Bestuursreglement College bescherming persoonsgegevens

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;
b. College: het College bescherming persoonsgegevens;
c. voorzitter: de voorzitter van het College;
d. lid: de voorzitter of een ander lid van het College;
e. secretariaat: het secretariaat van het College;
f. directeur: de directeur, bedoeld in artikel 4, eerste lid;
g. Raad: de Raad van advies, bedoeld in artikel 19, eerste lid;
h. beleidsplan: het plan, bedoeld in artikel 14;
i. begroting: de begroting, bedoeld in artikel 25;
j. bestedingsplan: het plan, bedoeld in artikel 26;
k. minister: de Minister van Justitie;
l. departement: het departement van Justitie.

1. Het College vervult de taken die hem bij wet en ingevolge verdrag zijn opgedragen.
2. Het College verricht de werkzaamheden die noodzakelijk zijn om de in het eerste lid bedoelde taken naar behoren te kunnen vervullen.

1. Het College bestaat uit de voorzitter en de twee andere leden, bedoeld in artikel 53, eerste lid, van de wet.
2. De verdeling van de taken tussen de voorzitter, de twee andere leden en de buitengewone leden van het College wordt op de website van het College bekendgemaakt.

1. Het secretariaat, bedoeld in artikel 56, eerste lid, van de wet, staat onder leiding van een directeur, die over de uitvoering van zijn taak verantwoording aflegt aan de voorzitter.
2. De directeur is belast met de zorg voor een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering en neemt daarbij de aanwijzingen van het College in acht.
3. Het College stelt de hoofdlijnen van de organisatie van het secretariaat vast en maakt deze bekend via de website van het College.

1. Het College kan voor de behandeling en afdoening van daarbij te omschrijven aangelegenheden mandaat en machtiging verlenen aan een lid of aan een ambtenaar van het secretariaat.
2. Een besluit tot het verlenen van een algemeen mandaat en machtiging als bedoeld in het eerste lid wordt in de Staatscourant en op de website van het College bekendgemaakt.

1. De voorzitter geeft leiding aan de vergaderingen en de andere werkzaamheden van het College en bevordert daarbij een goede afstemming.
2. Het College wordt in andere aangelegenheden dan bedoeld in artikel 5, eerste lid, vertegenwoordigd door de voorzitter.
3. Het College stelt een regeling vast waarin wordt bepaald door wie de voorzitter, onderscheidenlijk elk van de twee andere leden en de buitengewone leden, bij afwezigheid of ontstentenis worden vervangen en maakt deze vervangingsregeling bekend via de website van het College.

1. Het College vergadert zo vaak als nodig is voor een goede afwikkeling van zijn werkzaamheden, doch in beginsel wekelijks.
2. De directeur neemt deel aan de vergaderingen van het College en heeft daarbij een adviserende stem.
3. De directeur draagt zorg voor een goede verslaglegging van de vergaderingen door een ambtenaar van het secretariaat. Het verslag van een vergadering behoeft de goedkeuring van het College.
4. De vergaderingen zijn niet openbaar. Het College en in dringende gevallen de voorzitter kunnen echter bepaalde personen uitnodigen tot deelname aan een vergadering of een onderdeel daarvan.

1. De voorzitter bepaalt de tijd en de plaats van een vergadering. De agenda van een vergadering wordt op voorstel van de voorzitter vastgesteld door het College.
2. De voorstellen en adviezen die aan het College worden voorgelegd, worden voorbereid door een lid of door de directeur, dan wel onder hun verantwoordelijkheid door een ambtenaar van het secretariaat.
3. De directeur ziet toe op een juiste uitvoering van de besluiten van het College en draagt zorg voor een periodieke rapportage daarover aan het College.

1. Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter.
2. Als de voorzitter verhinderd is, doet hij hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan een van zijn plaatsvervangers.
3. Een ander lid kan zo nodig worden vervangen door een buitengewoon lid.

