Bestuursreglement ZonMw 2019

In dit bestuursreglement wordt verstaan onder:
a. bestuur ZonMw: het bestuur als bedoeld in artikel 2.1 van de Samenwerkingsovereenkomst ZON * NWO;
b. bestuursreglement NWO: bestuursreglement als bedoeld in artikel 8 van de NWO-wet;
c. directeur: directeur van ZonMw als bedoeld in artikel 6 Wet ZON en artikel 2.3 van de Samenwerkingsovereenkomst ZON * NWO tevens secretaris van het bestuur ZonMw, secretaris van ZON en secretaris van het bestuur van het MW Domein;
d. Minister van VWS: Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport;
e. MW Domein: domein Medische Wetenschappen van NWO;
f. NWO: Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek als bedoeld in artikel 2 van de NWO-wet;
g. NWO-wet:Wet op de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek;
h. (deel)programma: samenhangend geheel van projecten, experimenten, onderzoek en ontwikkeling als bedoeld in artikel 1 Wet ZON;
i. programmacommissie: commissie ingesteld ten behoeve van de ontwikkeling, uitvoering en implementatie van een programma;
j. werkgroep: werkgroep ingesteld ter ondersteuning of ter overneming van een gedeelte van de taak van een programmacommissie;
k. Wet ZON:Wet op de organisatie ZorgOnderzoek Nederland;
l. ZON: organisatie ZorgOnderzoek Nederland als bedoeld in artikel 2 Wet ZON;
m. ZonMw: samenwerkingsverband tussen ZON en het MW Domein.

1. Dit bestuursreglement is het reglement als bedoeld in artikel 7 Wet ZON en in artikel 6.5 van het Bestuursreglement NWO.
2. Indien en voor zover een bepaling uit dit bestuursreglement in strijd is met de wet of het bestuursreglement NWO blijft de betreffende bepaling buiten werking.
3. Dit bestuursreglement is op 14 maart 2019 vastgesteld door het bestuur ZonMw, na voorafgaande goedkeuring door de Minister van VWS en door de raad van bestuur NWO.

1. Elk lid van het bestuur, commissies of werkgroepen handelt integer en transparant.
2. ZonMw hanteert een gedragscode om te voorkomen dat vooringenomenheid de besluitvorming beïnvloedt.

Dit bestuursreglement kan worden aangehaald als “Bestuursreglement ZonMw 2019”, treedt in werking na publicatie in de Staatscourant en werkt terug tot 1 januari 2019.

Het Bestuursreglement ZON, NWO-MW en ZonMw d.d. 7 maart 2013 komt op het moment van inwerkingtreding van dit bestuursreglement te vervallen.

1. Een besluit tot wijziging van dit bestuursreglement wordt bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen in een vergadering van het bestuur ZonMw, waarin tenminste tweederde van het aantal in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is.
2. Wijziging kan uitsluitend geschieden na goedkeuring door de Minister van VWS en door de raad van bestuur NWO.

1. Het bestuur ZonMw wordt gevormd door het bestuur ZON en het bestuur van het MW domein. Het lidmaatschap van het bestuur ZON en het lidmaatschap van het bestuur van het MW domein wordt uitgeoefend door dezelfde personen (personele unie).
2. Het bestuur ZonMw bestaat uit ten hoogste negen leden waaronder de voorzitter.
3. Benoeming van de leden van het bestuur ZonMw vindt plaats op persoonlijke titel.
4. Het bestuur ZonMw wordt samengesteld uit deskundigen op het werkterrein van ZonMw. Bij de samenstelling van het bestuur wordt gestreefd naar evenredige deelneming van vrouwen en personen van etnische en culturele minderheidsgroepen aan het bestuur.
5. De voorzitter van het bestuur ZonMw wordt benoemd conform het bepaalde in artikel 2.2.a van de Samenwerkingsovereenkomst ZON * NWO.
6. Het overige leden van het bestuur ZonMw worden benoemd conform het bepaalde in artikel 2.2.b van de Samenwerkingsovereenkomst ZON * NWO.
7. De voorzitter en de leden worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen eenmaal worden herbenoemd.

