Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit directie BO SZW 2013

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. de directie BO: de directie Bestuursondersteuning van het ministerie;
b. de directeur: de directeur Bestuursondersteuning;
c. de afdelingshoofden: het hoofd van de afdeling Kabinetszaken, Managementondersteuning en Stukkenverkeer (KMS), het hoofd van de afdeling Supportteam Innovatie (SI) en het hoofd van de afdeling Bestuursadvies (BA);
d. de teamleider: de teamleider die ressorteert onder het Hoofd Kabinetszaken, Managementondersteuning en Stukkenverkeer.

De directie BO bestaat uit de volgende onderdelen:
a. de afdeling Bestuursadvies;
b. de afdeling Kabinetszaken, Managementondersteuning en Stukkenverkeer;
c. de afdeling Supportteam Innovatie;
d. Programmateams.

Het hoofd van de afdeling Bestuursadvies is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het waarborgen van de kwaliteit, de samenhang en de tijdigheid van de ambtelijke advisering en het bevorderen van integrale besluitvorming;
b. het beoordelen en zo nodig van commentaar voorzien van stukken ten behoeve van de leden van de Bestuursraad SZW en de bewindspersonen;
c. het gevraagd en ongevraagd adviseren en ondersteunen van de leden van de Bestuursraad SZW en de bewindspersonen;
d. het adviseren over (mogelijke) belangrijke politieke ontwikkelingen op de kortere termijn en bijdragen aan de reflectie op ontwikkelingen op de middellange termijn;
e. het ondersteunen van de leiding in het bevorderen van de samenwerking binnen het departement en het leggen van verbindingen en het sturen op voortgang en samenhang;
f. het voeren van het secretariaat van overlegvormen van bewindspersonen;
g. het voorbereiden en coördineren van de advisering en het voeren van het secretariaat ten behoeve van diverse overlegvormen van de leden van de Bestuursraad SZW;
h. het zorgdragen voor interne en externe coördinatie ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden;
i. het coördineren van de inbreng van het ministerie in SZW-brede plenaire debatten in het parlement;
j. het initiëren en organiseren van periodieke bijeenkomsten over politiek-bestuurlijke thema’s;
k. het deelnemen aan gesprekken van de bewindspersonen met derden;
l. het adviseren van de plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de Secretaris-Generaal in hun verschillende rollen;
m. de coördinatie van de crisisbeheersing binnen SZW en de daarmee verband houdende secretariële ondersteuning;
n. het adviseren van de voorzitter van het Departementaal Crisiscentrum (DCC).

Het hoofd van de afdeling Kabinetszaken, Managementondersteuning en Stukkenverkeer is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontvangen, registreren en bepalen van de stappen ter afhandeling van post van derden en van stukken van directies en directoraten-generaal van het ministerie gericht aan bewindspersonen, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal;
b. de verzending van door één of meer bewindspersonen, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal getekende stukken;
c. het zorgdragen voor de informatievoorziening ten aanzien van ministerraads- en parlementaire aangelegenheden en het onderhouden van de daarvoor noodzakelijke contacten
d. het zorgdragen voor de administratieve begeleiding bij de verzending en publicatie van wet- en regelgeving;
e. het zorgdragen voor de logistieke ondersteuning van de bewindspersonen bij departementsbrede debatten in het parlement;
f. de interne postvoorziening en overige administratieve werkzaamheden binnen de directie BO;
g. het inhoudelijk zorgdragen voor de standaarden voor SZW-stukken door middel van de SZW sjablonen;
h. de managementondersteuning van bewindspersonen, de leden van de Bestuursraad SZW en de directie BO;
i. het bijstaan, in adviserende en uitvoerende zin, van bewindspersonen, de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeuren-generaal in protocollaire en representatieve aangelegenheden;
j. het bijstaan, in adviserende en uitvoerende zin van de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de directeuren-generaal bij werkbezoeken;
k. het adviseren over en het afhandelen van aangelegenheden betreffende Koninklijke onderscheidingen;
l. het verzorgen van adviezen en opstellen concept-besluiten betreffende toekenning van predicaten aan bedrijven en instellingen;
m. het adviseren over en zorgdragen voor relatiegeschenken voor de ambtelijke en politieke leiding;
n. de ondersteuning van ambtelijke en politieke leiding door kamerbewaarders;
o. het optreden als contactpersoon op alle facetten van de bedrijfsvoering van de directie BO en de bewindspersonen voor de andere onderdelen van het ministerie;
p. de coördinatie op het gebied van informatiebeveiliging van de directie BO;
q. het voeren van beheer, de redactie en coördinatie van uitingen van de directie BO op intranet en Rijksportaal;
r. het uitvoeren van het rouwprotocol van SZW.

