Reglement werkwijze Ctgb 2018

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de wet:Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden;
b. College: het in artikel 3 van de wet bedoelde College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden;
c. secretariaat: het in artikel 7 van de wet bedoelde secretariaat van het College;
d. voorzitter: voorzitter van het College;
e. secretaris: de in artikel 7 van de wet bedoelde secretaris van het College tevens directeur van het secretariaat;
f. Onze Minister: de in artikel 1 van de wet bedoelde Minister;
g. risk envelope: de definitie van risk envelope conform het ‘Guidance document on the preparation and submission of dossiers for plant protection products according to the “risk envelope approach”, SANCO/11244/2011’ en diens opvolgers.

Het College vergadert ten kantore van het College, tenzij de voorzitter een andere plaats aanwijst.

1. De vergaderingen van het College vinden plaats volgens een jaarlijks vergaderrooster dat uiterlijk in de laatste Collegevergadering van het voorafgaande jaar wordt vastgesteld.
2. De voorzitter belegt, indien en zo dikwijls hij dit nodig oordeelt of twee leden hem dit met redenen omkleed verzoeken, een extra vergadering.

1. De vergaderingen worden namens de voorzitter door de secretaris schriftelijk bijeengeroepen, met inachtneming van een termijn van ten minste zes werkdagen, de dag van de bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend. In spoedeisende gevallen kan deze termijn worden teruggebracht tot twee werkdagen.
2. De bijeenroeping van de vergadering gaat vergezeld van de agenda en de bijbehorende vergaderstukken. Vergaderstukken kunnen worden nagezonden.

Om aan de beraadslagingen en de besluitvorming te kunnen deelnemen dient ieder lid op de presentielijst zijn handtekening te hebben geplaatst.

De voorzitter kan één of meerdere personen niet-zijnde leden van het College uitnodigen om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen.

1. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de besluitvorming en de beraadslagingen ter vergadering.
2. In het verslag wordt de besluitvorming van het College vastgelegd. Standpunten van individuele leden worden niet in het verslag opgenomen.
3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en in de daaropvolgende vergadering ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
4. De secretaris kan zich laten bijstaan door medewerkers van het secretariaat.

1. Van verhindering een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft het betreffende lid tijdig kennis aan de secretaris.
2. Indien een lid verhinderd is nodigt de secretaris ter vervanging van het verhinderde lid namens de voorzitter een plaatsvervangend lid uit.
3. Plaatsvervanging geschiedt bij toerbeurt, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn om hier van af te wijken.
4. De plaatsvervangende leden ontvangen de agenda en de vergaderstukken en zijn gerechtigd de vergaderingen bij te wonen.

De vergaderingen van het College zijn besloten.

Onverminderd het bepaalde in artikel 34 dienen voor het nemen van besluiten naast de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter ten minste drie leden aanwezig te zijn.

1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.
2. Stemming geschiedt mondeling, tenzij één der leden bij een stemming over personen een schriftelijke stemming verlangt.
3. Niet-hoofdelijke stemming is toegestaan, indien geen der aanwezige leden zich daartegen verzet.
4. Bij het staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
5. De in artikel 8, vierde lid, bedoelde personen hebben geen stemrecht tenzij zij een lid vervangen.

Over onderwerpen, die niet vooraf zijn geagendeerd, kunnen slechts besluiten worden genomen indien geen der leden zich hiertegen verzet.

1. In spoedeisende gevallen kunnen besluiten buiten de vergadering worden genomen door raadpleging van de leden van het College.
2. De secretaris formuleert in overleg met de voorzitter het voorstel waarover raadpleging geschiedt.
3. Het voorstel is aangenomen indien de meerderheid der leden van het College zich ervoor uitspreekt.
4. De uitkomst van de besluitvorming wordt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering en in het verslag van deze vergadering vastgelegd.

1. Het College wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
2. De plaatsvervangend voorzitter als bedoeld in het eerste lid heeft bij verhindering van de voorzitter dezelfde taak als de voorzitter.

1. Het College verdeelt, voor zover dat nodig wordt geoordeeld, taken onder de leden van het College of maakt anderszins afspraken over het uitvoeren van met de besluitvorming van het College samenhangende werkzaamheden.
2. Leden en plaatsvervangend leden verrichten binnen de grenzen van de terzake gemaakte afspraken op verzoek van de voorzitter of de secretaris de werkzaamheden als in het vorige lid bedoeld.