1. Besluitvorming geschiedt bij meerderheid van stemmen uitgebracht in een vergadering over een onderwerp op de agenda.
2. Een besluit is geldig indien tenminste twee leden aan de stemming hebben deelgenomen.
3. Indien de stemmen staken, wordt de besluitvorming aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij deze niet uitgesteld kan worden of de vergadering voltallig is. In die gevallen heeft de voorzitter een beslissende stem.
4. In dringende gevallen, dan wel in andere door het gehele College bij eenstemmigheid te bepalen gevallen, kan de besluitvorming schriftelijk geschieden.

1. Het College kan commissies instellen ter voorbereiding van de besluitvorming over een bepaalde aangelegenheid.
2. Het College bepaalt de taak en samenstelling van een commissie en kan voorzieningen treffen over de werkwijze van een commissie.

1. De voorzitter en de andere leden onthouden zich van alles wat een goede taakvervulling van het College kan schaden.
2. Als een buitengewoon lid in een omstandigheid verkeert die een goede taakvervulling van het College kan schaden, doet het daarvan onverwijld mededeling aan de voorzitter.
3. De nevenfuncties van de voorzitter en de andere leden worden op de website van het College bekendgemaakt.

1. Het College kan nadere voorzieningen treffen met betrekking tot zijn werking, indien een goede afwikkeling van de werkzaamheden dat nodig maakt.
2. In alle gevallen, niet voorzien in dit reglement of een besluit als bedoeld in het eerste lid, beslist de voorzitter.
3. Indien de aard van de betrokken aangelegenheid dat met zich meebrengt, bevordert de voorzitter een wijziging van dit reglement.

1. Het College stelt jaarlijks vóór 1 december een beleidsplan vast voor de vier daarop volgende jaren.
2. Het beleidsplan omvat de beoogde activiteiten voor het volgende jaar en de strategische keuzes voor de drie daarop volgende jaren.
3. Bij de beoogde activiteiten voor het volgende jaar gaat het College uit van de begroting voor het desbetreffende jaar en het te verwachten budget.
4. Het beleidsplan wordt door het College vastgesteld, waar nodig met inachtneming van de opmerkingen van de Raad van advies.

1. Het College stelt een beschrijving vast van werkwijzen en procedures in het kader van de uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2.
2. De beschrijving onderscheidt de taken en werkzaamheden naar type, aard en complexiteit, en geeft aan welke stappen, in de onderscheiden situaties, bij de uitvoering van die taken en werkzaamheden dienen te worden gevolgd, en welke aandachtspunten daarbij telkens ten minste in aanmerking dienen te worden genomen.
3. De beschrijving is gericht op het bevorderen van een goede en zorgvuldige uitoefening van de betrokken taken en werkzaamheden, en voorziet in waarborgen tegen vermenging van de toezichthoudende, adviserende en sanctionerende taken van het College.
4. Onverminderd het bepaalde in artikel 66, vierde lid, van de wet, worden werkzaamheden in het kader van de toezichthoudende en sanctionerende taken van het College zoveel mogelijk verricht door ambtenaren van het secretariaat die niet betrokken zijn geweest bij voorlichtende en adviserende taken op hetzelfde terrein.

De uitgangspunten en beleidsregels die worden gehanteerd bij de uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2, worden in de Staatscourant en op de website van het College bekendgemaakt.

1. Het College stelt na afloop van ieder kalenderjaar een jaarverslag op met een overzicht van de werkzaamheden in dat kalenderjaar.
2. Het College legt in het jaarverslag verantwoording af over het gevoerde beleid, zoals vastgesteld in het beleidsplan, en geeft inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkwijze in het betrokken kalenderjaar.
3. Het College geeft in het jaarverslag ook een beknopt overzicht van de beoogde resultaten in het lopende kalenderjaar.

1. Het jaarverslag wordt vóór 1 juni aangeboden aan de minister en de Raad van advies.
2. Het jaarverslag wordt toegezonden aan de functionarissen voor de gegevensbescherming, bedoeld in artikel 62 van de wet, alsmede aan personen of instanties die op een andere wijze nauw betrokken zijn geweest bij de toepassing van de wet.
3. Het jaarverslag wordt voor een ieder beschikbaar gesteld op de website van het College, dan wel tegen betaling in druk verkrijgbaar gesteld.

