BWBR0022090 17 artikelen

Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006

Artikel 1

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen om de gestelde beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren.

Artikel 2

De directie Facilitaire Zaken bestaat uit de volgende afdelingen:
a. Beleid en ontwikkeling;
b. Coördinatie inkoopbeleid en advies;
c. Huisvesting;
d. Services.

Artikel 3

Elk van de afdelingshoofden is binnen de door de directeur Facilitaire Zaken vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging van de eigen afdeling;
b. het bijdragen aan het formuleren van het directieplan vanuit de eigen afdeling en rapporteren aan de directeur over de uitvoering daarvan;
c. het opstellen van een begroting en het bewaken van de voortgang en uitputting van het afdelingsbudget en andere budgetten waarvan zij de budgethouder zijn;
d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de eigen afdeling;
e. het zorgdragen voor de planning en bewaking van de productie van de eigen afdeling;
f. het behandelen van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen.

Artikel 4

Het hoofd van de afdeling Beleid en ontwikkeling is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. het ontwikkelen en evalueren van facilitair beleid voor het ministerie, onder andere op het gebied van de documentaire informatievoorziening;
b. het ontwikkelen van beleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden bij de aanschaf van materiële voorzieningen;
c. het ontwikkelen van beleid op het gebied van materieel beheer;
d. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van milieu;
e. het adviseren van de departementsleiding op het gebied van facilitair management;
f. het ontwikkelen van beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden van de directie;
g. het ontwikkelen van informatiebeleid voor de directie Facilitaire Zaken.

Artikel 5

Het hoofd van Coördinatie inkoopbeleid en advies is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. het ontwikkelen van een inkoopbeleid voor het ministerie;
b. de zorg voor de inkoop, waaronder het adviseren over en begeleiden van (Europese) aanbestedingsprocedures;
c. het verrichten van procedurele handelingen in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures;
d. het afvoeren van overtollige rijksgoederen van het ministerie conform de Regeling Materieel Beheer SZW.

Artikel 6

Het hoofd van de afdeling Huisvesting is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. huisvestingsstrategie en ruimteplanning voor zowel de Haagse vestigingen als de regiokantoren, gebouw- en installatiebeheer, bouwkundig wijzigen, aanpassen van gebouw- en bedrijfsinstallaties;
b. zorg voor beveiliging en veiligheid van de medewerkers in de Haagse vestigingen, inclusief bedrijfshulpverlening;
c. het beheer en de exploitatie van de Haagse vestigingen, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen en kunstvoorwerpen;
d. het vervaardigen en beschikbaar stellen van producten en diensten op het gebied van de postale aangelegenheden en verhuizingen;
e. het materieelbeheer voor de Haagse vestigingen;
f. het toepassen van beleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden bij de aanschaf van materiële voorzieningen;
g. het verrichten van periodieke en algemene arbeidsomstandigheden inspecties.

Artikel 7

Het hoofd van de afdeling Services is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. het opbouwen en onderhouden van klantcontacten;
b. coördinatie uitbestede diensten, te weten schoonmaak, glasbewassing, catering, groenvoorziening, fitness en sanitaire voorzieningen;
c. receptiediensten- en chauffeursdiensten;
d. het leveren van grafische diensten en het faciliteren, adviseren en uitvoeren van het huisstijlbeleid van het ministerie;
e. de interne coördinatie van bedrijfsvoeringsaangelegenheden;
f. het implementeren, uitvoeren en evalueren van het beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;
g. het adviseren van de directeur en de afdelingshoofden van de directie Facilitaire Zaken over alle aspecten van het beleid op het terrein van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;
h. het geven van sturing aan en coördinatie van het proces van integrale sturing en control binnen de directie Facilitaire Zaken;
i. het organiseren, interpreteren en analyseren van stuur- en beheersinformatie;
j. het zorgdragen voor de administratieve en financiële voorbereiding voor het financiële afhandelingsproces;
k. het zorgdragen voor een register waarin de handtekeningen van vertegenwoordigingsbevoegden zijn opgenomen;
l. het zorgdragen voor het (functioneel) beheer van de informatiesystemen van de directie Facilitaire Zaken.

Artikel 9

Aan de afdelingshoofden wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de taken van de eigen afdeling.

Artikel 10

Aan de afdelingshoofden, alsmede aan de onder hen ressorterende teamleiders, wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling, dan wel het eigen team, voor zover het betreft:
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
c. verlof van medewerkers, niet zijnde buitengewoon verlof.

Artikel 11

1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten die betrekking hebben op hun taken, bedoeld in de artikelen 3 tot en met 8, tot maximaal de Europese aanbestedingsgrens met uitzondering van de overeenkomsten, bedoeld in artikel 12;
2. Het aangaan van overeenkomsten voor het inhuren van personeel is voorbehouden aan de directeur Facilitaire Zaken.

Artikel 12

Aan het hoofd van de afdeling Services wordt volmacht verleend tot het aangaan van de volgende overeenkomsten tot een waarde van € 500.000 per overeenkomst:
a. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;
b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie.

Artikel 13

Aan de adviseurs inkopen en aanbesteden van de afdeling Coördinatie Inkoopbeleid en Advies wordt mandaat en machtiging verleend om in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures procedurele handelingen te verrichten en stukken te ondertekenen en vast te stellen, voor zover het niet betreft:
a. het toezenden van beoordelingsresultaten aan inschrijvers;
b. de beantwoording van schriftelijke reacties van derden betreffende aanbestedingsprocedures.

Artikel 14

Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Facilitaire Zaken worden diens verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, waargenomen door een door de directeur Facilitaire Zaken aan te wijzen afdelingshoofd.

Artikel 15

De hoofden van de afdelingen kunnen na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur Facilitaire Zaken bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.

Artikel 17

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2006.
Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006.