Besluit vervanging papieren documenten Defensie

1. over te gaan tot routinematige en retrospectieve vervanging door digitale reproducties van de papieren documenten die op grond van de Generieke Selectielijst Defensie vanaf 1945 tot 2021 en de Selectielijst Ministerie van Defensie vanaf (1945) 2021 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze papieren documenten worden vernietigd;
2. vervanging betreft de documenten:
a. die vanaf de inwerkingtreding van dit besluit worden ontvangen of opgemaakt en worden opgenomen in het documentmanagementsysteem / recordmanagementapplicatie (DMS/RMA) DefDoc of het informatiesysteem XPostWeb;
b. die voor de inwerkingtreding van dit besluit zijn gedigitaliseerd conform het vervangingsproces, zoals beschreven in het onder 3 van dit artikel genoemde handboek routinematige vervanging en zijn opgenomen in het informatiesysteem XPostWeb;
c. die voor de inwerkingtreding van dit besluit zijn ontvangen of opgemaakt (retrospectieve vervanging).
3. vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in de bij dit besluit horende bijlagen: ‘Handboek routinematige vervanging documenten Ministerie van Defensie’ en ‘Handboek retrospectieve vervanging documenten Ministerie van Defensie’.

Dit besluit is niet van toepassing op:
a. personele documenten die volgens de Index personeelsdossiers Defensie in het personeelsdossier worden opgenomen;
b. documenten met een rubricering hoger dan departementaal vertrouwelijk;
c. documenten die op grond van internationale verdragen of wettelijke bepalingen in de originele vorm bewaard moeten blijven;
d. documenten betreffende (internationale) overeenkomsten en samenwerkingsverbanden;
e. documenten die door hun eigenschappen, vormgeving of rol in een proces niet te vervangen zijn volgens de eisen die hierbij horen.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in de Staatscourant.

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit vervanging papieren documenten Defensie.