Regeling bescherming persoonsgegevens Ministerie IenM

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:
Auditdienst: Auditdienst Rijk;
College: College bescherming persoonsgegevens als bedoeld in artikel 51 van de wet;
dienst: onderdeel van het ministerie, als genoemd in artikel 2, tweede lid, van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012;
diensthoofd: degene die overeenkomstig het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012 dan wel overeenkomstig overige wet- en regelgeving, is belast met de leiding van een dienst;
dienstonderdeel: onderdeel van een dienst;
dienstonderdeelhoofd: degene die overeenkomstig het Organisatiebesluit Infrastructuur en Milieu 2012, dan wel overeenkomstig overige wet- en regelgeving, is belast met de leiding van een dienstonderdeel;
fg: functionaris voor de gegevensbescherming van het Ministerie als bedoeld in artikel 62 van de wet;
Minister: Minister van Infrastructuur en Milieu; Ministerie: Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM);
register: meldingenregister persoonsgegevens IenM, als bedoeld in artikel 30 van de wet;
wet:Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 2

Deze regeling is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor de Minister de verantwoordelijke is in de zin van de wet.

Artikel 3

1. Er is een fg, op wiens benoeming, taken en bevoegdheden de artikelen 62, 63en 64 van de wetvan toepassing zijn.
2. Op de vervulling van de taken en de daarbij behorende bevoegdheden van de fg is Titel 5.2 Algemene wet bestuursrechtvan overeenkomstige toepassing.
3. De fg ziet erop toe dat het diensthoofd organisatorische en procedurele maatregelen treft die ertoe leiden dat aan degene die een verzoek bij de verantwoordelijke indient als bedoeld in artikel 30, derde lid van de wet, binnen redelijke termijn de gegevens als bedoeld in artikel 28, eerste lid onder a tot en met e, van de wetworden verstrekt, behoudens indien sprake is van één van de uitzonderingsgronden als bedoeld in artikel 30, vierde lid, van de wet,
4. De fg kan aanbevelingen doen als bedoeld in art. 64, vierde lid, van de wet.

Artikel 4

1. Het diensthoofd wijst een privacycoördinator aan die, binnen zijn dienst, de uitvoering van de wet en de feitelijke handelingen die daarvoor nodig zijn coördineert, en stelt hem daartoe voldoende tijd en middelen ter beschikking.
2. De door het diensthoofd aangewezen privacycoördinator neemt deel aan het privacy-overleg dat onder leiding staat van de fg en ten minste 5 maal per jaar bijeen komt.
3. Onverminderd het eerste lid kan het dienstonderdeelhoofd voor zijn dienstonderdeel een regionale of afdelingsprivacycoördinator aanwijzen die de door het diensthoofd aangewezen privacycoördinator terzijde staat.

Artikel 5

1. Eenieder die persoonsgegevens verwerkt, onder gezag van of op grond van een overeenkomst met de Minister, die meldingsplichtig zijn als bedoeld in artikel 27 van de wetmeldt, voordat daarmee wordt begonnen, de verwerking aan de fg.
2. De in het eerste lid bedoelde melding wordt gedaan, met tussenkomst van de privacycoördinator van de betreffende dienst, door middel van een daartoe bestemd formulier voor de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 6

1. Indien het diensthoofd voornemens is gegevens te verwerken als bedoeld in of aangewezen krachtens artikel 31, eerste lid, van de wet, wordt dit door tussenkomst van de fg aan het College gemeld.
2. De fg meldt het resultaat van het door het College, krachtens artikel 31, eerste lid, van de wet, uitgevoerd ‘voorafgaand onderzoek’ aan het diensthoofd.

Artikel 7

1. De verwerkingen van persoonsgegevens die bij de fg zijn gemeld op grond van artikel 30 van de wetzijn opgenomen in een register.
2. Het register wordt door de fg ingericht, beheerd en onderhouden.
3. Het register is ter inzage gepubliceerd op zowel de intranetsite van het ministerie als de internetsite van de rijksoverheid.

Artikel 8

Het diensthoofd treft zodanige organisatorische en procedurele maatregelen dat:
a. indien het diensthoofd persoonsgegevens door opgave van een betrokkene heeft verkregen, de betrokkene wordt meegedeeld voor welke doeleinden het diensthoofd deze persoonsgegevens wil verwerken,
b. indien het diensthoofd persoonsgegevens niet door opgave van een betrokkene heeft verkregen, de betrokkene wordt meegedeeld voor welke doeleinden het diensthoofd deze persoonsgegevens wil verwerken, tenzij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

Artikel 9

1. Het diensthoofd treft technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen inbreuk, verlies en onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen voldoen aan het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst 2007, aan het Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst, Bijzondere Informatie 2013, alsmede aan de betreffende bepalingen van de wet. Daarnaast kan de Minister additionele eisen voorschrijven.
2. De maatregelen, bedoeld in het eerste lid, zijn schriftelijk of in een andere, vergelijkbare, vorm op controleerbare wijze vastgelegd.
3. Het diensthoofd ziet er op toe dat degenen die belast zijn met het verwerken van persoonsgegevens kennis nemen van de beveiligingsvoorschriften en het beveiligingsbeleid van het Ministerie en deze naleven.

Artikel 10

1. In geval de fg bij de uitoefening van het toezicht als bedoeld in artikel 64 van de wetonregelmatigheden aantreft bij de verwerking van persoonsgegevens brengt hij daarover verslag uit aan de Minister. Hij kan dit verslag vergezeld doen gaan van een advies dat strekt tot een verbetering in de bescherming van de persoonsgegevens die door of namens de Minister worden verwerkt.
2. De Auditdienst voert actief ambtshalve of op verzoek van de fg audits uit naar de naleving van de wet en van deze regeling.
3. De Auditdienst rapporteert haar bevindingen aan de fg en de desbetreffende beheerder(s) en indien nodig door tussenkomst van de fg aan de Minister,