1. De voorzitter en de secretaris stellen de agenda van de vergaderingen van het College vast.
2. De leden van het College kunnen onderwerpen voor agendering bij de secretaris aanmelden.

1. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en afhandeling van de besluitvorming van het College.
2. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen van het College.
3. De secretaris draagt zorg voor het beheer van de personele en financiële middelen van het College en zijn secretariaat.
4. De secretaris oefent namens het College de bevoegdheden uit die het College in artikel 27 aan hem heeft gemandateerd.

De secretaris legt verantwoording af aan het College over de wijze waarop hij uitvoering heeft gegeven aan het bepaalde in artikel 17.

Het College oefent met inachtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde toezicht uit op de taakuitvoering van de secretaris.

1. Het College benoemt een accountant die als taak heeft de financiën te controleren aan de hand van de geldende wet- en regelgeving en binnen het Ctgb gemaakte afspraken.
2. De accountant rapporteert direct aan het College over zijn bevindingen.

1. De secretaris draagt zorg voor zijn plaatsvervanging.
2. De wijze waarop de secretaris voorziet in zijn plaatsvervanging behoeft de goedkeuring van het College.

1. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handleiding waarin de wijze waarop het College uitvoering geeft aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is vastgelegd.
2. De secretaris draagt zorg voor de totstandkoming en het beheer van een handboek, waarin de administratieve procedures voor de besluitvorming van het College zijn vastgelegd. Daarbij wordt aandacht geschonken aan maatregelen ter waarborging van de kwaliteit van deze besluitvorming.

De secretaris biedt jaarlijks aan het College een ontwerp van de begroting alsmede een ontwerp van het werkplan voor het volgende kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat toezending aan Onze Minister daarvan, na vaststelling door het College, kan geschieden vóór 1 oktober. Na goedkeuring door het College draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.

De secretaris biedt jaarlijks aan het College een ontwerp van het jaarverslag alsmede een ontwerp van de jaarrekening over het afgelopen kalenderjaar aan op een zodanig tijdstip dat aanbieding aan Onze Minister en beschikbaarstelling na vaststelling door het College kan geschieden vóór 15 maart. Na goedkeuring door het College draagt de secretaris zorg voor de afhandeling van de verdere procedure ter zake.

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van kwartaalrapportages binnen een maand nadat het kwartaal is verstreken. De kwartaalrapportages worden opgesteld ten behoeve van de interne en externe beheersmatige en beleidsmatige aansturing en het tweedelijns toezicht.

1. De voorzitter is bevoegd om namens het College besluiten te nemen omtrent het afwijzen van een aanvraag, het toelaten van een gewasbeschermingsmiddel of een biocide en het wijzigen, verlengen of intrekken van de toelating van een gewasbeschermingsmiddel of biocide voor zover deze besluiten naar hun inhoud en de te volgen procedure direct voortvloeien uit door het College reeds eerder genomen besluiten.
2. De voorzitter is bevoegd om namens het College te beslissen op bezwaarschriften in de gevallen dat het bezwaar kennelijk niet ontvankelijk, niet ontvankelijk, kennelijk ongegrond of ongegrond is.
3. De voorzitter is bevoegd om namens het College ambtshalve of op aanvraag de besluiten te nemen die noodzakelijk zijn in verband met een niet zonale uitbreiding van een bestaande toelating met een kleine toepassing(en) als bedoeld in artikel 51 van verordening (EG) 1107/2009 voorzover de toepassing binnen de risk envelope van de bestaande toelating valt.
4. De voorzitter is bevoegd te besluiten over openbaarmaking van de bij het College aanwezige gegevens als bedoeld in artikel 63 van Verordening (EG) nr. 1107/2009, artikel 66 van Verordening (EU) nr. 528/2012 en artikel 70 van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden zoals deze luidde vóór de inwerkingtreding van de wet van 6 november 2013.
5. De voorzitter is bevoegd om namens het College het dagelijks toezicht op de taakuitvoering van de secretaris uit te oefenen als bedoeld in artikel 19.
6. Onder de in het tweede lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften, voor zover daarin afgeweken wordt van het advies van de adviescommissie voor de bezwaarschriften van het Ctgb.

