Beleid procesrecht herstel toeslagen

Deze beleidsregels zien op de procesrechtelijke aspecten van de uitvoering van de Wet hersteloperatie toeslagenen de toepassing van de Algemene wet bestuursrechtdoor de Directie Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) als onderdeel van de Dienst Toeslagen.

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
Awb:Algemene wet bestuursrecht;
BAC: Bezwaarschriftenadviescommissie, bedoeld in artikel 3 van de Instellingsregeling Bezwaarschriftenadviescommissie hersteloperatie toeslagen;
bezwaardossier: de op de zaak betrekking hebbende stukken, als bedoeld in artikel 7:4, tweede lid Awb;
clusterdirecteur: clusterdirecteur van de directie Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen, bedoeld in artikel 7b, derde lid, van het Organisatiebesluit Directoraten-Generaal Belastingdienst, Toeslagen en Douane 2021;
CWS: Commissie aanvullende schadevergoeding werkelijke schade, bedoeld in artikel 3 van de Instellingsregeling commissie aanvullende schadevergoeding werkelijke schade;
directeur: directeur van de directie Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen, bedoeld in artikel 7b, eerste lid, van het Organisatiebesluit Directoraten-Generaal Belastingdienst, Toeslagen en Douane 20211Stcr 2024, 131;
Instellingsregeling BAC: de Instellingsregeling Bezwaarschriftenadviescommissie hersteloperatie toeslagen;
ouderverhaal: gelegenheid die ouders wordt geboden om hun aanvraag om compensatie toe te lichten en daarbij hun persoonlijke verhaal naar voren te brengen;
UHT: directie Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen, bedoeld in artikel 7b, derde lid, van het Organisatiebesluit Directoraten-Generaal Belastingdienst, Toeslagen en Douane 2021, als onderdeel van de Dienst Toeslagen;
vaktechnisch coördinator: medewerker van de directie Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen die namens de directeur binnen de directie Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen verantwoordelijk is voor de vaktechnische kwaliteit op het gebied van de vakinhoud en het procesrecht;
Wht:Wet hersteloperatie toeslagen.

1. Als belanghebbenden zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, vindt correspondentie in ieder geval plaats met de gemachtigde.
2. UHT legt over relevante processtappen contact met gemachtigden, waaronder in ieder geval het plannen van het ouderverhaal of van een ambtelijke hoorzitting in bezwaar, alsmede bij een vooraankondiging of het voornemen om van voorlegging aan de BAC af te zien.
3. Beschikkingen worden bekend gemaakt door toezending aan de gemachtigde.
4. Als UHT gebruik maakt van de bevoegdheid om wegens ernstige bezwaren een gemachtigde, niet zijnde een advocaat, te weigeren, motiveert UHT die beslissing zo concreet mogelijk aan de hand van individuele gedragingen.

UHT maakt behandelkaders en werkinstructies die beleid bevatten zo veel mogelijk actief openbaar, waaronder in ieder geval instructies waar in beschikkingen of de voorbereiding op die beschikkingen naar wordt verwezen.

Paragraaf 3en 4 van het Besluit Bestuursrecht Toeslagenzijn onverkort van toepassing op UHT, met dien verstande dat onder ambtenaren ook andere medewerkers worden verstaan.

1. UHT tekent op het bezwaarschrift de datum van ontvangst aan.
2. UHT bevestigt de ontvangst van het bezwaarschrift schriftelijk binnen 10 werkdagen. UHT doet daarbij mededeling van de toepasselijke wettelijke beslistermijn en licht het bezwaarproces schriftelijk toe.
3. UHT beoordeelt of het bezwaar compleet is. Als het bezwaar nog niet compleet is, biedt UHT de gelegenheid het bezwaar te completeren aan de hand van het bepaalde in artikel 3.3.
4. De behandelaar van het bezwaar neemt telefonisch contact op met de indiener van het bezwaarschrift of diens gemachtigde om het bezwaar en de invulling van de bezwaarschriftprocedure te bespreken.
5. UHT kan afwijken van het vierde lid als de indiener van het bezwaar of de gemachtigde op enige wijze te kennen heeft gegeven geen telefonisch contact te willen.
6. UHT bespreekt in ieder geval:
– Als er geen gemachtigde is en indien van toepassing: de mogelijkheid van gesubsidieerde rechtsbijstand;
– de mogelijkheid om het bezwaar informeel op te lossen;
– indien van toepassing: de eventuele mogelijkheden voor mediation;
– de verdere route van het bezwaar, waaronder bij de bezwaren die onder artikel 3, tweede lid, onder a van de instellingsregeling BAC vallen: de mogelijkheden om het bezwaar ambtelijk en dus zonder advies van de BAC af te doen;
7. Als UHT een schriftelijke reactie opstelt, geeft UHT de indiener van het bezwaar de gelegenheid daarop te reageren. UHT beziet met de indiener van het bezwaar de mogelijkheden om het bezwaar informeel op te lossen.

