ECLI:NL:RBMNE:2025:1671

RECHTBANK MIDDEN-NEDERLAND Civiel recht Kantonrechter Zittingsplaats Utrecht Zaaknummer: 11385423 \ UC EXPL 24-7379 Vonnis van 16 april 2025 in de zaak van [eiseres] B.V., te [vestigingsplaats] , eisende partij, hierna te noemen: [eiseres] , gemachtigde: mr. A.A. Bart, tegen DE PUBLIEKRECHTELIJKE RECHTSPERSOON (OPENBAAR LICHAAM OP BASIS VAN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING) HET UTRECHTS ARCHIEF, te Utrecht, gedaagde partij, hierna te noemen: Het Utrechts Archief, gemachtigde: mr. P.G. van der Putt en mr. C.E. Nugteren.

1.1. Het verloop van de procedure blijkt uit: - de dagvaarding met producties 1 t/m 5- de conclusie van antwoord met producties 1 t/m 4- de brief waarin een mondelinge behandeling is bepaald - het bericht van 17 februari 2025 met productie 5 en 6 van Het Utrechts Archief- het bericht van 18 februari 2025 met productie 7 en 8 (productie 6 is komen te vervallen) van [eiseres]- de mondelinge behandeling van 27 februari 2025, waarvan door de griffier aantekeningen zijn gemaakt. 1.2. Ten slotte is vonnis bepaald. 2De kern van de zaak 2.1. Partijen hebben op 21 oktober 2019 een overeenkomst van opdracht gesloten voor de duur van drie jaar waarin is afgesproken dat [eiseres] ICT-diensten verleent aan Het Utrechts Archief die zien op het beheer van werkplekken. [eiseres] stelt zich op het standpunt dat deze overeenkomst is verlengd met de duur van drie jaar en vordert op grond van de verlengde overeenkomst betaling van facturen over de periode 19 februari 2024 t/m 14 september 2024 te vermeerderen met de wettelijke handelsrente en met buiten-gerechtelijke incassokosten. Het Utrechts Archief is het hier niet mee eens en meent dat de overeenkomst inmiddels is geëindigd. Daarom rust op haar, naar eigen zeggen, geen betalingsverplichting meer op grond van deze overeenkomst. De kantonrechter oordeelt dat de overeenkomst niet voor 15 september 2024 is geëindigd en wijst daarom de vordering van [eiseres] tot betaling van de openstaande facturen toe. 3Achtergrond 3.1. Partijen hebben op 21 oktober 2019 een overeenkomst van opdracht gesloten (hierna: de overeenkomst). In deze overeenkomst is afgesproken dat [eiseres] tegen betaling ICT-diensten verleent. Meer specifiek ziet de overeenkomst op het beheer van de werkplekken van Het Utrechts Archief door [eiseres] . De overeenkomst is op 1 maart 2021 ingegaan en zou drie jaar later op 1 maart 2024 eindigen, mits de overeenkomst tijdig (dat wil zeggen drie maanden voor het einde van de overeenkomst) door Het Utrechts Archief zou worden opgezegd. 3.2. Het Utrechts Archief heeft in 2023, na een onderhandse aanbesteding, met [onderneming] een overeenkomst gesloten over het werkplekkenbeheer. Het was de bedoeling van Het Utrechts Archief dat [onderneming] deze dienst per 1 maart 2024 over zou nemen van [eiseres] . In diezelfde overeenkomst met [onderneming] is afgesproken dat [onderneming] ook de netwerkomgeving van Het Utrechts Archief zou gaan beheren, de zogenaamde [.] -omgeving. Voor de [.] -omgeving diende nieuwe hardware te worden aangeschaft. Dit kon [onderneming] zelf niet leveren, maar [eiseres] wel. In juli 2023 heeft Het Utrechts Archief daarom, op advies van [onderneming] , een overeenkomst met [eiseres] gesloten over het leveren van deze hardware. 3.3. [onderneming] is een zusteronderneming van [eiseres] . [onderneming] en [eiseres] behoren allebei tot de [naam] . 