BWBR0015382 21 artikelen

Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit FEZ 2003

Artikel 1

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. FEZ: Financieel-Economische Zaken;
b. PIOFAH: aspecten die te maken hebben met personeel, informatie, organisatie, financiën, algemene zaken en huisvesting.

Artikel 2

1. De directie FEZ bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:
a. het bureau Bedrijfsvoering;
b. de afdeling Toetsing en Advies;
c. de afdeling Kaderstelling en Control;
d. de afdeling Administraties en Bekostiging;
e. de afdeling Projecten.
2. De afdeling Administraties en Bekostiging bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:
a. het bureau Financiële Administratie;
b. het bureau Beheersuitgaven;
c. het bureau Bekostiging Uitvoeringsorganen;
d. het bureau Functioneel- en Applicatiebeheer.

Artikel 3

Het hoofd van het bureau Bedrijfsvoering is belast met de volgende taken:
a. het zorgdragen voor het verrichten van voorkomende beleids-, beheers- en/of verantwoordingstaken ten behoeve van de PIOFAH-aangelegenheden van de directie;
b. het adviseren inzake door de directeur te nemen besluiten ten aanzien van directiebrede personele aangelegenheden;
c. het adviseren van het management met betrekking tot voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het beleid over de bedrijfsvoering van de directie;
d. het zorgdragen voor het beheer van de aan het Bureau Bedrijfsvoering toegekende departementale- en directiegebonden budgetten;
e. het verzorgen en/of uitvoeren van werkzaamheden met een algemeen karakter die voor de directie van belang zijn.

Artikel 4

Het hoofd van de afdeling Toetsing en Advies is belast met de volgende taken:
a. het toetsen van en adviseren over voorstellen betreffende beleids- en/of bedrijfsvoeringsaangelegenheden met financiële consequenties op doelmatigheid, doeltreffendheid, rechtmatigheid waaronder bekostigingsaspecten, budgettaire inpasbaarheid en aspecten van financieel beheer;
b. het toetsen van ramingen en het mede opstellen van financiële paragrafen ten behoeve van wetsvoorstellen en beleidsnotities;
c. het geven van ondersteuning bij vertaling van beleidsvoorstellen in regelingen wat betreft de bekostigingsaspecten, inclusief het ontwikkelen van formulieren, de uitvoeringstoets en implementatie;
d. het in kaart brengen van de financiële gevolgen voor de interne bedrijfsvoering van het ministerie en het geven van ondersteuning bij de uitwerking van financiële beheersconcepten;
e. het toetsen van bijdragen van beleidsdirecties alsmede het leveren van een eigen bijdrage aan externe begrotingsproducten zoals begroting, suppletore wetten/uitvoeringsrapportages en jaarverslag;
f. het toetsen van begrotingsuitvoeringsrapportages van de directies, voor zowel beleid als beheer en andere werkzaamheden die betrekking hebben op het onderhoud van begrotingsartikelen.

Artikel 5

Het hoofd van de afdeling Kaderstelling en Control is belast met de volgende taken:
a. de coördinatie van alle processen binnen het ministerie die leiden tot de totstandkoming van alle interne en externe begrotingsproducten, inclusief de vertaling van externe en interne regels en richtlijnen in planningen, formats, kwaliteitseisen, draaiboeken en circulaires;
b. het zorgdragen voor het budgettaire totaalkader, inclusief de bijbehorende advisering, en uit hoofde van die budgettaire overall-controlfunctie de advisering aan de bewindspersonen, de (plaatsvervangend) secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de inspecteur-generaal Werk en Inkomen;
c. het zorgdragen voor het financieel formatiebeheer;
d. het ontwikkelen van instrumenten, kaders en normen om de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering te bevorderen en het toezicht op de adequate toepassing ervan;
e. het uitvoeren van coördinerende taken die in het verlengde liggen van de kaderstellende en de controlfunctie, te weten onderzoeken van de Algemene Rekenkamer, Audit Committee, advies Interdepartementale Overleg van de directeuren FEZ, overleg met de Accountantsdienst en het Ministerie van Financiën;
f. het coördineren van de werkzaamheden die zijn gericht op de ontwikkeling van instrumenten, kaders en richtlijnen en advisering over de financiële informatievoorziening, inclusief informatiebeveiliging en administratieve organisatie van de departementale en FEZ-processen ten behoeve van de bedrijfsvoering.

Artikel 6

Het hoofd van de afdeling Administraties en Bekostiging is belast met de taken, genoemd in de artikelen 7tot en met 10.

Artikel 7

Het hoofd van het bureau Financiële Administratie is belast met de volgende taken:
a. het zorgdragen voor de inrichting van en het voeren van de departementale financiële administratie;
b. het opstellen van de saldibalans en de Staatsbalans voor het Ministerie van Financiën;
c. het verzorgen voor het gehele ministerie van de aangifte BTW en de opgaaf van betalingen aan derden ingevolge de Wet Inkomstenbelasting 2001.