1. De Raad van advies, bedoeld in artikel 53, vierde lid, van de wet, heeft tot taak het College te adviseren over de hoofdlijnen van het beleid van het College en andere algemene aspecten van de bescherming van persoonsgegevens.
2. Het College stelt de Raad in de gelegenheid om de nodige opmerkingen te maken over de inhoud van een ontwerp-beleidsplan en een door het College uitgebracht jaarverslag.

1. De Raad vergadert tenminste tweemaal per jaar, te weten in het voorjaar en in het najaar en voorts zo vaak als nodig is.
2. De Raad kiest uit haar midden een voorzitter die leiding geeft aan de vergaderingen en bevordert dat alle leden van de Raad voldoende ruimte krijgen om blijk te geven van hun opvattingen.
3. De leden en de buitengewone leden van het College kunnen de vergaderingen van de Raad bijwonen en aan de gedachtewisseling deelnemen.
4. Het College draagt zorg voor een goede verslaglegging van de vergaderingen van de Raad en alle overige technische bijstand door een ambtenaar van het secretariaat.
5. De vergaderingen van de Raad zijn niet openbaar.

1. De leden van de Raad kunnen door het College betrokken worden bij andere belangrijke aangelegenheden op het terrein van hun ervaring of belangstelling.
2. De leden van de Raad stellen het College in kennis van alles wat zij van belang achten voor een goede uitvoering van de taken van het College.
3. Het College verstrekt de leden van de Raad alle inlichtingen die zij voor de uitoefening van haar taak behoeven.

1. De leden van de Raad onthouden zich van alles wat een goede taakvervulling van de Raad kan schaden.
2. De artikelen 2:4 en 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht zijn op de werkzaamheden van de Raad van overeenkomstige toepassing.

1. De binnen het kader van de Comptabiliteitswet door of namens de minister vastgestelde nadere regels en uitgangspunten voor het beheer en de organisatie van zijn departement zijn van toepassing op het College, tenzij uit de aard daarvan anders voortvloeit.
2. Deze regels en uitgangspunten hebben betrekking op:
a. financieel beheer;
b. personeel en formatiebeheer;
c. huisvesting en materieel;
d. documentatie en archiefbeheer;
e. informatievoorziening en automatisering;
f. beveiliging.
3. De door of namens de minister vastgestelde bijzondere aanwijzingen met betrekking tot het financieel beheer en het personeel- en formatiebeheer van het College zijn vastgelegd in de Mandaatregeling beheer.
4. Het College kan op bepaalde punten nadere voorzieningen treffen, indien een goede taakvervulling van het College dat naar zijn oordeel nodig maakt.

1. De minister is verantwoordelijk voor de financiering van het College en bepaalt de kaders waarbinnen de bedrijfsvoering van het College dient plaats te vinden.
2. De minister kan beslissen dat aan inspanningen op een specifiek onderdeel van de bedrijfsvoering expliciet aandacht wordt besteed.
3. De verantwoordelijkheid van het College voor een juiste taakinvulling blijft onverlet.

1. Het College stelt jaarlijks vóór 1 augustus een begroting op met een schatting van de kosten van het te voeren beleid in de drie jaren die volgen op het eerstvolgende.
2. Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de strategische keuzes van het College vervat in het beleidsplan dat in het voorafgaande jaar is vastgesteld.
3. In de begroting worden in ieder geval de benodigde personele en materiële middelen aangegeven, alsmede de personele en materiële middelen die vanuit de meerjarenkaders van het departement beschikbaar zijn.
4. De middelen die nodig zijn voor activiteiten als bedoeld in artikel 24, tweede lid, worden als zodanig herkenbaar in de begroting opgenomen.
5. Na vaststelling van de begroting wordt deze ter goedkeuring aan de minister gezonden.

1. Het College stelt jaarlijks vóór 1 augustus, op basis van het te verwachten budget, een bestedingsplan op met de omvang van de uitgaven voor het eerstvolgende jaar.
2. Na vaststelling van het bestedingsplan wordt dit ter goedkeuring aan de minister gezonden.