1. UHT gaat uit van de wettelijke beslistermijn zonder inzet van de BAC, tenzij binnen die termijn wordt besloten tot inzet van de BAC.
2. UHT stemt overeenkomstig artikel 7:10, vierde lid, onder b, Awbin met een verzoek de afhandeling van het bezwaar uit te stellen, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.

1. Als het bezwaarschrift nog niet volledig is, dan biedt UHT een termijn om dit aan te vullen van:
a. tenminste vier weken, als het verzuim gelegen is in het ontbreken van de gronden van het bezwaar;
b. tenminste twee weken als het verzuim ziet op het ontbreken van de naam en het adres van de indiener, de dagtekening of een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.
2. Bij of voorafgaand aan de gelegenheid om gronden aan te voeren, verstrekt UHT het bezwaardossier. Als het bezwaardossier later wordt verstrekt, waarborgt UHT dat ouders vier weken de tijd hebben om gronden aan te vullen voordat een hoorzitting plaatsvindt of een beschikking wordt genomen. Deze termijn laat de gelegenheid onverlet om ook tijdens de verdere behandeling van het bezwaar gronden aan te vullen.
3. Op verzoek van de indiener van het bezwaar kan UHT een andere termijn bieden, waarbij in ieder geval rekening wordt gehouden met bijzondere individuele omstandigheden van de indiener van het bezwaar of diens gemachtigde.
4. Als een verzuim na toepassing van de voorgaande leden nog niet is hersteld, krijgt de indiener van het bezwaarschrift een uiterste termijn van in ieder geval twee weken om het verzuim te herstellen. UHT biedt deze uiterste termijn niet als een beroep niet tijdig beslissen is ingediend.
5. UHT wijst de indiener van het bezwaarschrift er expliciet op dat het bezwaar niet-ontvankelijk kan worden verklaard, als het verzuim niet tijdig wordt hersteld.
6. Voordat UHT een onvolledig bezwaar als bedoeld in het eerste lid daadwerkelijk niet-ontvankelijk verklaart, zoekt UHT op andere wijze dan schriftelijk contact met de indiener van het bezwaar. Daarmee biedt UHT een laatste mogelijkheid een verzuim onverwijld te herstellen. UHT hanteert daarbij een termijn van twee werkdagen na de dag waarop contact is gelegd. Als telefonisch contact leggen niet mogelijk is, laat UHT zo mogelijk een bericht achter en stuurt UHT zo mogelijk tevens een bericht per e-mail.

1. UHT hanteert in bezwaarclausules de volgende uitgangspunten:
a) De overschrijding van de in artikel 6:7 bedoelde bezwaartermijn van zes weken wordt in ieder geval niet tegengeworpen als het bezwaarschrift binnen tien weken na het verstrijken van de bezwaartermijn is ingediend, belanghebbende wordt uitdrukkelijk op die termijn gewezen;
b) UHT wijst belanghebbende tevens op de mogelijkheid om pro forma bezwaar te maken en pas later de gronden aan te vullen, alsmede dat te late indiening van het bezwaar kan leiden tot niet-ontvankelijk verklaring.
2. Als belanghebbende niet is gewezen op de in het eerste lid bedoelde termijn, dan werpt UHT een termijnoverschrijding niet tegen, tenzij het bezwaarschrift onredelijk laat is ingediend.
3. De UHT beschouwt een bezwaar niet als onredelijk laat ingediend als het bezwaarschrift uiterlijk 31 december 2024 is ingediend, dan wel, indien de beschikking is afgeven na 31 december 2023, binnen een jaar volgend op de dagtekening van de beschikking;
4. UHT beschouwt een bezwaar als onredelijk laat ingediend als de indiening pas plaatsvindt nadat de besluitvorming op een aanvraag om het vergoeden van aanvullende werkelijke schade en een eventueel daarop volgend bezwaar is afgerond of als anderszins vergoeding van de werkelijke schade heeft plaatsgevonden. De in het derde lid bedoelde termijn is in dat geval niet van toepassing.
5. Als UHT niet reeds op grond van voorgaande leden niet-ontvankelijk verklaring van het bezwaar achterwege laat, beoordeelt UHT steeds of er sprake is van verschoonbare redenen om een termijnoverschrijding achterwege te laten. UHT stelt de indiener van het bezwaar in de gelegenheid om bijzondere omstandigheden aan te voeren omtrent de verschoonbaarheid, overeenkomstig de in artikel 3.3, eerste lid, onder abedoelde termijn.
6. UHT betrekt bij de beoordeling van de verschoonbaarheid in ieder geval de situatie dat er door UHT niet reeds tijdens de integrale beoordeling desgevraagd een ouderdossier is verstrekt en er binnen zes weken bezwaar wordt gemaakt na het alsnog verstrekken van dat dossier.

