Reglement van de Koninklijke Bibliotheek 2023

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Algemeen Bestuurscollege: het algemeen bestuur van de Koninklijke Bibliotheek zoals bedoeld in artikel 13.3 van de WHW;
b. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;
c. Awb:Algemene wet bestuursrecht;
d. BW: Burgerlijk Wetboek;
e. Directeur-bibliothecaris: de bibliothecaris van de Koninklijke Bibliotheek zoals bedoeld in artikel 13.5 van de WHW, aangeduid als Algemeen Directeur;
f. Instellingsbestuur: het Algemeen Bestuurscollege. (Ontleend aan art. 13.3, lid 1 van de WHW).
g. Kaderwet:Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;
h. Machtiging: Een handeling zijnde noch een publiekrechtelijke noch een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het betreft het doen van feitelijke handelingen.
i. Mandaat: De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Degene aan wie een bevoegdheid is gemandateerd, mag die bevoegdheid (onder)mandateren aan hiërarchische ondergeschikten.
j. Onze minister: Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
k. Schakelbepaling: De bepalingen in artikel 10: 12 van de Awb omtrent mandaat zijn van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.
l. Volmacht: De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.
m. WHW:Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
n. Woo:Wet open overheid;
o. Wsob:Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;

1. De bevoegdheid tot regeling en bestuur van de Koninklijke Bibliotheek berust bij het Algemeen Bestuurscollege voor zover die bevoegdheid niet bij of krachtens de WHW aan de directeur-bibliothecaris is opgedragen. Het Algemeen Bestuurscollege oefent de taken en bevoegdheden uit die bij of krachtens de WHW, de Wsob en de Kaderwet aan het instellingsbestuur zijn opgedragen, voor zover bij of krachtens hoofdstuk 13 van de WHW niet anders is bepaald. (Ontleend aan art. 13.3, lid 1 van de WHW).
2. Het Algemeen Bestuurscollege laat zich bij de uitvoering van zijn taken leiden door de taakstelling van de Koninklijke Bibliotheek als de nationale bibliotheek, zoals omschreven in artikel 1.5, lid 2 van de WHW en, ten aanzien van de taken genoemd onder a tot en met c, in artikel 9 van de Wsob.
De Koninklijke Bibliotheek is als nationale bibliotheek werkzaam op het gebied van het bibliotheekwezen en heeft in ieder geval tot taak:
a. de informatievoorziening op het gebied van de Nederlandse geschiedenis, cultuur en samenleving, aan het hoger onderwijs, het wetenschappelijk onderzoek, het openbaar bestuur en de uitoefening van beroep of bedrijf;
b. het aansturen van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen door: 1. afstemming en coördinatie;
2. educatie, informatie en reflectie; en
3. vertegenwoordiging en promotie;
1. afstemming en coördinatie;
2. educatie, informatie en reflectie; en
3. vertegenwoordiging en promotie;
c. het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek; en
d. het verzorgen van een bibliotheekvoorziening van noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap;
e. het zorg dragen voor de nationale bibliotheekverzameling van geschreven, gedrukte en digitale publicaties;
f. het bevorderen van de totstandkoming en instandhouding van nationale voorzieningen voor duurzaam behoud, beheer, ontsluiting en beschikbaarstelling van de nationale bibliotheekverzameling op haar werkterrein;
g. het verrichten van onderzoek, gericht op de voorbereiding en uitvoering van het beleid op het in de wet genoemde terrein;
h. het zorg dragen voor landelijke programma’s voor conservering en digitalisering;
i. het bijdragen aan de internationale infrastructuur voor de duurzame toegankelijkheid van digitale wetenschappelijke publicaties;
j. het bevorderen van de afstemming met overige wetenschappelijke bibliotheken in en buiten Nederland;
k. het bevorderen van de samenwerking met archieven, musea en uitgeverijen op haar werkterrein;
l. het bevorderen van de internationale samenwerking op haar werkterrein.

