ECLI:NL:RBNHO:2023:6983

RECHTBANK Noord-Holland Civiel recht Zittingsplaats Alkmaar Zaaknummer: C/15/335540 / HA ZA 23-24 Vonnis van 12 juli 2023 in de zaak van ADMINISTRATIE- EN BELASTINGADVIESBUREAU [bedrijf] B.V., te Bergen (NH), eisende partij, hierna te noemen: [bedrijf] , advocaat: mr. S.R. van der Boom te Alkmaar, tegen VERENIGINGEN VAN EIGENAREN VAN HET FLATGEBOUW “JULIANADUIN”, te Bergen (NH), gedaagde partij, hierna te noemen: VvE Julianaduin, advocaat: mr. M.J.R. Elbers te Arnhem. De zaak in het kort [bedrijf] en VvE Julianaduin zijn in 1996 een overeenkomst van opdracht aangegaan, op basis waarvan [bedrijf] de administratie en boekhouding van VvE Julianaduin heeft verricht. In 2019 heeft [bedrijf] deze overeenkomst opgezegd en VvE Julianaduin een factuur van € 42.350,- gestuurd in verband met verrichte “meerwerkzaamheden” in 2018. VvE Julianaduin betwist dat [bedrijf] werkzaamheden heeft verricht waarvoor zij op grond van de vaste prijsafspraken niet al heeft betaald. De rechtbank komt tot de conclusie dat [bedrijf] in 2019 zonder overeenstemming daarover niet met terugwerkende kracht werkzaamheden in 2018 kan vorderen en wijst de vordering daarom af.

1.1. Het verloop van de procedure blijkt uit: - de dagvaarding van 14 december 2022, met producties 1-22; - de conclusie van antwoord, met producties 1-4; - het tussenvonnis van 1 maart 2023; - het bericht van 8 mei 2023 van VvE Julianaduin met één aanvullende productie, getiteld: ‘Verslag kascie over 2018’; - het bericht van 11 mei 2023 van [bedrijf] met producties 11 en 23-37; - de mondelinge behandeling van 24 mei 2023, waar zijn verschenen de heren [bedrijf] en [bedrijf] , namens [bedrijf] , vergezeld van mr. Van der Boom, en de heren [betrokkene 1] , [betrokkene 2] , [betrokkene 3] en [betrokkene 4] , namens VvE Julianaduin, vergezeld van mr. Elbers. De griffier heeft aantekeningen gemaakt van wat partijen ter toelichting van hun standpunten naar voren hebben gebracht. Mrs. Van der Boom en Elbers hebben gebruik gemaakt van spreekaantekeningen, die zij ter zitting hebben overgelegd en die daarmee onderdeel zijn geworden van de processtukken. 1.2. Ten slotte is vonnis bepaald.

2.1. [bedrijf] verricht administratie- en belastingadvieswerkzaamheden. 2.2. VvE Julianaduin is opgericht om de belangen te behartigen van de gezamenlijke eigenaren van de appartementen in het flatgebouw Julianaduin aan het adres [adres] te [woonplaats] . 2.3. In 1996 is er tussen (de rechtsvoorganger van) [bedrijf] en VvE Julianaduin een overeenkomst van opdracht (hierna: de overeenkomst) tot stand gekomen. Op grond daarvan heeft [bedrijf] de administratie en boekhouding verricht en is de bestuurder van [bedrijf] bestuurder geworden van VvE Julianaduin. In de offerte bij de overeenkomst is verder - voor zover van belang - bepaald: “Ervan uitgaande, dat de arbeidstaak gemiddeld 1 dag per week in beslag neemt, dan kom ik tot het volgende kostenpatroon: a. Arbeidsvergoeding voor 1 dag per week f. 24.500,00 per jaar. b. Administratiekosten (…) c. Eenmalige kosten (…) d. In bovengemelde kosten zijn niet begrepen de kosten van ons kantoor welke in verband met groot onderhoud moeten worden gemaakt. (…) e. De hiervoor genoemde kosten zijn exclusief b.t.w. en zullen worden gekoppeld aan het prijsindexcijfer voor de kosten van levensonderhoud zoals gepubliceerd door het C.B.S. (…)” 2.4. Bij e-mail van 3 maart 2017 heeft [bedrijf] de Verenigingsraad van VvE Julianaduin - voor zover van belang - het volgende meegedeeld: “Wij stellen voor om in totaal 50% van de meerkosten (buiten onze reguliere beheersvergoeding) door te rekenen (…).” 2.5. Voor het jaar 2018 is de vergoeding door [bedrijf] vastgesteld op € 24.903,56, bestaande uit € 22.903,56 voor de (vaste) arbeidsvergoeding en € 2.000,- voor begeleiding van [bedrijf] bij groot onderhoud. VvE Julianaduin heeft deze bedragen betaald. 2.6. Tijdens de Algemene Ledenvergadering (hierna: ALV) van 30 maart 2019 van VvE Julianaduin is - voor zover van belang - het volgende behandeld: “De Kascommissie adviseert de VvE, aldus de voorzitter, om de bestuurder geen decharge te verlenen vanwege de onduidelijkheid over de door de bestuurder gemaakte kosten boven de begrote € 20.000. Laatstgenoemde heeft de Kascommissie gemeld dat hij aanzienlijk meer tijd heeft moeten besteden aan de VvE dan voorzien. (…) De voorzitter stelt voor om, als de verhouding tussen de VvE en de bestuurder op financieel gebied dermate problematisch wordt, een benchmark (een kostenvergelijking met andere beheerders) op te stellen en een overstap naar een andere beheerder te overwegen. (…) De Kascommissie adviseert onder andere om geen decharge te verlenen aan het bestuur op grond van het gegeven dat er aanzienlijk meer kosten zijn gemaakt dan vooraf vastgesteld (€ 20.000). (…) De bestuurder heeft aangegeven aanzienlijk meer kosten te hebben moeten maken (circa € 40.000) dan begroot, maar de voorzitter stelt dat er € 20.000,- voor de werkzaamheden was afgesproken en dat dit wat hem betreft ook het maximum is. De bestuurder geeft nu achteraf aan dat hij aanzienlijk meer tijd aan de VvE heeft moeten besteden, maar dit valt niet te controleren en tijdens 2018 is de voorzitter nimmer gemeld dat er grote overschrijdingen dreigden. (…)” 2.7. Bij brief van 17 juli 2019 aan VvE Julianaduin heeft [bedrijf] de overeenkomst opgezegd. In deze brief is - voor zover van belang - het volgende meegedeeld: “Met als mogelijke voornaamste reden een significante kostenbesparing te bereiken met betrekking tot de werkzaamheden van haar bestuurder (en zijn kantoor) heeft u een benchmark traject opgestart. Dit heeft inmiddels plaatsgevonden of is nog in proces. U heeft daarbij aangegeven ons ook te willen uitnodigen om een offerte op te maken. Dat is voor ons ‘mosterd na de maaltijd’ daar u ons de indruk hebt gegeven dat de voorbereiding voor de overstap naar een andere beheerder in werking is gezet. Gezien de specifieke aanpak van VvE Julianaduin hebben wij als kantoor besloten niet te willen offreren en het huidige contract op te zeggen. (…) Ten aanzien van de financiële