Regeling werving en selectie burgerlijke ambtenaren defensie

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:
a. bevoegd gezag het tot aanstelling of indienstneming bevoegd gezag of, indien de aanstelling geschiedt bij Koninklijk besluit, de Minister van Defensie;
b. sollicitant degene die aan het bevoegd gezag kenbaar maakt in aanmerking te willen komen voor een door dat gezag beschikbaar gestelde of te stellen arbeidsplaats.

Artikel 2

Deze regeling is van toepassing op het vervullen van incidentele vacatures bij het Ministerie van Defensie met de daaronder ressorterende diensten, bedrijven of instellingen, waarbij externe werving plaatsvindt. Bij niet-incidentele of niet-externe werving wordt de inhoud van deze regeling eveneens in acht genomen.

Artikel 3

Er wordt alleen tot bekendmaking van een vacature overgegaan indien deze werkelijk bestaat of wordt verwacht.

Artikel 4

Voordat een vacature wordt bekendgemaakt, worden ten aanzien van die vacature vastgelegd de plaats van de functie in de organisatie, de hoofdbestanddelen die de inhoud van de functie bepalen en de eisen en voorwaarden, die uit de aard en het niveau van de te vervullen functie voortvloeien.

Artikel 5

De selectieprocedure is functiegericht. De personen die bij de selectie zijn betrokken treden niet verder in de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant dan voor het selectie-onderzoek noodzakelijk is.

Artikel 6

Indien dit noodzakelijk is voor de functie of de arbeidsorganisatie, mogen bij de werving en selectie nadere eisen worden gesteld ten aanzien van de leeftijd van de sollicitant.

Artikel 7

Bij bekendmaking van een vacature worden in ieder geval inlichtingen verschaft over de naam en de aard van de desbetreffende diensteenheid, over de omvang en de inhoud van de functie en de eisen ten aanzien van opleiding, ervaring, leeftijd en geslacht alsmede over de standplaats, de salariëring, eventuele bijzondere arbeidsvoorwaarden en de uiterlijke datum van inzending van de sollicitaties. Wanneer een psychologisch onderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure wordt dit eveneens vermeld.

Artikel 8

Per vacature wordt een functionaris aangewezen, die inlichtingen kan verstrekken aan diegenen die nadere informatie wensen alvorens te solliciteren.

Artikel 9

Schriftelijke sollicitatie vindt plaats door middel van hetzij een sollicitatiebrief, hetzij een sollicitatieformulier.

Artikel 10

Een sollicitatieformulier bevat alleen vragen met betrekking tot gegevens die van belang zijn in het eerste stadium van de selectieprocedure. Deze betreffen in het algemeen: naam, adres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, opleiding en diploma’s, beroepsverleden en ervaring, gewenst salaris en opzegtermijn. Het formulier bevat bovendien voldoende ruimte voor het geven van een toelichting op de verstrekte gegevens en een motivering van de sollicitatie.

Artikel 11

Het aantal personen dat zich tijdens de selectie bezighoudt met de behandeling van de sollicitaties, wordt beperkt gehouden.

Artikel 12

Aan de sollicitant wordt onmiddellijk een bericht van ontvangst van zijn sollicitatie gezonden. Er wordt naar gestreefd dat de sollicitant uiterlijk veertien dagen na het sluiten van de sollicitatieperiode op de hoogte is gebracht van de stand van zaken en de verdere gang van zaken met betrekking tot zijn sollicitatie.

Artikel 13

Aan de sollicitant die voor een gesprek wordt uitgenodigd, worden bij die uitnodiging of eventueel in het eerste sollicitatiegesprek nadere gegevens verstrekt over de selectieprocedure en over andere voor hem van belang zijnde zaken. Daarbij wordt onder meer aangegeven of onderscheidenlijk in welke fase, bijzondere onderzoeken – zoals een psychologisch-, een geneeskundig-, een justitieel antecedenten- en een veiligheidsonderzoek – deel zullen uitmaken van de procedure.

Artikel 14

Indien drie maanden na sluiting van de sollicitatietermijn nog geen beslissing is genomen, wordt de sollicitant geïnformeerd over de stand van zaken en het verdere verloop van de selectieprocedure.

Artikel 15

Zo mogelijk wordt meer dan één persoon bij de selectie van de sollicitant betrokken. Indien een selectie-adviescommissie wordt ingesteld, dienen de leden daarvan bij voorkeur verschillende posities ten opzichte van de aan te stellen medewerker in te nemen. De bevoegdheden van deze selectie-adviescommissie worden tevoren vastgelegd.

Artikel 16

De positie van waaruit ieder lid van een selectie-adviescommissie aan een sollicitatiegesprek deelneemt, wordt de sollicitant van te voren, bij voorkeur schriftelijk, medegedeeld.

