Regeling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW 2019

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:
beklaagde: degene op wie de klacht betrekking heeft;
commissie: klachtencommissie, bedoeld in artikel 3;
hoofd P&O: hoofd van het domein P&O bij het ministerie, als bedoeld in artikel 10;
klager: medewerker die een klacht heeft ingediend bij de commissie;
medewerker: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie of onder haar ressorterende diensten;
minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
ongewenste omgangsvormen: iedere vorm van sociale interactie waarbij sprake is van factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten;
secretaris-generaal: secretaris-generaal van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
vertrouwenspersoon: een als zodanig aangewezen persoon.

Artikel 2

De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich, al dan niet met behulp van een vertrouwenspersoon, wenden tot zijn direct leidinggevende of een klacht indienen bij de commissie.

Artikel 3

1. Er is een Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen OCW.
2. De commissie bestaat uit:
– een voorzitter, tevens lid,
– een plaatsvervangend voorzitter, tevens lid, en
– vier overige leden.

Artikel 4

1. Benoeming en ontslag van de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en leden geschiedt door de secretaris-generaal.
2. Voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden zijn afkomstig van buiten het ministerie.
3. Ten minste twee van de commissieleden zijn vrouw; ten minste twee van de commissieleden hebben een bi-culturele achtergrond.
4. De benoemingstermijn van voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden bedraagt, behoudens tussentijds ontslag, vier jaar en kan telkens met vier jaar worden verlengd.
5. De secretaris-generaal zorgt- in samenspraak met de voorzitter van de commissie – voor de aanwezigheid van voldoende deskundigheid op psychosociaal of juridisch gebied bij de leden van de commissie.

Artikel 5

De commissie wordt bijgestaan door een (ambtelijk) secretaris, die wordt aangewezen door het hoofd P&O.

Artikel 6

1. De commissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar elke bij haar ingediende klacht en het uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen.
2. De commissie brengt schriftelijk advies uit aan de secretaris-generaal.
3. Afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrechtis van toepassing.
4. Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel klager als aangeklaagde bereid blijkt tot bemiddeling of mediation, schort de commissie de behandeling van de klacht op.
5. Als de commissie tijdens het onderzoek naar de klacht feiten of omstandigheden constateert of vermoedt die voor de minister of het ministerie politieke gevolgen of imagoschade met zich mee zouden kunnen brengen, licht de voorzitter terstond de secretaris-generaal in.
6. Als de commissie op basis van haar onderzoek constateert dat de klacht te kwader trouw is ingediend, wordt dit in ieder geval vermeld in het rapport van bevindingen.

Artikel 7

De bij de behandeling van de klacht betrokken leden van de commissie stellen het rapport en het advies bij meerderheid van stemmen vast.
1. Voorzitter en secretaris ondertekenen het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.
2. De secretaris draagt zorg voor de verzending van het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

Artikel 8

In het kader van het onderzoek naar een klacht kan de commissie:
a. derden uitnodigen voor een gesprek om tekst, uitleg en inlichtingen te verschaffen;
b. verzoeken om toezending van stukken die betrekking hebben op de klacht;
c. een onderzoek op de werkplek instellen of doen instellen;
d. zich door deskundigen van advies bijstand te laten dienen;
e. ook anderszins de medewerking te vragen die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.

Artikel 9

1. De commissie registreert – door toedoen van haar secretaris – alle schriftelijk ingediende klachten.
2. De commissie brengt jaarlijks een verslag uit aan de secretaris-generaal.
3. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten in het voorgaande kalenderjaar en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten.
4. Het verslag wordt ter informatie toegestuurd aan de Departementale Ondernemingsraad en aan de vertrouwenspersonen OCW.

Artikel 10

1. De commissie draagt er zorg voor dat de op de klachten betrekking hebbende dossiers die zijn aangelegd worden overgedragen aan het hoofd P&O voor het concern. De dossiers zijn alleen toegankelijk voor de minister, de secretaris-generaal, het hoofd P&O voor het concern, de voorzitter van de commissie en de secretaris.
2. Het hoofd P&O voor het concern ziet toe op de zorgvuldige bewaring van de overgedragen dossiers en draagt zorg voor de vernietiging hiervan overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

Artikel 11

De secretaris-generaal biedt de leden van de commissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.

Artikel 12

Voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden ontvangen per vergadering een vergoeding op grond van artikel 2 van het Besluit vergoedingen adviescommissies en colleges, waarbij aan de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter 130% wordt toegekend van de hoogte van de vergoeding per vergadering die aan de andere leden wordt toegekend. Zij ontvangen een reiskostenvergoeding conform het Reisbesluit binnenland.

Artikel 13

1. De commissie en zijn secretaris gebruiken de informatie die hen tijdens de klachtbehandeling ter kennis komt niet voor andere doeleinden dan voor het advies over de betreffende klacht en de jaarlijkse rapportage aan de secretaris-generaal. Voor het overige zijn de commissie en zijn secretaris gehouden aan de geheimhoudingsplicht.
2. Klager, beklaagde en eventuele andere betrokkenen zijn verplicht de informatie die hen tijdens de klachtbehandeling ter kennis komt geheim te houden.