afhandeling zullen wij tot de overdracht van de dossiers onze vergoeding in rekening brengen. We hebben momenteel tot april 2019 gefactureerd. Tevens zullen wij de factuur van onze meerkosten over de laatste jaren in rekening brengen. (…)” 2.8. Bij brief van 15 augustus 2019 heeft [bedrijf] aan VvE Julianaduin - voor zover van belang - meegedeeld: “Dat er sprake is van een overschrijding van de begroting is uiteraard te verklaren vanuit de extra werkzaamheden die verricht moesten worden, waaronder de door de vergadering goedgekeurde kosten voor het voeren van gerechtelijke procedures. (...) In de bijlage doen wij u toekomen de factuur voor de extra werkzaamheden van de afgelopen jaren met het verzoek deze te accorderen binnen de gestelde betalingstermijn zodat deze kan worden overgemaakt.” Als bijlage bij deze brief is een factuur voor een bedrag van € 42.350,- (inclusief btw) meegestuurd met de aanduiding “Honorarium voor onze meer-werkzaamheden tot en met 31 december 2018 op grond van de bekrachtigde offerte van 14 november 1996”. 2.9. Bij e-mail van 20 augustus 2019 heeft de voorzitter van VvE Julianaduin - voor zover van belang - aan [bedrijf] meegedeeld: “3. De aan uw opzeggingsbrief gehechte factuur van € 42.350 kunnen we niet in behandeling nemen omdat elke onderbouwing van die factuur ontbreekt. Bovendien beschikken we niet over de administratie van de vereniging waaruit zou kunnen blijken dat u die uren inderdaad heeft besteed aan zaken die punt D van de offerte uit 1996 betreffen. In uw brief stelt u ook dat het eveneens gewerkte uren van voor het jaar 2018 betreft. Dat is voor de vergadering van de leden zeker onacceptabel.” 2.10. Bij brief van 15 oktober 2019 heeft (de advocaat van) VvE Julianaduin de vordering van [bedrijf] betwist. 2.11. In de periode van oktober 2019 tot en met november 2022 hebben partijen uitvoerig gecorrespondeerd over de (onderbouwing van de) factuur van 15 augustus 2019. 2.12. Bij e-mail van 16 november 2022 heeft (de advocaat van) [bedrijf] aan VvE Julianaduin een overzicht verstrekt van de door haar met betrekking tot 2018 gestelde extra uren.

3.1. [bedrijf] vordert - samengevat - dat de rechtbank bij vonnis, indien mogelijk uitvoerbaar bij voorraad: I. VvE Julianaduin veroordeelt tot betaling van € 42.350,- aan [bedrijf] , te vermeerderen met de wettelijke handelsrente; II. VvE Julianaduin veroordeelt tot betaling van de buitengerechtelijke kosten ad € 1.198,50 (exclusief btw) aan [bedrijf] , te vermeerderen met de wettelijke rente; III. VvE Julianaduin veroordeelt tot betaling van de proceskosten, te vermeerderen met de wettelijke rente. 3.2. [bedrijf] legt samengevat aan haar vorderingen ten grondslag dat VvE Julianaduin gehouden is de in overweging 2.8 van dit vonnis genoemde factuur te betalen. Deze factuur ziet op meerwerk dat [bedrijf] in 2018 heeft verricht. Dit meerwerk valt niet onder de overeengekomen werkzaamheden en prijsafspraak. 3.3. VvE Julianaduin voert verweer. 3.4. Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover nodig, nader ingegaan.