1. De secretaris is bevoegd om namens het College de besluiten te nemen inzake de in bijlage I bij dit reglement opgenomen aangelegenheden, tenzij de besluiten naar hun inhoud of naar de te volgen procedure een behandeling door het College vereisen.
2. De secretaris kan waar dit om redenen van doelmatigheid is gewenst medewerkers van het secretariaat de bevoegdheid geven om namens hem de in het eerste lid bedoelde besluiten te nemen.
3. Ondermandaat als bedoeld in het tweede lid wordt schriftelijk verleend en behoeft de goedkeuring van het College.
4. Onder de in het eerste lid bedoelde besluiten zijn niet begrepen beslissingen op bezwaarschriften.

1. De besluiten van het College worden, voor zover zij niet zijn gemandateerd aan de voorzitter of de secretaris, na besluitvorming ondertekend door de voorzitter.
2. In afwijking van het eerste lid kan het College de tekeningsbevoegdheid voor nader te duiden besluiten bij schriftelijk besluit toekennen aan de plaatsvervangend voorzitter of een lid.
3. De besluiten van het College die aan de voorzitter zijn gemandateerd, worden door de voorzitter namens het College ondertekend.
4. De besluiten van het College die aan de secretaris zijn gemandateerd, worden door de secretaris namens het College ondertekend.
5. Voor zover op grond van artikel 30, tweede lid, de secretaris aan een medewerker van het secretariaat ondermandaat heeft verleend, worden de betreffende besluiten door deze medewerker ondertekend namens de secretaris namens het College.

1. De secretaris is gevolmachtigd tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de financiële verplichtingen die daarmee zijn gemoeid binnen de door het College goedgekeurde begroting vallen.
2. Voor het verrichten van overige privaatrechtelijke rechtshandelingen behoeft de secretaris toestemming van het College.

1. De secretaris is gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen voor zover de inhoud daarvan binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid van het College valt.
2. De secretaris kan een medewerker van het secretariaat machtigen tot het verrichten van handelingen als bedoeld in het eerste lid.
3. Indien naar het oordeel van de secretaris er geen sprake is van een kwestie die valt binnen de grenzen van de normale bedrijfsvoering en het gangbare beleid, treedt de secretaris in overleg met de voorzitter.

1. De voorzitter en de secretaris zijn ieder afzonderlijk en tezamen gerechtigd het College in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
2. De secretaris kan medewerkers van het secretariaat aanwijzen die gerechtigd zijn het College te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures.

1. Belanghebbende maatschappelijke organisaties worden geïnformeerd over de voor hen van belang zijnde voorstellen voor werkwijzen en procedures en in de gelegenheid gesteld hun zienswijzen daarover naar voren te brengen.
2. De in het eerste lid genoemde zienswijzen worden betrokken bij de besluitvorming.
3. De secretaris draagt zorg voor een adequate toepassing van de in het eerste lid bedoelde voorzieningen.

Met het oog op het voldoen aan de regelgeving inzake de behandeling van vertrouwelijke gegevens en met het oog op het waarborgen van de onafhankelijke positie van de leden van het College ondertekenen de leden een verklaring inzake geheimhouding en onafhankelijkheid.

1. Wijziging van dit reglement kan slechts geschieden indien het College voltallig is.
2. Een besluit tot wijziging is aangenomen indien tenminste vier leden voor de wijziging hebben gestemd.
3. Wijziging van het reglement kan niet geschieden door middel van de in artikel 13 bedoelde raadpleging.

In geschillen over de uitleg van dit reglement beslist de voorzitter.

1. Dit besluit treedt, na goedkeuring door Onze Minister, in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit besluit wordt geplaatst.
2. Het ‘Besluit Reglement werkwijze van het College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden’, vastgesteld op 8 augustus 2007 en het ‘Besluit mandatering in verband met de aanvraag tot uitbreiding van een bestaande toelating met kleine toepassingen in Nederland (niet zonaal)’, vastgesteld op 18 juli 2012 worden bij inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken.

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Reglement werkwijze Ctgb 2018’.