3.4. Partijen verschillen van mening over de vraag of de overeenkomst per 1 maart 2024 is geëindigd en overgenomen door [onderneming] of dat deze stilzwijgend verlengd is omdat niet tijdig en op de juiste wijze is opgezegd. Partijen zijn het erover eens dat het ontstaan van het geschil voortkomt uit miscommunicatie in de volgende mailwisseling van 13 november 2023. [A] (hierna: [A] ), [functie] van Het Utrechts Archief, zoekt contact met [B] (hierna: [B] ) van [eiseres] , van wie [A] de contactgegevens had gehaald uit de offerte voor het leveren van de hardware voor de [.] -omgeving: “Geachte heer [B] , beste [B (voornaam)] , Ik hoop dat je me kunt helpen, ik heb je gegevens van de offerte gehaald die je voor [C] hebt gemaakt voor ons begin juli. Er zijn wat wisselingen aan jullie kant geweest zodat ik nu niet meer weet wie ik kan benaderen voor vragen over mijn lopende contracten met jullie. Kun je me op weg helpen, wie kan ik benaderen bij jullie? (…)” [B] was kennelijk in de veronderstelling dat de vragen van Het Utrechts Archief níet betrekking hadden op het lopende contract voor werkplekkenbeheer met [eiseres] maar op het contract met [onderneming] voor het netwerkbeheer. [B] heeft daarom deze e-mail diezelfde dag doorgestuurd naar [D] (hierna: [D] ) van [onderneming] , zonder [A] daarvan een kopie te sturen: “Goedemorgen heren, Onderstaande klant is op zoek naar de juiste contactpersonen. De [.] deal is via ons gegaan maar de uiteindelijke dienstverlening ligt bij [onderneming] ” Aan [A] laat hij alleen weten: “Geachte heer [A] , Ik heb onderstaande mail direct naar de juiste persoon doorgezet met de vraag contact op te nemen. (…)” [A] krijgt daarna rechtstreeks een reactie van [D] : “Goedemorgen [A (voornaam)] , Voor vragen aangaande het beheer van de [.] omgeving alsmede de offerte kun je bij ons terecht. Wij zijn voor alles het eerste aanspreekpunt. Wat kunnen we voor je betekenen? (…)” Vervolgens reageert [A] hierop met: “Hallo [D (voornaam)] , Ik heb geen vragen over de genoemde offerte, de factuur wordt binnenkort betaald. Ik zou graag met jullie in gesprek gaan over de lopende contracten en de dienstverlening tussen ons. Wij hebben een contract gesloten met jullie zuster maatschappij [onderneming] . Zij gaan het volledige beheer van de werkplekken en netwerkbeheer van ons overnemen. Daarmee kunnen we het contract bij jullie stop gaan zetten. Kunnen wij binnenkort hierover overleggen? Ik kan de getekende offert met jullie zo niet vinden, kun je me die alvast terugmailen? (…)” [A] was zich tot dat moment niet bewust dat hij met [onderneming] communiceerde in plaats van met [eiseres] . Toen [A] daarachter kwam heeft hij [D] gevraagd de mail te verwijderen. [D] reageerdeals volgt naar [A] : “Hi [A (voornaam)] , Volgens mij gaat het wel goed. Jij benaderde [eiseres] maar aangezien wij het beheer overnemen nadat jullie daar de [.] aanschaf hebben gedaan stuurden ze de mail door naar mij. Vandaar dat ik antwoordde dat je bij mij terecht kunt. Het contact met [eiseres] is hierbij dan ook afgerond en je kunt voor verdere vragen bij ons ( [onderneming] ) terecht. (…)” [A] reageert daarop naar [D] : “Hoi [D (voornaam)] , Dank voor je antwoord, net gekruist met mijn ander mail. Betekent het dan dat mijn lopende contract met [eiseres] , door de overgang naar [onderneming] automatisch stilgezet worden?(…)” waarna [D] antwoord: “Klopt, na levering hardware nemen wij het over! (…)”