1. Het bestuur is belast met het besturen van ZonMw.
2. De voorzitter en secretaris van het bestuur zijn, als bedoeld in artikel 4, vierde lid, van de Wet ZON en in de geest van artikel 6.3. van het bestuursreglement NWO, belast met uitvoering van de besluiten van het bestuur.
3. Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
4. De secretaris is tevens directeur.
5. Het bestuur kan een dagelijks bestuur instellen.
6. Het bestuur neemt besluiten bij meerderheid van stemmen, behoudens het gestelde in artikel 1.6. Bij het staken van de stemmen beslist de stem van de voorzitter.
7. Besluiten kunnen slechts genomen worden indien tenminste de helft van het aantal leden aan de stemming heeft deelgenomen.
8. Het bestuur is bevoegd zowel in als buiten vergadering besluiten te nemen. In het laatste geval wordt een schriftelijke procedure gevolgd.
9. De voorzitter bepaalt de wijze waarop gestemd wordt. Stemming bij acclamatie is geoorloofd indien geen van de bestuursleden zich daartegen verzet.
10. Indien bij een besluit met betrekking tot de voordracht van personen geen van de kandidaten bij de eerste stemming de meerderheid haalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming wordt degene voorgedragen die alsdan de meeste stemmen heeft gekregen.
11. Het bestuur beslist niet over zaken die NWO betreffen. In die gevallen beslist het bestuur eerst na verkregen toestemming van de raad van bestuur NWO

1. De voorzitter en secretaris van het bestuur vertegenwoordigen ZonMw gezamenlijk in en buiten rechte.
2. Voor zover het om zaken gaat die NWO betreffen vindt vertegenwoordiging plaats krachtens een desbetreffend mandaat van de voorzitter van de raad van bestuur NWO.

1. Het bestuur komt minimaal viermaal per jaar in vergadering bijeen en voorts zo dikwijls als de voorzitter, diens plaatsvervanger of twee andere leden van het bestuur dit schriftelijk verzoeken.
2. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering.
3. Een vergadering op verzoek van leden van het bestuur wordt gehouden binnen vier weken nadat hun verzoek daartoe bij de voorzitter is ingekomen. Indien aan een verzoek geen gevolg wordt gegeven, kunnen de leden zelf tot oproeping overgaan.
4. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter een vergaderschema op.
5. De bijeenroeping geschiedt door de secretaris, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. De bijeenroeping geschiedt ten minste zeven dagen voor de te houden vergadering, behoudens in spoedeisende gevallen.
6. De secretaris maakt een verslag van de vergadering, dat door hem en de voorzitter wordt ondertekend. Ieder lid van het bestuur krijgt van de secretaris een kopie van het verslag.
7. De leden van het bestuur zijn bevoegd zich door een schriftelijke volmacht door een ander lid van het bestuur ter vergadering te doen vertegenwoordigen. Een lid kan maximaal één ander lid vertegenwoordigen.

1. De voorzitter en de leden van een bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding volgens de Vergoedingenregeling bestuur ZorgOnderzoek Nederland, zoals vastgesteld door Minister van VWS. Daarnaast ontvangen zij een vergoeding voor reis- en verblijfkosten volgens het Reisbesluit Binnenland. Daarbij wordt eveneens rekening gehouden met de NWO Regeling Vergoedingen Bestuurs- en Advieswerkzaamheden.
2. Voor aangepast vervoer van mensen met een functiebeperking kan door het bestuur een afzonderlijke regeling getroffen worden.

De directeur heeft binnen de door het bestuur bepaalde kaders integrale verantwoordelijkheid voor ZonMw en legt verantwoording af aan het bestuur.
De verantwoordelijkheid bevat onder meer:
a. voorbereiden, uitvoeren en evalueren van het inhoudelijk beleid;
b. voorbereiden, uitvoeren en evalueren van de bedrijfsvoering;
c. bevorderen en bewaken van de naleving van beleids- en integriteitsregels alsmede procedures voor beoordeling van aanvragen;
d. ontwikkelen en in stand houden van een extern relatienetwerk;
e. leiding geven aan de leden van het managementteam.

