomen.
12. Ingeval van belet of ontstentenis van een lid voorziet de Kamer met instemming van de minister in een tijdelijke vervanging.
13. In geval van belet of ontstentenis van alle leden wijst de minister één of meer personen aan, die tijdelijk met het bestuur van de Kamer worden belast.

1. De Kamer kan commissies, ook met externe deskundigen, instellen ter voorbereiding van de besluitvorming over bepaalde aangelegenheden.
2. De Kamer bepaalt bij het instellen van een commissie de taak en samenstelling van deze commissie en kan voorzieningen treffen over de werkwijze van deze commissie.

1. De leden nemen omtrent alle informatie en documentatie, die in het kader van hun functie wordt verkregen en die als vertrouwelijk is aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard der informatie voortvloeit, strikte geheimhouding in acht, ook na hun aftreden.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de Kamer en op diegenen die vergaderingen geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.
3. De Kamer draagt er zorg voor dat de bij de Kamer en de bestuurssecretaris rustende gegevens en bescheiden worden beveiligd tegen verlies of onbevoegde inzage.

De Kamer bevordert dat functionarissen van de Kamer zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard, dan wel schending van gedragscodes en wet- en regelgeving, binnen de Kamer aan de voorzitter of door deze aangewezen functionarissen.

De Kamer wijst uit zijn midden de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aan. Deze bestuurder voert overleg met de ondernemingsraad.

1. Een wijziging van dit besluit geschiedt in overeenstemming met de in artikel 6 van dit besluit beschreven besluitvormingsprocedure.
2. Een wijziging als bedoeld in het eerste lid behoeft goedkeuring van de minister.

Dit besluit wordt aangehaald als: Bestuursreglement Kamer van Koophandel.