1. Het Algemeen Bestuurscollege stelt een instellingsplan vast uiterlijk vier jaar na het tijdstip van vaststelling van het vorige plan en zendt dit na vaststelling onverwijld aan Onze minister. Het plan geeft een omschrijving van de inhoud en de specificatie van het voorgenomen beleid van de Koninklijke Bibliotheek voor die periode. Het Algemeen Bestuurscollege maakt het plan openbaar. (Ontleend aan art. 2.2 en 2.2a van de WHW).
2. In een apart onderdeel van het instellingsplan wordt invulling gegeven aan de taken als bedoeld in artikel 9 van de Wsob. Daarnaast wordt in een onderdeel van het instellingsplan, het beheerplan, specifiek ingegaan op de wijze waarop de Koninklijke Bibliotheek de landelijke digitale bibliotheek in stand houdt. (Ontleend aan art. 19, lid 3 en art. 17, lid 2 van de Wsob).

1. Het Algemeen Bestuurscollege stelt elke vier jaar een gezamenlijk collectieplan vast voor de deelnemers van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen als bedoeld in artikel 7 Wsob. (Ontleend aan art. 10, lid 1 van de Wsob).
2. Ten behoeve van de gezamenlijke catalogus voor de landelijke digitale bibliotheek, stelt het Algemeen Bestuurscollege regels over het tijdstip en de wijze waarop gegevens over de collectie en de beschikbaarheid daarvan door lokale bibliotheken en provinciale ondersteuningsinstellingen worden verstrekt aan de Koninklijke Bibliotheek. (Ontleend aan art. 11, lid 1 en lid 3 van de Wsob).

Ten behoeve van het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek door de Koninklijke Bibliotheek stelt het Algemeen Bestuurscollege een reglement vast voor de toegang tot digitale werken. (Ontleend aan art. 17, lid 1 onder c van de Wsob).

De Koninklijke Bibliotheek verricht namens de Staat der Nederlanden het inkopen van werken voor de landelijke digitale bibliotheek. De inkoop wordt uitsluitend verricht op voordracht van vertegenwoordigers van de lokale bibliotheken, welke is afgestemd op het bedrag dat Onze minister jaarlijks aan de Koninklijke Bibliotheek ter beschikking stelt voor het inkopen van werken. (Ontleend aan art. 18 van de Wsob).

1. Ten behoeve van de taken bedoeld in artikel 9 van de Wsob kan de Koninklijke Bibliotheek subsidie verstrekken. (Ontleend aan art. 20, lid 1 van de Wsob).
2. Indien de Koninklijke Bibliotheek subsidie verstrekt, stelt het Algemeen Bestuurscollege een subsidiereglement vast waarin in ieder geval wordt vastgelegd de werkwijze, de procedures en de criteria die het bestuur bij het verstrekken van subsidies hanteert, alsmede de verplichtingen die aan de subsidieontvanger worden opgelegd. (Ontleend aan art. 20, lid 2 van de Wsob).
3. Onze minister kan het Algemeen Bestuurscollege voorschrijven een subsidiereglement te wijzigen met betrekking tot de vaststelling van een subsidieplafond en de wijze van verdeling daarvan, de betaling en terugvordering van de subsidie alsmede de verlening van voorschotten op de subsidie. (Ontleend aan art. 20, lid 3 van de Wsob).
4. Het besluit tot vaststelling van een subsidiereglement of een wijziging daarvan treedt slechts in werking na goedkeuring door Onze minister. (Ontleend aan art. 20, lid 4 van de Wsob).