1. Het bestuur verleent aan de directeur mandaat, volmacht en machtiging tot het namens het bestuur nemen van besluiten ter uitoefening van zijn taken en bevoegdheden, het verrichten van de daarmee verbonden rechtshandelingen en het verrichten van de daarmee samenhangende feitelijke handelingen.
2. De taken en bevoegdheden van de directeur behelzen:
a. vertegenwoordigen van ZonMw voor zover het de uitoefening van zijn taak en bevoegdheden als directeur betreft, voor zover op grond van artikel 7.1. van de NWO-wet noodzakelijk, krachtens een desbetreffend mandaat van de voorzitter van de raad van bestuur NWO;
b. bekostigen van projecten, experimenten en onderzoek met inachtneming van het jaarplan en de begroting. Het mandaat en de machtiging omvatten tevens het nemen van beslissingen en het uitoefenen van bevoegdheden op grond van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen op bezwaarschriften;
c. goedkeuren van belangrijke wijzigingen in de uitvoering en financiering van (deel)programma’s, mits daarbij de grenzen van het jaarplan en begroting en overige bestuursbesluiten niet worden overschreden;
d. corrigeren van onzorgvuldige procedures en besluiten;
e. vervullen van een signalerende rol naar het Ministerie van VWS en de raad van bestuur NWO over toekomstige aandachtsgebieden;
f. nemen van rechtspositionele beslissingen met betrekking tot medewerkers van ZonMw.
g. nemen van besluiten in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur en de Algemene verordening gegevensbescherming alsmede de bevoegdheid tot het maken van bezwaar tegen krachtens die wet opgelegde bestuurlijke boeten;
h. voeren van bestuursrechtelijke procedures. De bevoegdheden omvatten het instellen en voeren van bezwaar- en beroepsprocedures en daarmee samenhangende procedurele bevoegdheden, zoals het maken van bezwaar, het instellen van beroep en hoger beroep, het verzoeken om schorsing en voorlopige voorziening, het berusten in uitspraken en het intrekken van bezwaren en beroepen. De bevoegdheid geldt ook voor tegen het bestuur ingestelde procedures;
i. nemen van conservatoire maatregelen en maatregelen ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit.
3. De uitoefening van het mandaat, volmacht en machtiging geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken, met inachtneming van het terzake geldende recht, de vastgestelde of vast te stellen beleids- en uitvoeringsregels en de aangegeven beperkingen en voorwaarden. De uitoefening van deze taken met (mogelijke) financiële gevolgen geschiedt met inachtneming van de vastgestelde regels omtrent het budgetbeheer.
4. De uitoefening van de bevoegdheden krachtens mandaat, volmacht en machtiging vindt niet plaats indien het bestuursreglement NWO conform de op dat moment geldende tekst zich daartegen verzet.
5. Bij afwezigheid of verhindering van de directeur gaat de bevoegdheid over op zijn plaatsvervanger of, bij gebreke van een functionele plaatsvervanger, op de naasthogere functionaris.
6. De directeur is bevoegd ondermandaat te verlenen, uitsluitend voor zover de desbetreffende bevoegdheid zich daartegen niet verzet. Ondermandaat behoeft goedkeuring van het bestuur.

1. Commissies worden ingesteld door het bestuur.
2. Het bestuur verstrekt een commissie een schriftelijke opdracht met betrekking tot het doel, de inhoud en de omvang van het programma.
3. Het bestuur zal daarbij in ieder geval verwijzen naar de eventueel door de raad van bestuur van NWO en de Minister van VWS, ingevolge artikel 9, eerste lid, van de Wet ZON, vastgestelde beleidsregels en stelt een termijn waarbinnen een en ander dient te geschieden.
4. Commissies zijn gehouden te functioneren binnen de door het bestuur gestelde beleidsregels.
5. Het bestuur is zelf eindverantwoordelijk voor het evalueren van programma’s.
6. Het bestuur heeft de bevoegdheid af te wijken van het in deze paragraaf gestelde wanneer er sprake is van een ingestelde commissie tezamen met derden of indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de taak van de commissie.