4.1. VvE Julianaduin heeft over het jaar 2018 aan [bedrijf] betaald wat zij op grond van de overeenkomst als vaste prijs verschuldigd was. Beoordeeld moet worden of [bedrijf] recht heeft op betaling van door haar verricht meerwerk dat buiten de overeengekomen vaste prijs valt. 4.1.1. [bedrijf] stelt dat zij in 2018 extra werkzaamheden heeft verricht buiten de overeenkomst om. Deze werkzaamheden hebben niets van doen met het besturen van VvE Julianaduin. VvE Julianaduin is daarom loon aan haar verschuldigd, aldus [bedrijf] . Ten aanzien van de werkzaamheden voor groot onderhoud en overige werkzaamheden (anders dan het besturen van Julianaduin) is namelijk niets afgesproken. Daarbij komt dat VvE Julianaduin tijdens de ALV van 30 maart 2019 heeft berust in de overschrijding van de beheerskosten. Het voorgaande brengt volgens [bedrijf] met zich mee dat VvE Julianaduin het op de gebruikelijke wijze berekende loon of het redelijke loon verschuldigd is. 4.1.2. VvE Julianaduin betwist dat zij het bedrag van € 42.350,- verschuldigd is. Artikel 7:411 Burgerlijk Wetboek (BW) is volgens haar niet van toepassing. Bovendien stelt VvE Julianaduin dat zij [bedrijf] al heeft betaald voor de in 2018 uitgevoerde werkzaamheden. In de overeenkomst zijn bovendien afspraken gemaakt over de financiële vergoeding voor de uitgevoerde bestuurswerkzaamheden. VvE Julianaduin heeft geen opdracht gegeven voor de beweerdelijk verrichte meeruren in 2018 en heeft niet ingestemd met extra kosten. [bedrijf] heeft VvE Julianaduin hier in 2018 ook niet voor gewaarschuwd. Voor zover [bedrijf] al aanspraak zou kunnen maken op de betaling van enig bedrag anders dan het reeds door VvE Julianaduin in 2018 betaalde bedrag, betwist VvE Julianaduin de hoogte van het gevorderde bedrag. Uit het door [bedrijf] overgelegde urenoverzicht kan niet worden afgeleid dat [bedrijf] nog een vordering op VvE Julianaduin zou hebben voor werkzaamheden uitgevoerd in 2018. 4.2. De rechtbank komt tot de conclusie dat [bedrijf] geen recht heeft op betaling van de factuur van € 42.350,-. Zij licht dit hierna toe. 4.3. [bedrijf] baseert haar vordering mede op artikel 7:411 BW. Dat artikel bepaalt dat indien de overeenkomst eindigt voordat de opdracht is volbracht of de tijd waarvoor zij is verleend, is verstreken, en de verschuldigdheid van loon afhankelijk is van de volbrenging of van het verstrijken van die tijd, de opdrachtnemer recht heeft op een naar redelijkheid vast te stellen deel van het loon. Dat is hier echter niet aan de orde. [bedrijf] heeft de overeenkomst in 2019 tussentijds opgezegd. Ter zitting is komen vast te staan dat VvE Julianaduin de in rekening gebrachte werkzaamheden over 2019 geheel heeft voldaan. Waar het in deze zaak om gaat is de vraag of [bedrijf] in 2019 nog met terugwerkende kracht werkzaamheden in de jaren 2017 en 2018 aan VvE Julianaduin in rekening mag brengen. 4.4. De overeenkomst tussen partijen is een overeenkomst van opdracht in de zin van artikel 7:400 BW. Op [bedrijf] als professionele opdrachtnemer rustte daarom een zorgplicht die inhoudt dat zij bij haar werkzaamheden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht moet nemen. Of de opdrachtnemer als een goed opdrachtnemer heeft gehandeld hangt af van de omstandigheden van het geval. In deze zaak gaat het erom of de opdrachtnemer heeft gehandeld zoals een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot te werk zou zijn gegaan. Deze zorgplicht ziet niet alleen op de uit te voeren werkzaamheden, maar ook op de belangen van de opdrachtgever. [bedrijf] diende bij de uitvoering van haar taken daarom met de gerechtvaardigde belangen van VvE Julianaduin als opdrachtgever rekening te houden. Ook houdt deze zorgplicht in dat een opdrachtnemer, een opdrachtgever tijdig moet informeren over eventuele extra kosten. 