Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit programmadirectie Huisvesting SZW en VWS

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
a. de programmadirectie: de tijdelijke programmadirectie Huisvesting SZW en VWS;
b. SSC ICT: Shared Service Center Informatie en Communicatie Technologie;
c. FM Haaglanden: Facilitair interdepartementaal samenwerkingsverband.

1. De programmadirectie heeft geen afdelingen.
2. De programmadirectie bestaat uit een programmadirecteur, twee projectmanagers, projectleiders en project- en stafmedewerkers. De stafmedewerkers zijn de projectsecretarissen, de communicatieadviseur en de medewerker financiën, planning en control.
3. De programmadirecteur en de projectmanagers vormen tezamen de programmaleiding.

De twee projectmanagers zijn verantwoordelijk voor:
a. het realiseren van de huisvesting van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport conform planning en budget;
b. het uitwerken van mogelijke scenario’s inclusief de daarbij behorende financiële consequenties;
c. het onderhouden van contacten met de Rijksgebouwendienst, SSC-ICT en FM Haaglanden;
d. het voorbereiden van stuurgroepbijeenkomsten en het adviseren van de programmadirecteur daarover;
e. het aansturen van de project- en stafmedewerkers;
f. het aansturen van de projectleiders;
g. het laten opstellen van plannen van aanpak en programma’s van eisen door de projectleiders;
h. de kwaliteit en planning van de door de projectleiders opgeleverde resultaten, zoals programma’s van eisen, concepten voor kantoor- en werkplekinrichting, plattegronden/gebouwindeling, ICT-infrastructuur en beveiliging;
i. het afleggen van verantwoording aan de programmadirecteur.

Aan de twee projectmanagers wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
a. de taken van de programmadirectie;
b. de personeelsaangelegenheden van de programmadirectie, voor zover het betreft: 1˚. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
2˚. het houden van manager-medewerkergesprekken;
3˚. verlof van medewerkers;
4˚. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.
1˚. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
2˚. het houden van manager-medewerkergesprekken;
3˚. verlof van medewerkers;
4˚. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

De twee projectmanagers zijn gevolmachtigd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het voorbereiden en realiseren van het Haagse huisvestingsprogramma van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport tot een waarde van € 50.000,- per overeenkomst.

Bij afwezigheid of verhindering van de programmadirecteur worden diens taken en bevoegdheden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, door de twee projectmanagers waargenomen.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2012.
2. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit programmadirectie Huisvesting SZW en VWS.