Een commissie heeft in opdracht en onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur tot taak:
a. het opstellen van een programmavoorstel;
b. het na vaststelling en openstelling van een programma zorgdragen voor beoordelingen, prioritering en ter honorering of afwijzing voorleggen aan de directeur van aanvragen passend binnen het programma en het budget;
c. het opstellen van een communicatie- en implementatieplan voor het programma;
d. het monitoren en begeleiden van de projecten binnen het programma;
e. het rapporteren over de verrichte werkzaamheden aan het bestuur door tussenkomst van de directeur:
f. de zelfevaluatie van het programma.

1. Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de leden van een commissie.
2. Zij worden op persoonlijke titel, zonder last of ruggenspraak, benoemd en kunnen bij verhindering geen vervanger sturen.
3. Een commissie wordt evenwichtig samengesteld uit deskundigen op het terrein van een voorgenomen programma en bestaat minimaal uit vijf leden.
4. De benoeming geschiedt voor de duur van het programma, waarvoor de commissie is ingesteld, met een maximum van vijf jaren. De leden zijn eenmaal aansluitend herbenoembaar voor een periode van maximaal vijf jaar.
5. Het lidmaatschap eindigt tussentijds door overlijden, ontslag op eigen verzoek of ontslag om zwaarwichtige redenen door het bestuur. Aan het ontslag om zwaarwichtige redenen kan een schorsing door het bestuur voorafgaan.
6. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, vindt een benoeming in die vacature plaats voor de resterende duur van de zittingsperiode.
7. Aan een commissie kunnen door het bestuur adviseurs of waarnemers worden toegevoegd. Zij zijn geen lid van de commissie en hebben derhalve geen stemrecht.
8. Bestuursleden en medewerkers van ZonMw kunnen geen lid zijn van een commissie.

1. Een commissie komt in vergadering bijeen in de navolgende gevallen:
a. op verzoek van de voorzitter of zijn plaatsvervanger;
b. op gemotiveerd schriftelijk verzoek van ten minste vier leden;
c. op verzoek van het bestuur.
2. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Een vergadering op verzoek van leden van een commissie wordt gehouden binnen vier weken nadat hun verzoek daartoe bij de voorzitter is ingekomen. Indien aan een verzoek geen gevolg wordt gegeven, kunnen de leden zelf tot oproeping overgaan.
3. De bijeenroeping geschiedt namens de voorzitter, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. De bijeenroeping geschiedt ten minste zeven dagen voor de te houden vergadering, behoudens in spoedeisende gevallen.
4. Een commissie beslist bij gewone meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.
5. Bij een eventuele staking van stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.
6. Een commissie kan ook buiten vergadering besluiten nemen indien geen van de leden van de commissie zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. In dat geval wordt een schriftelijke procedure gevolgd.
7. De besluitvorming, als bedoeld in het zesde lid, wordt opgenomen in het verslag van de eerst volgende vergadering.

1. De door het bestuur vastgestelde procedure voor de beoordeling van aanvragen is bindend voor een commissie.
2. Van deze procedure kan slechts worden afgeweken na goedkeuring door de directeur.

1. De voorzitter en de leden van een commissie ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding per vergadering volgens het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies. Daarnaast ontvangen zij een vergoeding voor reis- en verblijfkosten volgens het Reisbesluit Binnenland. Rekening wordt gehouden met de Regeling vergoedingen bestuurs- en advieswerkzaamheden NWO.
2. Voor aangepast vervoer van mensen met een functiebeperking kan door het bestuur een afzonderlijke regeling getroffen worden.

1. Een commissie wordt bij haar werkzaamheden bijgestaan door medewerkers.
2. Zo spoedig mogelijk na iedere vergadering van een commissie maakt de daartoe aangewezen medewerker een verslag van die vergadering en zendt het aan de leden van de commissie.
3. ZonMw draagt daarnaast zorg voor en coördineert alle overige werkzaamheden ter ondersteuning van een commissie.
4. ZonMw onderhoudt in opdracht van de commissie de contacten met de projectleiders van gefinancierde projecten.