1. Het Algemeen Bestuurscollege vergadert zo dikwijls de voorzitter of twee leden dit wenselijk achten, doch tenminste vier keer per jaar.
2. Het Algemeen Bestuurscollege kan slechts besluiten nemen wanneer tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. Wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven waarin ongeacht het aantal aanwezige leden besluiten kunnen worden genomen.
3. Onverminderd het bepaalde in zijn taakomschrijving heeft de directeur-bibliothecaris de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen – waaronder begrepen het verzenden van een oproepingsbrief, de concept-agenda en de bijbehorende vergaderstukken – de verslaglegging, alsmede de uitvoering van de besluiten, voorzover het Algemeen Bestuurscollege een en ander zichzelf niet heeft voorbehouden. Hij woont de vergaderingen met raadgevende stem bij.
4. De termijn van oproeping bedraagt, tenzij de voorzitter om spoedeisende redenen anders beslist, tenminste zes dagen, de dag van oproeping en van vergadering niet meegerekend.
5. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter met inachtneming van eventuele voorwaarden van het Algemeen Bestuurscollege, buiten de vergadering besluiten nemen namens het Algemeen Bestuurscollege. Dergelijke besluiten worden zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht van het Algemeen Bestuurscollege.

Het Algemeen Bestuurscollege bestaat uit een voorzitter, tevens lid, en ten hoogste vier andere leden. Het aantal leden wordt door Onze minister bepaald. (Ontleend aan art. 13.3, lid 2 van de WHW).

1. De leden van het Algemeen Bestuurscollege worden door Onze minister benoemd, geschorst en ontslagen. De benoeming geschiedt voor een door Onze minister te bepalen termijn. (Ontleend aan art. 13.3, lid 3 van de WHW).
2. De leden van het Algemeen Bestuurscollege kunnen door Onze minister, de overige leden van het Algemeen Bestuurscollege gehoord, worden geschorst en tussentijds ontslagen. (Ontleend aan art. 13.3, lid 4 van de WHW).
3. Schorsing en ontslag vindt slechts plaats wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid voor de vervulde functie dan wel wegens andere zwaarwegende in de persoon van de betrokkene gelegen redenen. Ontslag vindt voorts plaats op eigen verzoek. (Ontleend aan art. 12, lid 2 van de Kaderwet).

1. Een lid van het Algemeen Bestuurscollege vervult geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie of de handhaving van zijn onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin. (Ontleend aan art. 13, lid 1 van de Kaderwet).
2. Een lid van het Algemeen Bestuurscollege meldt het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie aan Onze minister. (Ontleend aan art. 13, lid 2 van de Kaderwet).
3. Nevenfuncties van een lid van het Algemeen Bestuurscollege anders dan uit hoofde van zijn functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het ter inzage leggen van een opgave van deze nevenfuncties bij de Koninklijke Bibliotheek en bij Onze minister. (Ontleend aan art. 13, lid 3 van de Kaderwet).

1. Onze minister kan aan een of meer leden van het Algemeen Bestuurscollege een bezoldiging of toelage toekennen. (Ontleend aan art. 13.3, lid 5 van de WHW).
2. Buiten de bezoldiging of de schadeloosstelling en de vergoeding van bijzondere kosten in verband met zijn functie geniet een lid van het Algemeen Bestuurscollege geen inkomsten ten laste van de Koninklijke Bibliotheek. (Ontleend aan art. 14, lid 3 van de Kaderwet).
3. In het jaarverslag wordt een geaccumuleerde opgave gedaan van het bedrag van de bezoldigingen of schadeloosstellingen, met inbegrip van de pensioenlasten en van andere uitkeringen, voor de gezamenlijke leden van het Algemeen Bestuurscollege (Ontleend aan art. 14, lid 4 van de Kaderwet).

De voorzitter van het Algemeen Bestuurscollege vertegenwoordigt de Koninklijke Bibliotheek in en buiten rechte. (Ontleend aan art. 13.3, lid 6 van de WHW).

De voorzitter wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door het langst zittende bestuurslid, dan wel bij eenzelfde aantal zittingsjaren van twee of meer langst zittende bestuursleden door de oudste van hen.