1. Door of namens de minister en het College wordt jaarlijks vóór 1 oktober overleg gevoerd over de begroting en het bestedingsplan.
2. In dit overleg komen tevens aan de orde:
a. nadere managementafspraken voor het eerstvolgende jaar;
b. nadere begrotingsafspraken voor de drie jaren die volgen op het eerstvolgende;
c. andere onderwerpen die door of namens de minister of het College zijn ingebracht en tijdig aan de deelnemers aan het overleg zijn bekendgemaakt.

1. De minister stelt de budgetten voor een bepaald jaar telkens vóór 1 december van het voorafgaande jaar beschikbaar.
2. De minister informeert het College jaarlijks vóór 1 mei hoe het budget voor het komende jaar en het meerjarig kader zijn opgenomen in de begroting van het departement.

1. De directeur draagt zorg dat binnen drie weken na iedere maand een maandrapportage wordt opgesteld en besproken met het verantwoordelijke management binnen het secretariaat.
2. De maandrapportage geeft inzicht in:
a. de realisatie van de productie en de uitgaven over de periode vanaf 1 januari van het lopende jaar tot en met de desbetreffende maand;
b. een prognose van de productie en de uitgaven voor de resterende maanden van het lopende jaar.
3. In de maand volgend op elk kwartaal wordt deze rapportage tevens aan de orde gesteld in het College.

1. De directeur draagt zorg dat zo spoedig mogelijk na afloop van het eerste halfjaar een halfjaarrapport wordt opgesteld, waarin overeenkomstig een vast informatiemodel wordt gerapporteerd over:
a. productiegegevens;
b. financiën;
c. kwaliteit en effectiviteit;
d. beleidsprioriteiten.
2. De halfjaarrapportage wordt door het College vastgesteld en binnen 30 dagen na afloop van de betrokken periode aangeboden aan de minister.
3. De minister stelt het College binnen 30 dagen na ontvangst van de halfjaarrapportage op de hoogte van diens reactie.
4. Door of namens de minister en het College wordt vóór 1 september van het betrokken jaar overleg gevoerd over de halfjaarrapportage.

1. De directeur draagt zorg dat na afloop van elk jaar een financiële verantwoording wordt opgesteld over dat jaar.
2. In deze rapportage dient te zijn opgenomen:
a. een verklaring voor het verschil tussen de geraamde en werkelijke uitgaven en inkomsten;
b. een verantwoording van de geproduceerde resultaten;
c. een verantwoording over het formatiebeheer en het personeelsbeleid.
3. De verantwoordingsrapportage over het afgelopen jaar wordt door het College vastgesteld en jaarlijks vóór 15 februari aangeboden aan de minister.
4. De minister stelt het College binnen 30 dagen na ontvangst van de rapportage op de hoogte van diens reactie.

De minister verleent jaarlijks décharge over het door het College gevoerde beheer op basis van de verantwoordingsrapportage.

1. Indien de minister tot de conclusie komt dat het College de bepalingen van dit hoofdstuk, een bestedingsplan, of een afspraak als bedoeld in artikel 27, tweede lid, onder a, niet nakomt, kan hij het College verzoeken om een toelichting op de tekortkoming en de maatregelen die het College naar aanleiding daarvan denkt te nemen.
2. Indien de minister de beoogde maatregelen ontoereikend acht, kan hij daaraan gevolgen verbinden bij de toekenning van de budgetten voor een volgend jaar, dan wel een specifieke aanwijzing geven met betrekking tot het beheer of de organisatie van het College of van het secretariaat.
3. Het College draagt zorg dat een aanwijzing als bedoeld in het tweede lid wordt uitgevoerd.

Dit reglement behoeft de goedkeuring van de minister.

Dit reglement wordt na goedkeuring bekendgemaakt in de Staatscourant.

Dit reglement treedt in werking op de dag na zijn bekendmaking en werkt terug tot de dag waarop het is vastgesteld.