Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties

In deze regeling wordt verstaan onder:
a. CdP: het hoofd van de post;
b. post: een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het RDBZ;
c. directies: de onder de directeur generaal consulaire zaken en bedrijfsvoering ressorterende directies;
d. DGCB: de directeur-generaal consulaire zaken en bedrijfsvoering;
e. RSO: een Regionale Service Organisatie.

Ter bevordering van de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid draagt de secretaris-generaal de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de consulaire taken van posten zo veel mogelijk op aan de RSO in de desbetreffende door hem aangewezen regio.

1. Een RSO staat onder leiding van een Hoofd RSO. Het Hoofd RSO geeft leiding aan diegenen die bij de RSO werkzaam zijn.
2. Het Hoofd RSO is voor de taakuitoefening van de RSO verantwoording schuldig aan de voorzitter van de Regioraad en is gehouden zijn aanwijzingen op te volgen.

1. Het Hoofd RSO wordt door de CdP’s in de regio belast met een zo groot mogelijk deel van de financiële administratie en het financiële beheer van die posten, waaronder onder meer wordt verstaan:
a. het voeren van een ordentelijke financiële administratie van de RSO en van de posten in de regio;
b. het uitoefenen van de controlling taken op de financiële werkzaamheden die bij de RSO en de posten in de regio worden uitgevoerd;
c. het bevorderen en coördineren van het onderzoek naar de doelmatigheid van het beleid dat ten grondslag ligt aan de aan de RSO en de posten toegewezen budgetten;
d. werkzaamheden in kader van de jaarplancyclus, waaronder het opstellen van het regionale jaarplan, het opstellen van het jaarverslag ten aanzien van de bedrijfsvoering en de daarmee samenhangende meerjarenramingen en het opstellen van de regionale uitvoeringsrapportage;
e. de samenstelling van periodieke managementinformatie ten behoeve van de regioraad en de aangesloten posten;
f. de organisatie van het kasbeheer bij de RSO en de posten in de regio;
g. de uitvoering van door of vanwege de betrokken directies gegeven aanwijzingen.
2. Het Hoofd RSO wordt door de CdP’s in de regio belast met een zo groot mogelijk deel van de consulaire dienstverlening van die posten, waaronder onder meer wordt verstaan:
a. het bewaken van de kwaliteitseisen van de consulaire processen;
b. het beslissen over en autoriseren van visum- en paspoortaanvragen en het beoordelen van optie-aanvragen en nationaliteitskwesties;
c. het toezicht houden op een tijdige en adequate afdoening van klachten betreffende consulaire aangelegenheden;
d. het inrichten en aansturen van de consulaire processen en het uitoefenen van toezicht op de consulaire werkzaamheden die op de RSO, op de posten in de regio en door externe dienstverleners worden uitgevoerd;
e. het zorg dragen voor tijdige en accurate publieksinformatie over de consulaire diensten op de RSO en de posten in de regio;
f. het adviseren en assisteren van de CdP’s van de posten in de regio ten aanzien van consulaire aangelegenheden, maatschappelijke bijstand en calamiteiten;
g. het samenstellen van periodieke managementinformatie ten behoeve van de Regioraad, de posten in de regio en de betrokken directies;
h. het opstellen van de paspoortverantwoording voor de regio;
i. de uitvoering van andere met de CdP’s in de regio overeengekomen consulaire taken;
j. de uitvoering van door of vanwege de betrokken directies gegeven aanwijzingen.
3. Het Hoofd RSO wordt door de CdP’s in de regio belast met een zo groot mogelijk deel van andere dan de in het eerste lid bedoelde aspecten van de bedrijfsvoering op de posten in de regio en de uitvoering van terzake door of vanwege de betrokken directies gegeven aanwijzingen voor zover dat de doeltreffendheid, kwaliteit, continuïteit of doelmatigheid van de bedrijfsvoering verbetert.
4. Het Hoofd RSO kan gevraagd en ongevraagd adviezen geven aan elke CdP in de regio aangaande de goede uitvoering van de bedrijfsvoering en de consulaire werkzaamheden op zijn post.
5. Het Hoofd RSO informeert periodiek elke CdP in de regio over de voortgang van de werkzaamheden die de RSO voor zijn post verricht.
6. Het Hoofd RSO informeert de Regioraad periodiek over postoverstijgende aangelegenheden.
7. Het Hoofd RSO kan met instemming van de Regioraad ook besluiten de RSO tevens diensten te laten verlenen aan andere overheidsorganen van het Koninkrijk in de regio.