1. Het Algemeen Bestuurscollege stelt jaarlijks, voorafgaand aan het desbetreffende begrotingsjaar, de begroting vast. Het Algemeen Bestuurscollege zendt de begroting, alsmede wijzigingen van de begroting binnen veertien dagen na de vaststelling ter kennisgeving aan Onze minister. Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar. (Ontleend aan art. 2.8, lid 1 van de WHW en aan art. 26 van de Kaderwet).
2. De begroting behelst een voorstel aan Onze minister over het bedrag dat in het betreffende jaar in de rijksbegroting zal worden opgenomen en een voorstel aan Onze minister aangaande de in het betreffende jaar te hanteren tarieven. Indien de Koninklijke Bibliotheek andere baten of inkomsten raamt, worden deze afzonderlijk vermeld en van een toelichting voorzien. (Ontleend aan art. 28 van de Kaderwet).
3. In een apart onderdeel van de begroting wordt invulling gegeven aan de taken als bedoeld in artikel 9 van de Wsob, waarbij een allocatie van middelen is opgenomen die overeenstemt met het instellingsplan. (Ontleend aan art. 19, lid 3 Wsob).
4. Het Algemeen Bestuurscollege draagt zorg voor wijziging van de begroting indien de vastgestelde rijksbijdrage afwijkt van de in de begroting opgenomen geraamde rijksbijdrage, alsmede in geval van een nader bepaalde rijksbijdrage. (Ontleend aan art. 2.8, lid 3 van de WHW).
5. Indien gedurende het jaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke en de begrote baten en lasten dan wel inkomsten en uitgaven, doet de Koninklijke Bibliotheek daarvan onverwijld mededeling aan Onze minister onder vermelding van de oorzaak van de verschillen. (Ontleend aan art. 30 van de Kaderwet).
6. Het Algemeen Bestuurscollege doet de noodzakelijke uitgaven binnen de grenzen van de vastgestelde of gewijzigde begroting. (Ontleend aan art. 2.8, lid 4 van de WHW).
7. Af- en overschrijving op de uitgaafposten van de begroting kunnen door het Algemeen Bestuurscollege geschieden in de gevallen, voorzien in de door het Algemeen Bestuurscollege ter zake vast te stellen regels. (Ontleend aan art. 2.8, lid 5 van de WHW).

1. Het Algemeen Bestuurscollege dient jaarlijks voor 15 maart bij Onze minister een verslag en jaarrekening in. Het besluit tot vaststelling van de jaarrekening behoeft de goedkeuring van Onze minister. (Ontleend aan art. 18, lid 1 en art. 34 van de Kaderwet en art. 2.9, lid 6 van de WHW).
2. Het jaarverslag wordt aan beide kamers der Staten-Generaal toegezonden. (Ontleend aan art. 18, lid 2 van de Kaderwet).
3. Het verslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, het jaarverslag en overige financiële gegevens. Uit het verslag dient te blijken in hoeverre sprake is van een behoorlijke uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve waarvan de rijksbijdrage is verleend en van een doelmatige aanwending van de rijksbijdrage, mede in het licht van het instellingsplan. (Ontleend aan art. 2.9 van de WHW).
4. In een apart onderdeel van het jaarverslag wordt beleidsmatig en financieel verantwoording afgelegd over de taken als bedoeld in artikel 9 van de Wsob. (Ontleend aan art. 19, lid 3 van de Wsob).
5. In het jaarverslag doet de Koninklijke Bibliotheek verslag van hetgeen zij heeft gedaan teneinde de personen en instellingen die met de Koninklijke Bibliotheek in aanraking komen zorgvuldig te behandelen, zoals de zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften en klachten die zijn ontvangen en de wijze waarop de Regeling bezwarenprocedure KB en de Klachtregeling KB (Zie de Bijlagen 5 en 6 bij het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek) worden toegepast. Daarnaast wordt in het jaarverslag vermeld welke voorzieningen zijn getroffen waardoor personen en instellingen die met de Koninklijke Bibliotheek in aanraking komen in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbeteringen van werkwijzen en procedures te doen. (Ontleend aan art. 19 van de Kaderwet).

