Vervangingsbesluit BZ 2015

De digitale vervanging van papieren archiefbescheiden heeft betrekking op alle te vernietigen en alle blijvend te bewaren archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De vervanging wordt al dan niet in eigen beheer uitgevoerd overeenkomstig het vervangingsproces zoals beschreven in de documenten die in het kader van het archiefbeheer door de Minister van Buitenlandse Zaken zijn vastgesteld.

1. De vervangen archiefbescheiden worden direct na vaststelling van de kwaliteit van de digitale reproductie vernietigd.
2. Het eerste lid is niet van toepassing op de in de bijlagebij deze regeling beschreven categorieën van archiefbescheiden, die
a. alleen in papieren vorm bestaan, omdat die bescheiden technisch niet te digitaliseren zijn; of
b. wel gedigitaliseerd zijn, maar waarvan het papieren exemplaar wordt aangehouden vanwege bewijslast of het belang van de bedrijfsvoering.
3. Als de noodzaak tot het aanhouden van papieren exemplaren vanwege bewijslast of bedrijfsvoering vervalt, zullen van deze papieren archiefbescheiden slechts de digitale versies worden aangehouden en wordt de papieren versie voorafgaand aan overdracht naar een archiefbewaarplaats alsnog vernietigd.

Deze regeling wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit BZ 2015.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.