4.1. De kantonrechter zal de vordering van [eiseres] tot betaling van de openstaande facturen in de periode 19 februari 2024 t/m 14 september 2024 van in totaal € 18.559,22 (hoofdsom) toewijzen. De kantonrechter is namelijk van oordeel dat de overeenkomst niet rechtsgeldig per 1 maart 2024 geëindigd is en dus stilzwijgend is verlengd. De kantonrechter licht dit toe. De overeenkomst is niet met wederzijds goedvinden geëindigd Het Utrechts Archief mocht er niet op vertrouwen dat [eiseres] met beëindiging instemde 4.2. Primair stelt Het Utrechts Archief dat [eiseres] heeft ingestemd met beëindiging van de overeenkomst, althans dat zij erop mocht vertrouwen dat [eiseres] daarmee instemde. Het Utrechts Archief verwijst hierbij naar artikel 3:35 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Uit de mailwisseling onder 3.4 volgt volgens Het Utrechts Archief dat Het Utrechts Archief op 13 november 2023 contact heeft opgenomen met [eiseres] over de beëindiging van de overeenkomst, waarna [eiseres] de communicatie heeft overgelaten aan haar zusteronderneming [onderneming] , die vervolgens heeft bevestigd dat alle lopende contracten (dat was alleen de overeenkomst voor het werkplekkenbeheer) met [eiseres] over zouden gaan naar [onderneming] . Het Utrechts Archief meent dat de toezegging die [D] in deze laatste e-mail doet (hierna: de toezegging) gelet op de omstandigheden opgevat mag worden als een door [eiseres] gedane verklaring waarin werd ingestemd met de beëindiging van de overeenkomst. [eiseres] komt geen beroep toe op het ontbreken van een met deze verklaring overeenstemmende wil, aldus Het Utrechts Archief. 4.3. De kantonrechter oordeelt dat Het Utrechts Archief niet slaagt in haar verweer, omdat Het Utrechts Archief er niet op mocht vertrouwen dat die bevestiging van [onderneming] , dat alle lopende contracten met [eiseres] automatisch zouden worden stilgezet, in overeenstemming was met de wil van [eiseres] . Hiervoor bestaat namelijk geen juridische grondslag. Het door Het Utrechts Archief aangehaalde artikel 3:35 BW ziet op gedragingen of verklaringen die door (in dit geval) [eiseres] zouden zijn gedaan en op basis waarvan Het Utrechts Archief erop mocht vertrouwen dat [eiseres] met de beëindiging zou instemmen. Van dergelijke gedragingen of verklaringen door [eiseres] is niet gebleken, terwijl het voor Het Utrechts Archief duidelijk was dat [D] werkzaam was bij [onderneming] . 4.4. Voor zover Het Utrechts Archief bedoeld heeft een beroep te doen op de schijn van volmachtverlening, geregeld in artikel 3:61 BW, slaagt ook dit beroep niet. Er zijn namelijk geen omstandigheden aangevoerd op basis waarvan [eiseres] de schijn heeft gewekt dat zij aan [onderneming] een volmacht heeft verleend. Er is geen verklaring van [eiseres] dat zij met beëindiging instemde 4.5. Subsidiair voert Het Utrechts Archief verweer door te stellen dat de verklaring van [onderneming] dat zij het contract met [eiseres] overneemt en de overeenkomst met [eiseres] (daarmee) zou eindigen heeft te gelden als een verklaring van [eiseres] . Dat geldt ook als deze toezegging niet in overeenstemming was met de wil van [eiseres] . Het is immers [eiseres] geweest die [onderneming] als woordvoerder naar voren heeft geschoven en op grond van artikel 3:37 lid 4 BW komt dat voor rekening van [eiseres] , aldus Het Utrechts Archief. Hierbij speelt volgens Het Utrechts Archief ook een rol dat [eiseres] en [onderneming] zusterondernemingen zijn en [eiseres] om die reden op de hoogte zou moeten zijn geweest van (de uitkomst van) de onderhandse aanbesteding, op basis waarvan Het Utrechts Archief met [onderneming] een overeenkomst heeft gesloten, en van de inhoud van de mailwisseling in overweging 3.4. 