Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2018

De digitale vervanging van archiefbescheiden vindt vanaf de bekendmaking van dit besluit plaats volgens de eisen die zijn vastgelegd in de bijlage bij dit besluit, onder de titel: ‘handboek vervanging archiefbescheiden IND 2018’. De vervanging vindt daarmee plaats door middel van een digitale reproductie volgens de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling.

Dit besluit heeft terugwerkende kracht voor archiefstukken en archiefdossiers die in het kader van het vervangingsproces door de IND in eigen huis zijn gescand.
De digitale vervanging heeft betrekking op de volgende archiefbescheiden:
• Het betreft archiefstukken en archiefdossiers uit de periode vanaf de oprichting van de IND in 1994 die in een archiefdepot zijn opgeslagen.
• Het betreft eveneens archiefstukken en archiefdossiers van rechtsvoorgangers van de IND uit de periode vóór 1994, destijds niet door de rechtsvoorgangers zijn overgebracht naar het Nationaal archief.
• Het betreft eveneens de routinematige digitale vervanging van archiefstukken uit het primaire proces die bij de IND zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2018.
• Het betreft eveneens digitale vervanging van archiefstukken uit het secundaire proces die worden gescand door de medewerkers van de Scanavenue in Ter Apel.

De digitaal opgeslagen archiefbescheiden zullen in het Centraal Digitaal Depot (CDD) van de Justitiële Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard volgens de eisen, zoals gesteld in de Archiefregeling.
Hierbij geldt, dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van de digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie naar een nieuw bestandformaat of migratie zal plaatsvinden.
Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden, zoals aangeven in artikel 2, aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.

Dit besluit dient te worden aangehaald als:
Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2018.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Bijlage van dit besluit: het Handboek vervanging archiefbescheiden IND 2018 ligt ter inzage bij de IND, directie Bedrijfsvoering, Rijnstraat 8, 2515 XP te Den Haag.