Artikel 8

Het hoofd van het bureau Beheersuitgaven is belast met de volgende taken:
a. het afhandelen van aangeboden en ingevoerde betaalstukken afkomstig van de directies van het ministerie, alsmede het verzorgen van de feitelijke betaling;
b. het afhandelen van aanvragen voor deelname aan het vervoersplan SZW voor de component openbaar vervoer;
c.  het registreren en innen van alle geldvorderingen die het ministerie heeft op derden.

Artikel 9

Het hoofd van het bureau Bekostiging Uitvoeringsorganen is belast met de volgende taken:
a. het zorgdragen voor de overdracht van beleidsgelden aan uitvoeringsorganisaties zoals gemeenten, het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen en de Sociale verzekeringsbank, en het voeren van de daaraan gekoppelde administratie en bijbehorende helpdesk;
b. het onderhouden van verantwoordingsdocumenten ten behoeve van de onder a bedoelde overdracht.

Artikel 10

Het hoofd van het bureau Functioneel- en Applicatiebeheer is belast met de volgende taken:
a. het verzorgen van het functioneel- en systeembeheer van de departementale financiële- en overige systemen van FEZ;
b. het zorgdragen voor het technisch beheer van het rekeningschema van het ministerie;
c. het beheren en onderhouden van het intranet SZW voorzover gerelateerd aan FEZ;
d. het verzorgen en verstrekken van opleidingen voor de systemen vallend onder het functioneel- en systeembeheer;
e. het opzetten en onderhouden van de informatiebeveiliging FEZ voor zover het de systemen, bedoeld onder a, betreft;
f. het uitvoeren van investerings- en exploitatieplannen voor zover het de systemen, bedoeld onder a, betreft;
g. applicatiebeheer kleinschalige automatisering;
h. advisering over het gebruik van geautomatiseerde gegevens.

Artikel 11

Het hoofd van de afdeling Projecten is belast met het uitvoeren van projectopdrachten binnen het taakgebied van de directie FEZ.

Artikel 12

1. Aan de hoofden van de afdelingen en het hoofd bureau Bedrijfsvoering wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen organisatorische eenheid, voorzover het betreft:
a. het aftekenen van verlofkaarten van medewerkers;
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
c. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van beoordelingen van medewerkers.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur FEZ moeten worden afgedaan.

Artikel 13

1. Aan de hoofden van de bureaus van de afdeling Administraties en Bekostiging wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen organisatorische eenheid, voorzover het betreft:
a. het aftekenen van verlofkaarten van medewerkers;
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
c. het samen met het hoofd Administraties en Bekostiging opmaken, niet zijnde vaststellen, van beoordelingen van medewerkers.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door het hoofd Administraties en Bekostiging moeten worden afgedaan.

Artikel 14

1. Aan de afdelingshoofden en het hoofd van het bureau Bedrijfsvoering wordt machtiging verleend met betrekking tot het paraferen van stukken op het terrein van de eigen organisatorische eenheid.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur FEZ moeten worden afgedaan.

Artikel 15

1. Aan het hoofd van de afdeling Kaderstelling en Control wordt mandaat verleend met betrekking tot het ondertekenen van de maandstaat en de kasbegroting.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur FEZ moeten worden afgedaan.

Artikel 16

1. Aan het hoofd van de afdeling Administraties en Bekostiging wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend met betrekking tot het ondertekenen van stukken met betrekking tot:
a. het herinneren en aanmanen van vorderingen;
b. de overdracht van de behandeling van vorderingen aan een incassobureau of aan de Landsadvocaat;
c. correspondentie met betrekking tot verantwoordingsdocumenten van uitvoeringsorganen;
d. sancties in het kader van het handhavingsbeleid termijn- en vormvoorschriften;
e. de voorschotverlening bij subsidies.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur FEZ moeten worden afgedaan.

Artikel 17

1. Aan de bureauhoofden van de afdeling Administraties en Bekostiging wordt machtiging verleend met betrekking tot het paraferen van stukken op het terrein van het eigen bureau.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van stukken waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden, dat deze door het hoofd Administraties en Bekostiging moeten worden afgedaan.

Artikel 18

1. Het hoofd van het bureau Bedrijfsvoering is gevolmachtigd tot:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de inhuur van uitzendkrachten ten behoeve van de directie FEZ;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten op basis van een door de directie Algemene Zaken afgesloten mantelovereenkomst, alsmede overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten met een waarde van ten hoogste € 20.000,– per overeenkomst.
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van overeenkomsten waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur FEZ afgedaan moeten worden.

Artikel 19

1. Aan het hoofd van het bureau Functioneel- en Applicatiebeheer en aan de daartoe aangewezen coördinerend functioneel beheerders wordt volmacht verleend tot het – in zeer spoedeisende gevallen – doen van bestellingen ten behoeve van de in beheer zijnde departementale financiële informatiesystemen, tot een bedrag van € 15.000,– per verplichting (inclusief BTW).
2. Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van verplichtingen waarvan, gelet op het belang daarvan, redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur FEZ afgedaan moeten worden.

Artikel 20

De in dit besluit genoemde bevoegde functionarissen kunnen, na voorafgaande schriftelijke instemming van de directeur FEZ, hun mandaat, machtiging en volmacht doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.