Regeling digitale vervanging financiële archiefbescheiden ministerie van Financiën SAP 3F systeem

Met ingang van 1 juni 2015 worden de taken van de minister van Financiën ten aanzien van sturing en uitvoering van de financiële administratie feitelijk uitgevoerd door een interdepartementaal samenwerkingsverband dat onderdeel is van het ministerie van SZW; het Financieel Dienstencentrum (FDC). Het FDC gebruikt voor de archivering van de financiële archiefbescheiden het SAP 3F systeem van SZW.

De originele papieren financiële archiefbescheiden die volgens de vastgestelde selectielijst Financiën 2015 voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen in het SAP 3F systeem, worden overeenkomstig de artikelen 3 tot en met 5van deze regeling digitaal vervangen.

Overeenkomstig de eisen die artikel 26b Archiefregeling2009 daaraan stelt en met inachtneming van artikel 2, eerste lid, aanhef en onderdelen c en d, Archiefbesluit 1995, geschiedt de digitale vervanging volgens de specificaties vastgesteld in het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAPvan het ministerie van SZW.

De digitale vervanging betreft financiële archiefbescheiden die worden opgenomen in het SAP 3F systeem van SZW en ten aanzien waarvan de minister van Financiën krachtens de Archiefwet 1995zorgdrager is.
De vervanging betreft de volgende papieren documenten:
1. Inkomende papieren financiële archiefbescheiden: deze documenten worden gescand en opgenomen in het SAP 3F systeem. Het papieren exemplaar wordt hiermee vervangen door de digitale reproductie en na een maand vernietigd.
2. Uitgaande ondertekende papieren archiefbescheiden ten behoeve van verzending: deze documenten worden na ondertekening gescand en opgenomen in het SAP 3F systeem. Het getekende papieren exemplaar wordt daarna verzonden aan de geadresseerde.
3. Reeds vervangen papieren financiële archiefbescheiden, die vanaf 1 januari 2016 zijn gescand en waarvan het scannen is geschied overeenkomstig de procedures uit het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP.
4. Financiële archiefbescheiden, die voor 1 januari 2016 zijn gescand, blijven op papier bewaard.

De minister van Financiën blijft zorgdrager van de financiële administratie en onderhavige informatie.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd en werkt terug tot en met 1 januari 2016.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging financiële archiefbescheiden ministerie van Financiën SAP 3F systeem.