Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Algemene Zaken 2002

Artikel 1

De directie Algemene Zaken bestaat uit de volgende afdelingen:
a. het Bureau Bedrijfsvoering;
b. de afdeling Beleid en Advies Documentaire Informatievoorziening;
c. het Facilitair Bedrijf Postale, Grafische en Multimedia Vormgeving;
d. de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing;
e. het Facilitair Bedrijf Gebouw;
f. de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies;
g. het Facilitair Bedrijf Gemeenschappelijk Centrum Infrastructuur.

Artikel 2

Het hoofd van het Bureau Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het leveren van de eerste lijnsondersteuning aan het management en de afdelingen van de directie Algemene Zaken op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiën, algemene zaken en huisvesting.

Artikel 3

Het hoofd van de afdeling Beleid en Advies Documentaire Informatievoorziening is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontwikkelen en implementeren van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het ministerie inzake de documentaire informatievoorziening;
b. het beheer van het Departementaal Archief;
c. het toezicht op de dynamische archieven van andere onderdelen van het ministerie;
d. het adviseren van de departementsleiding en de directies op het gebied van de documentaire informatievoorziening;
e. het functioneel beheer van de documentaire informatiesystemen.

Artikel 4

Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Postale, Grafische en Multimedia Vormgeving is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het ministerie inzake de postale, grafische en multimedia aangelegenheden;
b. het vervaardigen en beschikbaar stellen van producten en diensten op het gebied van de postale, grafische en multimedia aangelegenheden.

Artikel 5

Het hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het ministerie inzake veiligheid en beveiliging, crisisbeheersing en bedrijfshulpverlening;
b. zorg voor de beveiliging en veiligheid van de medewerkers in de vestigingen van het ministerie in 's-Gravenhage, alsmede de bewindspersonen en hun huisgenoten;
c. zorg voor de crisisbeheersing;
d. het toezicht op de beveiliging en veiligheid;
e. het optreden als meldpunt integriteit;
f. het verrichten van periodieke en algemene arbo-inspecties;
g. het verrichten van interne onderzoeken.

Artikel 6

Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Gebouw is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het ministerie inzake voorzieningen op het gebied van het beheer en exploitatie van de vestigingen van het ministerie te 's-Gravenhage, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen, catering, fitness, vervoerszaken, alsmede kunstvoorwerpen;
b. het beheer van de voorzieningen op het gebied van telefoon, audiovisuele middelen, catering en fitness, ten behoeve van de gebruikers van de vestigingen van het ministerie te 's-Gravenhage;
c. het beheer van voorzieningen op het gebied van vervoerszaken, alsmede kunstvoorwerpen;
d. het beheren van het registratiesysteem met betrekking tot inventarisgoederen.

Artikel 7

Het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het ministerie inzake aanschaffingen, energie, milieu en huisvesting;
b. zorg voor de commerciële inkoop;
c. het toezicht op het beheer van inventarisgoederen van het ministerie;
d. het optreden als secretaris van de Huisvestingsregiegroep;
e. het ontwikkelen en toepassen van een bronbeleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden, waaronder een arbotoets bij de aanschaf van materiële voorzieningen.

Artikel 8

Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Gemeenschappelijk Centrum Infrastructuur is verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het ministerie inzake (kantoor)automatisering;
b. het ontwikkelen, implementeren en beheren van: 1º De WAN/LAN-netwerken binnen het kerndepartement en de regionale vestigingen;
2º de centrale computerapparatuur;
3º de werkplekapparatuur;
4º de kantoorautomatiseringstoepassingen, inclusief functioneel beheer;
1º De WAN/LAN-netwerken binnen het kerndepartement en de regionale vestigingen;
2º de centrale computerapparatuur;
3º de werkplekapparatuur;
4º de kantoorautomatiseringstoepassingen, inclusief functioneel beheer;
c. het beheren en exploiteren van de directie-specifieke en departementale informatiesystemen;
d. het controleren van en toezicht houden op extern beheer en exploitatie van systemen en het beheren van het registratiesysteem met betrekking tot de inventaris van automatiseringsmiddelen van het ministerie.