4.5. De rechtbank twijfelt er niet aan dat [bedrijf] daadwerkelijk werkzaamheden heeft verricht voor VvE Julianaduin. Om te kunnen beoordelen of deze werkzaamheden voor rekening van VvE Julianaduin komen, moet echter vast komen te staan dat VvE Julianaduin heeft ingestemd met het verrichten en in rekening brengen van deze werkzaamheden. Daarvoor is onder meer noodzakelijk dat kan worden vastgesteld op welke kosten de factuur precies betrekking heeft. 4.6. In 2017 heeft [bedrijf] voor het eerst aangekaart dat zij meerkosten gemaakt heeft en voorgesteld dat zij deze voor 50% wilde doorberekenen aan VvE Julianaduin (overweging 2.4). VvE Julianaduin is daar destijds niet mee akkoord gegaan. Bovendien zijn er buiten de overeengekomen bedragen geen meerkosten opgenomen in de begroting 2017 of 2018 of betaald door VvE Julianaduin. [bedrijf] heeft daar toentertijd kennelijk in berust, maar is doorgegaan met het verrichten van (extra) werkzaamheden voor VvE Julianaduin. 4.7. Ook over de meerkosten over 2018 hebben [bedrijf] en VvE Julianaduin geen overeenstemming bereikt. Tijdens de ALV van 30 maart 2019 is namelijk ter sprake gekomen dat [bedrijf] meerkosten (circa € 40.000,-) had gemaakt voor werkzaamheden in 2018 voor VvE Julianaduin. VvE Julianaduin heeft toen duidelijk gemaakt dat zij niet akkoord zou gaan met meerkosten boven de begrote € 20.000,- die zij bovendien (pas achteraf) niet kon controleren. Tijdens diezelfde ALV heeft VvE Julianaduin daarnaast geen decharge verleend aan het bestuur voor de begroting van 2018 (op advies van de kascommissie), juist omdat er nog zoveel onduidelijkheid bestond over de door [bedrijf] gestelde extra gemaakte kosten. 4.8. Daar komt bij dat [bedrijf] de factuur pas bij VvE Julianaduin in rekening heeft gebracht een maand na haar opzegging van de overeenkomst. [bedrijf] heeft ook pas 3,5 jaar na haar opzegging een urenoverzicht aan VvE Julianaduin verstrekt, ondanks dat VvE Julianaduin daar eerder meermaals om heeft verzocht. Uit de eerdere (betaalde) facturen die [bedrijf] in 2018 tweemaandelijks naar VvE Julianaduin heeft gestuurd, bleek namelijk niet dat er extra werkzaamheden uitgevoerd waren of in rekening werden gebracht. 4.9. VvE Julianaduin was in 2017 niet akkoord met de gemaakte meerkosten. Daarom kon [bedrijf] er in 2018 naar het oordeel van de rechtbank niet vanuit gaan dat die meerkosten later opeens wel door VvE Julianaduin geaccepteerd en betaald zouden worden. [bedrijf] is na 2017 op eigen risico kosten blijven maken boven de vaste arbeidsvergoeding en kan deze nu niet (achteraf) afwentelen op VvE Julianaduin. 4.10. [bedrijf] is er bovendien in de dagvaarding en ter zitting niet in geslaagd om het factuurbedrag te nader te specificeren. De rechtbank kan uit het urenoverzicht dat [bedrijf] als productie 11 bij dagvaarding heeft overgelegd niet afleiden welke werkzaamheden als meerwerk zouden moeten worden aangemerkt. Er staan in het overzicht namelijk ook werkzaamheden vermeld die vallen onder de overeengekomen werkzaamheden. Het totaalbedrag komt ook niet overeen met het gefactureerde bedrag. Het had hier op de weg van [bedrijf] gelegen om een nadere onderbouwing van deze meerwerkzaamheden in het geding te brengen. Mr. Van der Boom heeft ter zitting bewijs aangeboden in de vorm van het overleggen van een heel dossier bestaande uit “ieder mailtje, alles behalve wat valt onder de fixed fee”. Het is echter (zeker in dit stadium van de procedure) niet aan de rechtbank om in een grote hoeveelheid e-mails op zoek te gaan naar een onderbouwing van de vordering. Aan bewijslevering wordt daarom niet toegekomen.

De rechtbank 5.1. wijst de vorderingen van [bedrijf] af, 5.2. veroordeelt [bedrijf] in de proceskosten, aan de zijde van VvE Julianaduin tot dit vonnis vastgesteld op € 5.203,00. Dit vonnis is gewezen door mr. L.J. Saarloos en in het openbaar uitgesproken op 12 juli 2023. Op grond van de artikelen 7:411 en 7:405 Burgerlijk Wetboek. HR 9 juni 2000, NJ 2000/460.