Artikel 17

Er worden geen sollicitatiegesprekken gevoerd met verschillende sollicitanten tezamen.

Artikel 18

Bij de beoordeling van de mate van geschiktheid van de sollicitant, vormen de eisen en de voorwaarden die aan de vervulling van de vacature zijn verbonden, het uitgangspunt. Tijdens de selectieprocedure worden de gestelde eisen en voorwaarden niet gewijzigd.

Artikel 19

Aan de sollicitant worden geen vragen gesteld over de beroepen van zijn familieleden, noch met betrekking tot andere aspecten van zijn sociale milieu. Afwijking van deze regel vindt alleen plaats indien dit noodzakelijk is in het kader van het medisch-, het psychologisch-, het justitieel antecedenten- of het veiligheidsonderzoek.

Artikel 20

Voor zover inlichtingen over de sollicitant worden gevraagd buiten het kader van het medisch-, het psychologisch-, het justitieel antecedenten- of het veiligheidsonderzoek, worden deze alleen ingewonnen nadat met de sollicitant is overeengekomen bij wie en in welke fase van de selectieprocedure. De informant wordt de inhoud van artikel 21medegedeeld.

Artikel 21

De inlichtingen welke op grond van artikel 20worden ingewonnen staan in direct verband met de te vervullen functie. De sollicitant wordt – op diens verzoek – medegedeeld welke betekenis aan de verkregen inlichtingen is toegekend en wie deze inlichtingen verstrekt heeft.

Artikel 22

Gegevens van of over een sollicitant worden zonder diens toestemming niet ter beschikking gesteld noch ter inzage gegeven aan personen of instellingen, die niet zijn betrokken bij de selectie voor de functie waarnaar hij solliciteert.

Artikel 23

Een psychologisch onderzoek wordt ingesteld als het bevoegd gezag daaraan – in verband met de aard van de functie of bepaalde wensen van de sollicitant – voor een verantwoorde beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant behoefte heeft. Voor psychologisch onderzoek worden uitsluitend potentieel geschikt bevonden kandidaten voorgedragen.

Artikel 24

Psychologische onderzoeken in de burgerlijke dienst bij het Ministerie van Defensie geschieden in het algemeen door de Rijks Psychologische Dienst. Het psychologisch onderzoek vindt uitsluitend plaats door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog, met inachtneming van de daartoe gestelde regels. De sollicitant wordt tevoren schriftelijk op de hoogte gesteld van de gang van zaken bij het psychologisch onderzoek en van de rechten die hij in dat verband heeft.

Artikel 25

Indien de sollicitant na kennisneming van de inhoud van het advies niet instemt met het doorgeven van het advies, bericht de psycholoog aan de opdrachtgever uitsluitend dat geen advies zal worden uitgebracht.

Artikel 26

Elk psychologisch advies over sollicitanten wordt onmiddellijk na het nemen van de beslissing omtrent al dan niet in dienst nemen vernietigd of aan de psycholoog geretourneerd.

Artikel 27

De geneeskundige keuring wordt verricht door de Rijks Bedrijfsgezondheids- en Bedrijfsveiligheidsdienst of, waar anders verricht, door de desbetreffende Bedrijfsgeneeskundige Dienst. De sollicitant wordt door de wervende instantie schriftelijk op de hoogte gesteld van de gang van zaken bij de geneeskundige keuring en van de rechten die hij in dat verband heeft.

Artikel 28

De sollicitant die is doorgedrongen tot de laatste fase van de procedure wordt desgewenst de gelegenheid geboden zich ter plaatse op de hoogte te stellen van de arbeidssituatie, indien dit mogelijk is.

Artikel 29

De vergoeding van reis- en verblijfkosten die de sollicitant maakt wanneer hij op uitnodiging van de dienst deelneemt aan de selectieprocedure en haar onderdelen, geschiedt op de voet van de bepalingen van het Reisbesluit binnenland burgerlijke ambtenaren defensie met dien verstande dat de sollicitant voor de toepassing van het besluit wordt geacht de functie met betrekking waartoe gesolliciteerd wordt reeds te bekleden. Het initiatief tot de vergoeding van kosten gaat uit van het ministerie of de adviesverlenende instantie.

Artikel 30

De kosten die de sollicitant maakt wanneer hij inlichtingen wil verkrijgen over de resultaten van onderdelen van de selectieprocedure, zoals het psychologisch onderzoek en de medische aanstellingskeuring, worden niet vergoed. Voor het verstrekken van inlichtingen worden de sollicitant geen kosten in rekening gebracht.

Artikel 31

Een beslissing, die leidt tot afwijzing van een sollicitant, wordt onmiddellijk ter kennis gebracht van betrokkene en niet uitgesteld tot het moment dat in de vacature met zekerheid kan worden voorzien. De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd.