Instellingsbesluit Audit Committee Economische Zaken 2008

In dit besluit wordt verstaan onder:
a. de Minister: de Minister van Economische Zaken;
b. de Auditdienst: de Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken;
c. de directie Financieel-Economische Zaken: de directie Financieel-Economische Zaken van het Ministerie van Economische Zaken;
d. auditplan: de jaarlijkse planning van de onderzoeken naar de bedrijfs- en beleidsvoering door de Auditdienst.

Er is een Audit Committee Economische Zaken.

Het Audit Committee Economische Zaken heeft tot taak:
a. het uiterlijk op 1 juli van elk kalenderjaar vaststellen van het jaarlijkse door de Auditdienst op te stellen auditplan en het in de loop van het jaar vaststellen van voorgestelde wijzigingen in het auditplan;
b. het bespreken van de door de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken conform artikel 4 uit te brengen rapportages van de stand van zaken met betrekking tot het auditplan alsmede de belangrijkste bevindingen van de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken ten aanzien van beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen van het Ministerie van Economische Zaken;
c. het monitoren van de stand van zaken van de bedrijfsvoering aan de hand van de rapportages van de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken;
d. het vaststellen van de door de dienstonderdelen van het Ministerie van Economische Zaken uit te voeren acties die voortvloeien uit de rapportages van de Auditdienst, de directie Financieel-Economische Zaken, de Algemene Rekenkamer en het Ministerie van Financiën;
e. het nemen van besluiten ten aanzien van de in de onderdelen a tot en met d opgenomen onderwerpen, alsmede ten aanzien van overige onderwerpen die naar zijn oordeel relevant zijn;
f. het bewaken van de follow-up van zijn besluiten aan de hand van de terugkoppeling door de directie Financieel-Economische Zaken, bedoeld in artikel 4, vierde lid;
g. het volgen van de interdepartementale ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering met het oog op eventuele gevolgen voor het Ministerie van Economische Zaken.

1. De directie Financieel-Economische Zaken rapporteert ten minste twee maal per jaar aan het Audit Committee Economische Zaken. Deze rapportages bevatten de bevindingen uit het toezicht.
2. De Auditdienst rapporteert ten minste twee maal per jaar aan het Audit Committee Economische Zaken. Deze rapportages betreffen een jaarrapportage en ten minste één interimrapportage inzake de bevindingen van de uitgevoerde audits.
3. Naast de rapportages, bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken individuele rapportages op ad hoc-basis omtrent naar hun oordeel belangrijke bevindingen ten aanzien van beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen van de Ministerie van Economische Zaken aan het Audit Committee Economische Zaken uitbrengen.
4. De directie Financieel-Economische Zaken bewaakt de follow-up van de besluiten van het Audit Committee Economische Zaken en koppelt deze follow-up terug naar het Audit Committee Economische Zaken.

1. Het Audit Committee Economische Zaken bestaat uit een voorzitter, tevens lid, en zeven andere leden.
2. De leden van het Audit Committee Economische Zaken zijn:
a. de secretaris-generaal van het Ministerie van Economische Zaken, tevens voorzitter;
b. de directeur van de Auditdienst;
c. de directeur Financieel-Economische Zaken;
d. de directeur-generaal van Energie, Telecom en Markten en de directeur-generaal van Ondernemen en Innovatie;
e. de algemeen directeur Agentschap NL;
f. twee onafhankelijke externe leden.
3. De leden van het Audit Committee Economische Zaken, bedoeld in het tweede lid, onderdeel f, worden benoemd door de Minister voor een periode van maximaal vier jaar. De leden zijn herbenoembaar.
4. De leden van het Audit Committee Economische Zaken, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b en c, kunnen zich incidenteel voor een bijeenkomst laten vervangen.
5. Het secretariaat van het Audit Committee Economische Zaken berust bij de directie Financieel-Economische Zaken. Incidenteel kan het secretariaat worden waargenomen door de Auditdienst.

Het Audit Committee Economische Zaken bepaalt zijn eigen werkwijze.

1. Het Audit Committee Economische Zaken komt ten minste drie maal per jaar bijeen. De tijdstippen van de bijeenkomsten worden bepaald door de secretaris na overleg met de leden. Eén bijeenkomst vindt in elk geval plaats voor de oplevering van het auditjaarrapport, behorend bij het jaarverslag van het Ministerie van Economische Zaken.
2. In deze drie vergaderingen komen in ieder geval het auditplan, de jaarrapportages en de interimrapportages, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, aan de orde.
3. In aanvulling op de in het eerste lid bedoelde bijeenkomsten kan elk van de leden een verzoek tot vergadering indienen bij de secretaris van het Audit Committee Economische Zaken. De voorzitter bepaalt na overleg met de andere leden van het Audit Committee Economische Zaken of een aanvullende vergadering plaats zal vinden.

Ter gelegenheid van de instelling van het Audit Committee Economische Zaken worden:
als leden als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel f, benoemd:
1°. mevrouw N.Y. Albayrak-Temur, te Rotterdam;
2°. de heer W. Veldman RA, te Den Haag.

Het besluit van de secretaris-generaal van het Ministerie van Economische Zaken van 6 februari 2004, kenmerk FEZ/BB/4008852, houdende de Instellingsbeschikking Audit Committee wordt ingetrokken.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 14 december 2007.

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Audit Committee Economische Zaken 2008.