4.6. De kantonrechter oordeelt dat ook dit verweer niet op gaat. De toezegging van [onderneming] over het beëindigen van de overeenkomst kan niet op basis van artikel 3:37 lid 4 BW aan [eiseres] worden toegerekend. Dit artikel regelt namelijk het onjuist overbrengen van een verklaring. Deze situatie heeft zich hier niet voorgedaan. Niet is gesteld of gebleken dat [eiseres] aan [onderneming] de opdracht heeft gegeven een verklaring over te brengen aan Het Utrechts Archief, waarbij [onderneming] vervolgens een onjuiste verklaring heeft overgebracht. Er bestaat ook geen andere rechtsgrond op basis waarvan het verwijt dat Het Utrechts Archief aan het adres van [eiseres] maakt voor rekening van [eiseres] zou moeten komen. De overeenkomst is niet tijdig opgezegd De e-mail wisseling van 13 november 2023 heeft niet te gelden als opzegging 4.7. De kantonrechter begrijpt dat Het Utrechts Archief zich – voor zover de overeenkomst niet met wederzijds goedvinden is geëindigd – op het standpunt stelt dat bedoelde e-mail wisseling heeft te gelden als een tijdige opzegging van de overeenkomst. 4.8. Partijen zijn het erover eens dat de overeenkomst op 1 maart 2021 is ingegaan voor de duur van drie jaar. Ook zijn partijen het erover eens dat op deze overeenkomst de Nederland ICT Voorwaarden 2014, de [eiseres] Algemene Voorwaarden versie 1.1 d.d. 10 mei 2016 en de Algemene Inkoopvoorwaarden van Het Utrechts Archief van toepassing zijn. Op basis van artikel 4.2 van de Nederland ICT Voorwaarden 2014 had Het Utrechts Archief de overeenkomst uiterlijk 30 november 2023 op moeten zeggen om de overeenkomst per 1 maart 2024 te beëindigen: “De duur van de overeenkomst wordt telkens stilzwijgend voor de duur van de oorspronkelijk overeengekomen periode verlengd, tenzij klant of leverancier de overeenkomst schriftelijk beëindigt met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden vóór het einde van de desbetreffende periode.” De kantonrechter is van oordeel dat de e-mail wisseling, waarin niet wordt gesproken over opzegging en waarin alleen ten opzichte van [onderneming] wordt gesproken over stilzetten van de lopende contracten met [eiseres] , niet kan worden aangemerkt als een opzegging als bedoeld in dit artikel. Met de brief van 18 januari 2024 kon niet (tussentijds) opgezegd worden per 1 maart 2024 4.9. Vervolgens voert Het Utrechts Archief aan dat, als zij de overeenkomst niet tijdig heeft opgezegd met de e-mails van 13 november 2023, zij de overeenkomst op 18 januari 2024 alsnog ‘tussentijds’ – bedoeld is kennelijk met hantering van een kortere opzegtermijn – heeft opgezegd, eveneens tegen 1 maart 2024. Het Utrechts Archief stelt zich daarbij op het standpunt dat in artikel 7:408 lid 1 BW bepaald is dat een overeenkomst te allen tijde kan worden opgezegd. Het verbod van artikel 15.4 Nederland ICT Voorwaarden de overeenkomst tussentijds op te zeggen, is volgens Het Utrechts Archief onredelijk bezwarend omdat het beoogt artikel 7:408 lid 1 BW buiten werking te stellen. Het artikel dient daarom buiten toepassing te blijven. De kantonrechter begrijpt deze stelling als een beroep op vernietiging van het betreffende beding op grond van artikel 6:233 sub a BW en reflexwerking van de artikelen 6:236 BW en 6:237 BW. 4.10. De kantonrechter oordeelt dat dit verweer niet slaagt. Het Utrechts Archief heeft namelijk praktisch niets aangevoerd op basis waarvan geoordeeld kan worden dat artikel 15.4 Nederland ICT Voorwaarden onredelijk bezwarend is. De enkele stelling dat met het beding wordt afgeweken van artikel 7:408 BW – zoals Het Utrechts Archief zelf ook stelt van regelend recht is en waarvan dus mag worden afgeweken – is daarvoor onvoldoende.