1. Ter ondersteuning of ter overneming van een gedeelte van haar taak kan een commissie met goedkeuring van de directeur een of meer werkgroepen instellen.
2. De commissie verstrekt de werkgroep een schriftelijke opdracht, waarbij in ieder geval verwezen wordt naar de opdracht van de commissie als bedoeld in artikel 4.2.
3. De samenstelling en de bepaling van de instellingstermijn van een werkgroep geschiedt door de commissie na overleg met de directeur. De instellingstermijn is begrensd door de instellingsduur van de commissie.
4. De werkgroep rapporteert aan de commissie.

1. De commissie benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de leden van een werkgroep.
2. Zij worden op persoonlijke titel, zonder last of ruggenspraak, benoemd en kunnen bij verhindering geen vervanger sturen.
3. Een werkgroep wordt samengesteld uit deskundigen op het terrein van de ten behoeve van de werkgroep geformuleerde opdracht.
4. De benoeming geschiedt voor de instellingsduur van de werkgroep, met een maximum van vijf jaren. De leden zijn eenmaal aansluitend herbenoembaar voor een periode van maximaal vijf jaar.
5. Het lidmaatschap eindigt tussentijds door overlijden, ontslag op eigen verzoek of ontslag om zwaarwichtige redenen door de commissie. Aan het ontslag om zwaarwichtige redenen kan een schorsing door het bestuur voorafgaan.
6. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, vindt een benoeming in die vacature plaats voor de resterende duur van de instellingsperiode.
7. Aan een werkgroep kunnen door de commissie adviseurs of waarnemers worden toegevoegd. Zij zijn geen lid van de werkgroep en hebben derhalve geen stemrecht.
8. Bestuursleden en medewerkers van ZonMw kunnen geen lid zijn van een werkgroep.

1. Een werkgroep komt in vergadering bijeen op verzoek van de voorzitter of zijn plaatsvervanger.
2. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering.
3. De bijeenroeping geschiedt namens de voorzitter, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. De bijeenroeping geschiedt ten minste zeven dagen voor de te houden vergadering, behoudens in spoedeisende gevallen.
4. Een werkgroep beslist bij gewone meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste de helft van het aantal werkgroepleden aanwezig is.
5. Bij een eventuele staking van stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.
6. Een werkgroep kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits de zienswijze van de leden van de werkgroep schriftelijk, e-mail of ander schriftelijk communicatiemiddel, wordt ingewonnen en geen van de leden van de werkgroep zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet.
7. De besluitvorming, als bedoeld in het zesde lid, wordt opgenomen in het verslag van de eerst volgende vergadering.

1. De door het bestuur vastgestelde procedure voor de beoordeling van aanvragen is bindend voor een werkgroep.
2. Van deze procedure kan slechts worden afgeweken na overleg met de commissie en na goedkeuring door de directeur.

1. De voorzitter en de leden van een werkgroep ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding per vergadering volgens het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies. Daarnaast ontvangen zij een vergoeding voor reis- en verblijfkosten volgens het Reisbesluit Binnenland. Rekening wordt gehouden met de Regeling Vergoedingen bestuurs- en advieswerkzaamheden NWO.
2. Voor aangepast vervoer van mensen met een functiebeperking kan door het bestuur een afzonderlijke regeling getroffen worden.

1. Een werkgroep wordt bij haar werkzaamheden bijgestaan door medewerkers.
2. Zo spoedig mogelijk na iedere vergadering van een werkgroep maakt de daartoe aangewezen medewerker een verslag van die vergadering en zendt het aan de leden van de werkgroep.
3. ZonMw draagt daarnaast zorg voor en coördineert alle overige werkzaamheden ter ondersteuning van een werkgroep.

1. Ondertekening van besluiten namens het bestuur door de directeur vindt als volgt plaats:
Namens het bestuur van ZonMw,
(handtekening)
directeur
2. Besluiten die het bestuur zelf heeft genomen, worden als volgt ondertekend door de directeur:
Overeenkomstig het door het bestuur van ZonMw in zijn vergadering van dd-mm-jjjj genomen besluit,
(handtekening)
secretaris