Het hoofd van de afdeling Supportteam Innovatie is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het organiseren van activiteiten om medewerkers van SZW te inspireren en kennis aan te reiken over innovatieve methoden en oplossingen;
b. het coachen van medewerkers van SZW op de toepassing van innovatie methodieken;
c. het coördineren van het Start Up in Residence programma;
d. het vertegenwoordigen van SZW in de programmaraad van de Rijksinnovatie Community (RIC)
e. het adviseren van teams en medewerkers die in een specifieke opgave innovaties willen toepassen;
f. het structureel ondersteunen van enkele teams bij het toepassen van een innovatieve werkwijze of oplossing binnen een grote maatschappelijke opgave die prioriteit heeft voor SZW, gedurende een langere periode (bijv. één jaar);
g. het adviseren en ondersteunen van medewerkers van SZW bij het toepassen van kennis uit de gedragswetenschappen en praktijkgericht werken;
h. het versterken van de aandacht voor gedragsinzichten en praktijkgericht werken binnen SZW door te informeren en agenderen;
i. het faciliteren van bijeenkomsten waarin een gedragsanalyse wordt opgesteld, of het inschakelen van externe partijen daarvoor;
j. het versterken van bestaande netwerken rond gedragsinzichten en praktijkgericht werken binnen en buiten SZW;
k. coördinatie van het SZW-kernteam Gedrag en het SZW-kernteam Praktijkgericht werken;
l. advisering van de ambtelijke top en bewindspersonen op het gebeid van gedragsinzichten en praktijkgericht werken;
m. coördinatie van SZW bijdragen aan rijksbrede acties rond gedrag en praktijkgericht werken;
n. het uitwerken van een aanpak voor de versterking van kennis en vaardigheden rond gedragsinzichten en praktijkgericht werken bij SZW medewerkers, samen met het Leer- en Ontwikkelplein;
o. ondersteuning op het gebied van praktijkgericht werken (Programma SZW werkt, spoor 1 en 2) aan de directies en de Bestuursraad.

Programmamanagers ressorterend onder de directeur BO zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van een programma. De verantwoordelijkheden en taken worden per programma in een overeenkomst tussen de directeur BO en programmamanager expliciet beschreven.

Aan de afdelingshoofden, alsmede aan de programmamanagers ressorterend onder de directie BO wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
a. de taken van de eigen afdeling of het eigen programmateam,
b. de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling of het eigen programmateam voor zover het betreft: 1. Het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers; (directeur BO stelt vast);
2. Het houden van personeelsgesprekken;
3. Verlof van medewerkers;
4. Kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur (maximaal € 150);
1. Het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers; (directeur BO stelt vast);
2. Het houden van personeelsgesprekken;
3. Verlof van medewerkers;
4. Kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur (maximaal € 150);
c. de door de eigen afdeling ingediende voorstellen/uitgaven zoals opgenomen in het vastgestelde bestedingsplan van de directie.

De afdelingshoofden zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de taken genoemd in artikel 3, artikel 4en artikel 5, tot een bedrag van € 75.000,– inclusief BTW per overeenkomst.

Vervallen

Programmamanagers ressorterend onder de directeur Bestuursondersteuning zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de taken, genoemd in artikel 6, tot een bedrag van € 5.000,– per overeenkomst.

1. Bij afwezigheid van de directeur worden diens taken en bevoegdheden verricht onderscheidenlijk uitgeoefend door de door hem aangewezen functionarissen voor de duur van de afwezigheid of verhindering.
2. Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd Kabinetszaken, Managementondersteuning en Stukkenverkeer worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door de teamleider.

Aan de teamleider wordt volmacht en machtiging verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen organisatorische eenheid, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen en bijzondere beloningen.

1. Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie BO SZW 2011wordt ingetrokken.
2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, met dien verstande dat de artikelen 1 tot en met 7terugwerken tot en met 1 oktober 2012
3. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, Mandaat- en Volmachtbesluit directie BO SZW 2013.