De kantonrechter 5.1. veroordeelt Het Utrechts Archief om aan [eiseres] te betalen een bedrag van € 20.162,50, te vermeerderen met de wettelijke handelsrente als bedoeld in artikel 6:119a BW over een bedrag van € 18.559,22, met ingang van 7 oktober 2024, tot de dag van volledige betaling, 5.2. veroordeelt Het Utrechts Archief in de proceskosten van € 2.753,37, te betalen binnen veertien dagen na aanschrijving daartoe, te vermeerderen met de kosten van betekening als Het Utrechts Archief niet tijdig aan de veroordelingen voldoet en het vonnis daarna wordt betekend, 5.3. verklaart dit vonnis uitvoerbaar bij voorraad, 5.4. wijst het meer of anders gevorderde af. Dit vonnis is gewezen door mr. A.A.T. Werner en in het openbaar uitgesproken op 16 april 2025. LMT 5629

Bovendien heeft Het Utrechts Archief niet nader gesteld of onderbouwd hoe de (tussentijdse) opzegging zich verhoudt tot de overeengekomen opzegtermijn van drie maanden. De overeenkomst is niet op basis van de redelijkheid en billijkheid per 1 maart 2024 beëindigd 4.11. Als laatste grond voor beëindiging doet Het Utrechts Archief een beroep op de aanvullende of beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid. De kantonrechter begrijpt dit verweer zo dat Het Utrechts Archief het in strijd met de redelijkheid en billijkheid vindt als [eiseres] zich op de tekst van de overeenkomst beroept ter afwering van een beroep op beëindiging van de overeenkomst per 1 maart 2024. De kantonrechter overweegt dat toepassing van artikel 6:248 BW ertoe kan leiden dat een op grond van de overeenkomst geldende regel niet van toepassing is voor zover dat in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. De kantonrechter dient daarbij echter de nodige terughoudendheid te betrachten. Alleen ‘strijd met de redelijkheid en billijkheid’ of ‘niet redelijkheid’ is onvoldoende. De kantonrechter is van oordeel dat de volgende ter sprake gekomen omstandigheden een rol kunnen spelen bij de vraag of het beroep van Het Utrechts Archief op de beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid slaagt: Het Utrechts Archief heeft weliswaar niet tijdig de overeenkomst beëindigd, maar partijen zijn het met elkaar eens dat sprake is van een misverstand en [eiseres] heeft verklaard zich voor te kunnen stellen dat dit misverstand, gelet op de situatie, is ontstaan; Ook heeft [eiseres] naar het oordeel van de kantonrechter bijgedragen aan het ontstaan van dit misverstand door zelf te concluderen dat de eerste e-mail van [A] op 13 november 2023 doorgestuurd moest worden naar [onderneming] . Daarnaast heeft [eiseres] kennelijk niet alleen bij Het Utrechts Archief de verwachting gewekt dat [onderneming] de juiste partij was om mee te corresponderen, maar ook bij [onderneming] zelf; Het Utrechts Archief heeft ruim voor het aflopen van de overeenkomst, op 18 januari 2024, alsnog/nogmaals een opzeggingsbrief gestuurd aan [eiseres] . [eiseres] wist dus (minstens) anderhalve maand voor het aflopen van het contract dat Het Utrechts Archief de overeenkomst wilde beëindigen en had hierop kunnen anticiperen. Uit de brief van 18 januari 2024 volgt dat partijen op 8 januari 2024 ook contact hebben gehad over de wens van Het Utrechts Archief tot opzegging van de lopende contracten met [eiseres] . [eiseres] levert geen diensten meer per 30 