1. Elke CdP uit een regio sluit met het Hoofd RSO een dienstverleningsovereenkomst. In deze overeenkomst wordt geregeld welke werkzaamheden door de CdP worden overgedragen aan het Hoofd RSO en de voorwaarden waaronder dat plaatsvindt.
2. Een dienstverleningsovereenkomst met een consul-generaal wordt tevens ondertekend door de CdP van de ambassade waar hij onder ressorteert

1. Er is een Regioraad die wordt gevormd door de CdP’s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio.
2. De Regioraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter voor een periode van twee jaar.
3. De Regioraad vergadert ten minste eenmaal per jaar. Indien een CdP verhinderd is, is zo mogelijk zijn plaatsvervanger bij de vergadering aanwezig. De voorzitter kan zich slechts door de plaatsvervangend voorzitter laten vervangen; één van hen is bij de vergadering aanwezig.
4. De Regioraad stelt een reglement ter uitvoering van zijn bevoegdheden vast en zendt dat onverwijld aan DGCB en het Hoofd RSO.
5. De Regioraad besluit met meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
6. De Regioraad kan besluiten zijn taken en bevoegdheden gedeeltelijk te mandateren aan een dagelijks bestuur bestaande uit ten hoogste vijf leden van de Regioraad waaronder de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de Regioraad. De Regioraad stelt daarbij vast welke taken en bevoegdheden aan het dagelijks bestuur worden opgedragen. Het voorzitterschap van het dagelijks bestuur berust bij de voorzitter van de Regioraad.
7. De Regioraad kan, in afwijking van het tweede en zesde lid, besluiten een plaatsvervangend CdP van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio als voorzitter of als plaatsvervangend voorzitter van de Regioraad respectievelijk als gewoon lid van het dagelijks bestuur van de Regioraad te kiezen. Een plaatsvervangend CdP kan zich slechts kandidaat stellen indien de CdP van betrokkene met diens kandidaatstelling schriftelijk instemt.
8. Het Hoofd RSO neemt deel aan vergaderingen van de Regioraad, maar heeft daarin geen stem. Indien het Hoofd RSO verhinderd is, is zo mogelijk zijn plaatsvervanger bij de vergadering aanwezig.

1. De Regioraad is belast met:
a. het toezicht op de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten die door de CdP’s met het Hoofd RSO zijn gesloten;
b. de vaststelling van het jaarverslag, de uitvoeringsrapportage en het jaarplan ten aanzien van de bedrijfsvoering in de regio, alsmede de daarmee samenhangende meerjarenramingen;
c. besluitvorming over tijdelijke, budgetneutrale herallocatie van de regionale bezetting van formatie door lokale werknemers;
d. advisering aan de secretaris-generaal over een tijdelijke wijziging van de regionale bezetting van formatie door lokale werknemers anders dan bedoeld in onderdeel c of door ambtenaren;
e. advisering aan de secretaris-generaal over een structurele wijziging van de regionale formatie;
f. het faciliteren van door de daarmee belaste diensten geïnitieerde audits en het initiëren van aanvullende audits en kwaliteitsonderzoeken.
2. De Regioraad kan besluiten dat de voorzitter van de Regioraad het door de secretaris-generaal
aan hem als budgethouder toegewezen bedrijfsvoeringsbudget voor de regio anders verdeelt over de CdP’s van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen in de regio dan volgens de verdeelsleutel die aan de toewijzing van de secretaris-generaal ten grondslag ligt.

1. Elk lid van de Regioraad kan de secretaris-generaal verzoeken een besluit van de Regioraad te heroverwegen indien dat besluit naar zijn oordeel het functioneren van zijn post of een onder hem ressorterend consulaat-generaal dan wel de regionale bedrijfsvoering ernstig schaadt. Daarbij kan de secretaris-generaal worden verzocht het desbetreffende besluit te schorsen totdat hij op het verzoek tot heroverweging heeft beslist.
2. Het verzoek bevat gemotiveerd de redenen voor heroverweging en, in indien van toepassing, voor schorsing. Het verzoek wordt uiterlijk tien kalenderdagen na de dag van bekendmaking van het besluit van de Regioraad ingediend.
3. De secretaris-generaal besluit nadat hij de voorzitter van de Regioraad heeft geraadpleegd.
4. Indien de secretaris-generaal oordeelt dat het besluit van de Regioraad het functioneren van de desbetreffende post of de regionale bedrijfsvoering ernstig schaadt, neemt hij zelf een nader besluit of draagt hij de Regioraad op een nieuw besluit te nemen met inachtneming van zijn aanwijzingen.

De secretaris-generaal kan op grond van zwaarwegende belangen besluiten tot afwijking van deze regeling.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Orgaanbeschrijving Regionale Service Organisaties.