Artikel 9

De afdelingshoofden zijn, binnen de door de directeur van de directie Algemene Zaken vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. de zorg voor de interne bedrijfsvoering van de onder hen ressorterende afdelingen, met uitzondering van de vaststelling van de formatie, rechtspositionele aangelegenheden van het personeel en het verlenen van buitengewoon verlof;
b. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en voor periodieke evaluatie daarvan en het zorgdragen voor de planning en bewaking van de productie.

Artikel 10

Aan de afdelingshoofden van de directie Algemene Zaken wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
a. de taken van de onder hen ressorterende afdelingen, overeenkomstig de taakverdeling zoals vastgelegd in de artikelen 2 tot en met 9;
b. materiële en personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling, conform de vast te stellen kaders van de directeur van de directie Algemene Zaken en met inachtneming van het gestelde in artikel 9, onderdeel a.

Artikel 11

Het hoofd van het Bureau Bedrijfsvoering is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de inhuur van uitzendkrachten;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van diensten op het gebied van opleidingen die ingevolge een dienstopdracht worden gevolgd;
c. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 12

Het hoofd van de afdeling Beleid en Advies Documentaire Informatievoorziening is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten ten behoeve van het semi-statische archiefbeheer, de in beheer zijnde documentaire informatiesystemen alsmede goederen en diensten, waarvan de aanschaf een uitvloeisel is van het beleid met betrekking tot de documentaire informatievoorziening;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 13

Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Postale, Grafische en Multimedia Vormgeving is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten ten behoeve van drukwerk, vormgeving van drukwerk, kopieerfaciliteiten en postzaken ten behoeve van de vestigingen van het ministerie te 's-Gravenhage;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 14

Het hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten ten behoeve van bewakings- en veiligheidsaangelegenheden;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten ten behoeve van de bedrijfshulpverlening;
c. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten ten behoeve van de crisisbeheersing;
d. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 15

Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Gebouw is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten inzake voorzieningen op het gebied van het beheer en exploitatie van de vestigingen van het ministerie te 's-Gravenhage, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen, catering, fitness, vervoer en kunstvoorwerpen;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 16

Het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen voor verplichtingen voor ten hoogste € 500.000,- per overeenkomst:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de inkoop van goederen en diensten van andere afdelingen van de directie Algemene Zaken met een waarde van meer dan € 10.000,- per overeenkomst;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de huisvesting en facilitaire voorzieningen ten behoeve van de vestigingen van het ministerie te 's-Gravenhage en voorzover de overeenkomst een waarde van € 10.000,- per overeenkomst te boven gaat, voor de regionale kantoren van de Arbeidsinspectie en de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst;
c. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de technische infrastructuur, de hardware, de kantoorautomatiseringssoftware, de datacommunicatievoorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen voorzover de overeenkomst een waarde van € 10.000,- per overeenkomst te boven gaat;
d. het aangaan van mantelovereenkomsten;
e. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 17

Het Hoofd van het Facilitair Bedrijf Gemeenschappelijk Centrum Infrastructuur is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het verlenen van goederen en diensten op het gebied van de automatisering departementaal breed;
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.

Artikel 18

1. De volmacht verleend aan de afdelingshoofden geldt alleen voor de aan de afdelingshoofden toegekende budgetten.
2. De volmacht verleend aan de afdelingshoofden genoemd in de artikelen 11tot en met 15en 17geldt indien een mantelovereenkomst van toepassing is voor verplichtingen tot ten hoogste € 50.000,- per overeenkomst en indien geen mantelovereenkomst van toepassing is voor verplichtingen tot ten hoogste € 10.000,- per overeenkomst.

Artikel 19

1. De afdelingshoofden van de directie Algemene Zaken kunnen hun bevoegdheden doorverlenen aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen.
2. Een voorstel tot doorverlening van bevoegdheden dient aan de directeur van de directie Algemene Zaken schriftelijk ter goedkeuring te worden voorgelegd.

Artikel 20

Indien op een overeenkomst de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn, zal de aanbesteding plaatsvinden door het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies.

Artikel 21

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2002.
2. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Algemene Zaken 2002.