maart 2024, omdat inmiddels [onderneming] het beheer van de werkplekken op zich had genomen; Niet is gebleken dat bij hantering van een kortere opzegtermijn [eiseres] niet meer had kunnen anticiperen of schade zou hebben geleden. Dit wordt onderstreept door het feit dat tijdens de mondelinge behandeling naar voren kwam dat [eiseres] medewerkers op basis van lopende contracten en geen ad hoc contracten in dienst heeft. Ook bij een tijdige opzegging door Het Utrechts Archief, had [eiseres] zich dus niet zo maar van haar (loonbetalings)verplichtingen tegenover deze medewerkers kunnen bevrijden. 4.12. De kantonrechter is echter van oordeel dat deze omstandigheden niet tot het oordeel leiden dat het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is dat [eiseres] een beroep doet op de overeengekomen bepalingen over de duur van de overeenkomst, de voortzetting daarvan en de mogelijkheid tot beëindiging daarvan. Daarbij laat de kantonrechter zwaar wegen dat partijen afspraken hebben gemaakt over de wijze waarop de overeenkomst beëindigd kan worden, dat deze regeling niet ongebruikelijk is en de miscommunicatie tussen partijen niet uitsluitend toe te rekenen is aan [eiseres] . Het Utrechts Archief moet wettelijke handelsrente betalen 4.13. De vordering van [eiseres] tot betaling van de wettelijke handelsrente over de hoofdsom tot 7 oktober 2024 € 642,69 zal als niet weersproken worden toegewezen. Hetzelfde geldt voor de vordering tot betaling van de wettelijke handelsrente vanaf 7 oktober 2024, zoals hierna in het dictum vermeld. Het Utrechts Archief moet de buitengerechtelijke incassokosten betalen 4.14. [eiseres] vordert vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte van de vordering zal worden getoetst aan het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (hierna: het Besluit). De gevorderde vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is niet hoger dan het tarief dat in het Besluit is bepaald. Daarom wordt € 960,59 toegewezen. 4.15. [eiseres] heeft in het petitum van de dagvaarding (onder “Mitsdien”) vergoeding van informatiekosten (kosten extracten) gevorderd als onderdeel van de totale vordering van € 20.173,50 én ook als onderdeel van de proceskosten. De kosten zullen alleen worden toegewezen als onderdeel van de proceskosten en in mindering worden gebracht op de toe te wijzen vordering (exclusief proceskosten) in het petitum in de dagvaarding, te weten € 20.173,50, verminderd met € 11,00 wat neerkomt op € 20.162,50. Het Utrechts Archief moet de proceskosten betalen 4.16. Het Utrechts Archief is in het ongelijk gesteld en moet daarom de proceskosten (inclusief nakosten) betalen. De proceskosten van [eiseres] worden begroot op: - kosten van de dagvaarding € 112,37 - griffierecht € 1.409,00 - uittreksel KVK € 11,00 - salaris gemachtigde € 1.086,00 (2 punten × € 543,00) - nakosten € 135,00 (plus de kosten van betekening zoals vermeld in de beslissing) Totaal € 2.753,37 Het vonnis wordt uitvoerbaar bij voorraad verklaard 4.17. De kantonrechter zal beslissing uitvoerbaar bij voorraad verklaren, zoals is gevorderd. Dat betekent dat de beslissing moet worden gevolgd, ook als één van partijen hoger beroep instelt tegen deze beslissing. De beslissing van de kantonrechter geldt in dat geval totdat het gerechtshof een andere beslissing neemt.