1. UHT streeft naar een oplossingsgerichte afhandeling van bezwaren en het finaal beslechten van voorliggende geschillen.
2. UHT en de belanghebbende kunnen een vaststellingsovereenkomst sluiten waarin de finale beslechting van het voorliggende geschil wordt neergelegd.
3. In de vaststellingsovereenkomst wordt duidelijk vastgelegd op welke procedures de vaststellingsovereenkomst betrekking heeft.

In bezwaar verricht UHT een volledige heroverweging, die naast een beoordeling van de aangevoerde bezwaargronden ook ziet op beleidsmatige aspecten.

1. Als UHT voornemens is belanghebbende ambtelijk te horen, dan stelt UHT zoveel mogelijk in onderling overleg een datum en tijdstip vast en bevestigt UHT deze schriftelijk.
2. Als het niet lukt om in onderling overleg een tijdstip vast te stellen, dan nodigt UHT de belanghebbende uit door schriftelijk kennis te geven van datum en tijd.
3. Belanghebbende kan verzoeken om een ander tijdstip, dat in onderling overleg wordt vastgesteld, in beginsel binnen vier weken na de datum van de uitnodigingsbrief dan wel binnen twee weken na de oorspronkelijk geplande hoorzitting.
4. Als belanghebbende voorafgaand aan de zitting om verder uitstel vraagt, dan wordt in beginsel eenmalig uitstel verleend voor maximaal vier weken.
5. In afwijking van het vierde lid, biedt UHT in het geval van een beroep niet tijdig beslissen alleen verder uitstel aan wegens gegronde redenen en voor een termijn van in beginsel niet langer dan twee weken.
6. Als belanghebbende zonder opgave van reden niet is verschenen, dan wordt belanghebbende in de gelegenheid gesteld om aan te geven of een hoorzitting nog gewenst is en zo ja, om de redenen voor het niet verschijnen aan te voeren. UHT biedt daartoe een termijn van in beginsel één week en niet meer dan twee weken. Bij het uitblijven van een reactie handelt UHT het dossier af zonder een nieuwe hoorzitting in te plannen. Als belanghebbende wel reageert wordt beoordeeld of er sprake is van gegronde redenen. Indien daar sprake van is, wordt overeenkomstig de termijnen in het vierde dan wel vijfde lid een nieuwe hoorzitting gepland.
7. UHT hoort in beginsel met twee medewerkers, één van de medewerkers fungeert als voorzitter, de andere medewerker draagt zorg voor de verslaglegging.
8. UHT maakt geen gebruik van de mogelijkheid om op grond van artikel 7:3, aanhef en onder d, Awbvan horen af te zien.

1. Als UHT voornemens is een bezwaar af te doen zonder advies van de BAC, dan stelt UHT de indiener van het bezwaar in de gelegenheid om te reageren op die voorgenomen afdoening. De wijze waarop dat gebeurt kan telefonisch, schriftelijk of tijdens de hoorzitting en wordt vastgelegd ten behoeve van het dossier.
2. Als de indiener van het bezwaar op grond van artikel 9a van de instellingsregeling BACrecht heeft op advisering door de BAC, wordt de persoon in kwestie daarop gewezen, onder vastlegging ten behoeve van het dossier.
3. Als UHT en de indiener van het bezwaar op grond van artikel 3, derde lid onder a, van de instellingsregeling BACovereenkomen het bezwaar niet voor te leggen aan de BAC, dan wordt de daartoe uitdrukkelijk en zonder voorbehoud strekkende verklaring van de indiener van het bezwaar schriftelijk vastgelegd ten behoeve van het dossier.
4. UHT legt de opvolging van evidente advieslijnen van de BAC vast op haar website. Als reden om van voorlegging aan de BAC af te zien, beroept UHT zich alleen op de opvolging van gepubliceerde advieslijnen, ook als de wijze van opvolging door UHT afwijkt van de advisering door de BAC.

Deze beleidsregels treden in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij worden geplaatst.

Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleid procesrecht herstel toeslagen.
Deze beleidsregels zullen met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.