1. Binnen het kader van het door het Algemeen Bestuurscollege vastgestelde beleid berust de leiding van de Koninklijke Bibliotheek bij de directeur-bibliothecaris. (Ontleend aan art. 13.5, lid 1 van de WHW).
2. De directeur-bibliothecaris heeft tot taak het beleid van het Algemeen Bestuurscollege voor te bereiden en ten uitvoer te leggen. (Ontleend aan art. 13.5, lid 2 van de WHW).
3. De directeur-bibliothecaris is bevoegd om uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan binnen het kader van de door het Algemeen Bestuurscollege vastgestelde begroting.
4. De directeur-bibliothecaris ontvangt van het Algemeen Bestuurscollege mandaat, volmacht en machtiging om de taken en bevoegdheden van de Koninklijke Bibliotheek op een ordentelijke wijze uit te kunnen oefenen. (Besluit Mandaat-,Volmacht-, en Machtigingsregeling Koninklijke Bibliotheek 2022 is opgenomen in Bijlage 1 bij dit reglement).
5. De directeur-bibliothecaris is namens het Algemeen Bestuurscollege bevoegd de taken en bevoegdheden in lid 4 in (onder)mandaat en in (onder)volmacht te verlenen. (Ontleend aan art. 3:41 en art. 10:5 Awb).

1. Het Algemeen Bestuurscollege kan bijzondere regelingen vaststellen inzake onderdelen of aspecten van de organisatie.
2. Het Algemeen Bestuurscollege heeft de volgende bijzondere regelingen vastgesteld;
a) Besluit Volmachtsregeling personeelsbeleid/ personeelsbeheer Koninklijke Bibliotheek 2022 (Bijlage 2).
b) Besluit Mandaatregeling Algemeen Directeur Koninklijke Bibliotheek Algemene Verordening Gegevensbescherming 2022 (Bijlage 3).
c) Besluit Mandaatregeling subsidie Koninklijke Bibliotheek 2022 (Bijlage 4).

Het Algemeen Bestuurscollege verschaft desgevraagd alsmede uit eigen beweging informatie over de Koninklijke Bibliotheek aan belanghebbenden en belangstellenden. In de Wet open overheid (Woo) is geregeld in welke gevallen het verschaffen van informatie achterwege blijft. (Ontleend aan art. 13.8, lid 1 van de WHW).

1. Het Algemeen Bestuurscollege stelt regels vast voor het berekenen van tarieven bij het op verzoek verschaffen van informatie. (Ontleend aan art. 13.8, lid 2 van de WHW).
2. Het Algemeen Bestuurscollege stelt, nadat door de Koninklijke Bibliotheek overleg is gevoerd met vertegenwoordigers van de lokale bibliotheken, tarieven vast voor de toegang tot digitale werken of het gebruik van digitale diensten of bronnen. (Ontleend aan art. 14 van de Wsob).
3. Voor zover de Koninklijke Bibliotheek bevoegd is tot het vaststellen van tarieven, behoeft de hoogte van de vastgestelde tarieven de goedkeuring van Onze minister. De goedkeuring is niet vereist indien de Koninklijke Bibliotheek is gebonden aan een maximumbedrag voor het tarief. (Ontleend aan art. 17 Kaderwet).

1. Van toepassing zijn de bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) over besluiten, c.q. beschikkingen, alsmede die over bezwaar en beroep. Ten behoeve van een beslissing op een bezwaar kan het Algemeen Bestuurscollege zich laten adviseren door een adviescommissie.
2. Voor de behandeling van bezwaar en beroep kan het Algemeen Bestuurscollege bijzondere reglementen vaststellen.
3. Het Algemeen Bestuurscollege heeft de volgende bijzondere reglementen vastgesteld;
a) De Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek (Bijlage 5).
b) De Klachtregeling Koninklijke Bibliotheek (Bijlage 6).

Dit reglement vervangt het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek van 3 september 2020

Het reglement treedt in werking een dag na bekendmaking van de vaststelling ervan in de Staatscourant.