Regeling registratie aanmelding en toelating studenten h.b.o.

Deze beschikking verstaat onder:

De registratie heeft ten doel:
a. het verschaffen van informatie aan de – eventueel samenwerkende – bevoegde gezagsorganen van de scholen over de aanmelding en toelating van de studenten bij de scholen in het algemeen en bij de daarbij voorkomende afdelingen in het bijzonder;
b. het verschaffen aan de minister van informatie ten behoeve van beleidsvoorbereiding op het gebied van het hoger beroepsonderwijs, de planning daaronder begrepen;
c. het verstrekken van gegevens aan het Centraal Bureau voor de Statistiek ten behoeve van statistische doeleinden, voor zover deze gegevens reeds voor de onder a. en b. genoemde doelstellingen worden geregistreerd.

1. De houder is verantwoordelijk voor de werking van de registratie overeenkomstig de bepalingen van deze beschikking en treft daartoe de nodige voorzieningen.
2. De verwerking van de gegevens in de registratie geschiedt bij het Rijks Computercentrum volgens door de minister te stellen eisen en met inachtneming van het Besluit Algemene Rijksrekencentra (Stcrt. 1977, 178).

In de registratie worden uitsluitend gegevens opgenomen over hen die zich hebben aangemeld bij een school om als student tot die school te worden toegelaten.

Omtrent de personen, bedoeld in artikel 4, kunnen uitsluitend de in de bijlagebij deze beschikking vermelde gegevens worden opgenomen, voor zover noodzakelijk voor de doelstelling van de registratie.

1. De gegevens, opgenomen in de registratie van degenen die zich hebben aangemeld bij een school, worden daaruit verwijderd uiterlijk drie jaren, nadat deze in de registratie zijn opgenomen.
2. Niettemin kan de CCAO met goedkeuring van de Commissie van Toezicht toestaan dat de gegevens, bedoeld in het eerste lid, worden vastgehouden voor statistische doeleinden.
3. De in het eerste lid genoemde gegevens worden in ieder geval uit de registratie verwijderd, indien twee jaren sinds het overlijden van de desbetreffende persoon zijn verstreken en dit feit de houder bekend is.

1. De uit de registratie verwijderde gegevens worden vernietigd.
2. Niettemin kan de CCAO met goedkeuring van de Commissie van Toezicht in bijzondere gevallen toestaan, dat gegevens op een daarvoor door haar bestemde plaats worden bewaard. Kennisneming van deze gegevens vindt uitsluitend plaats met machtiging van de houder.

Tot de registratie hebben uitsluitend rechtstreeks toegang:
a. de bij de centrale afdeling werkzame personen, door de houder daartoe aangewezen;
b. de personen, daartoe door de minister aangewezen voor controledoeleinden;
c. de personen, door de houder aan te wijzen in verband met een goede functionering van het systeem;
d. de leden van de Commissie van Toezicht en door deze commissie voor controledoeleinden aangewezen personen.

Met het invoeren of wijzigen van gegevens in en het verwijderen van gegevens uit de registratie zijn belast de personen, bedoeld in artikel 8 onder a.

1. Gegevens uit de registratie waaraan informatie omtrent individuele personen kan worden ontleend, kunnen uitsluitend worden verstrekt door de houder dan wel door bij de centrale afdeling werkzame personen, door de houder aangewezen, aan:
a. personen wier gegevens in de registratie zijn opgenomen, hun gemachtigden of hun wettelijke vertegenwoordigers;
b. de – eventuele samenwerkende – bevoegde gezagsorganen van de scholen;
c. de minister en de door deze aangewezen ambtenaren;
d. de minister van Landbouw en Visserij en de door deze aangewezen ambtenaren;
e. het Centraal Bureau voor de Statistiek.
2. Aan de in het eerste lid onder a. genoemde personen kunnen slechts gegevens worden verstrekt, indien en voor zover deze gegevens op hen persoonlijk, onderscheidenlijk op hen die zij vertegenwoordigen, betrekking hebben.
Aan de in het eerste lid onder b. genoemde instanties kunnen slechts gegevens worden verstrekt, indien en voor zover deze gegevens betrekking hebben op studenten die zich bij de desbetreffende school hebben aangemeld met dien verstande dat vóór de toelating met betrekking tot aanmeldingsgegevens geen andere tot individuele personen herleidbare gegevens worden verstrekt dan die welke door de school zelf zijn verstrekt.
Aan de in de vorige volzin bedoelde instanties worden, indien de aanmelder is toegelaten, slechts gegevens verstrekt, waaruit blijkt bij hoeveel andere scholen de aanmelder zich heeft aangemeld of is toegelaten; uit deze gegevens mag niet blijken bij welke andere scholen de aanmelder zich heeft aangemeld of is toegelaten.
Aan de in het eerste lid onder c. en d. genoemde personen en instanties kunnen slechts gegevens worden verstrekt, indien en voorzover deze voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk zijn. Aan de in het eerste lid onder e. genoemde instantie worden gegevens verstrekt voor zover deze nodig zijn voor het samenstellen van statistieken.
3. Uittreksels van opgenomen gegevens worden gewaarmerkt en worden, voorzien van een doorlopende nummering, uitsluitend verstrekt onder voorwaarde, dat zij na gebruik wordt vernietigd, tenzij het betreft de personen, bedoeld in het eerste lid onder a. Van de verstrekte uittreksels houdt de houder deugdelijk aantekening, tenzij op andere wijze vast te stellen is, welke gegevens aan derden zijn verstrekt.
4. Aan personen, bedoeld in het eerste lid onder a., wordt op hun daartoe strekkend verzoek medegedeeld, welke gegevens aan derden zijn verstrekt, betrekking hebbend op hen persoonlijk onderscheidenlijk op hen die zij vertegenwoordigen.
5. Aan personen, bedoeld in het eerste lid onder a., worden de uittreksels, bedoeld in het derde lid, en de mededelingen, bedoeld in het vierde lid, alleen verstrekt, nadat een schriftelijk verzoek daartoe is ontvangen. Deze worden bij aangetekend schrijven verzonden.

Bij de uitvoering van werkzaamheden, verbonden aan de werking van de registratie, volgt de centrale afdeling procedures, die erop zijn gericht te bevorderen, dat de in de registratie opgenomen gegevens zoveel mogelijk juist en volledig zijn, en die beogen te voorkomen dat gegevens uit de registratie in handen komen van onbevoegden. De houder stelt ter zake een schriftelijke instructie vast en zendt een afschrift daarvan aan de Commissie van Toezicht.

1. Indien blijkt, dat bepaalde gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen, vindt zo spoedig mogelijk verbetering of verwijdering van die gegevens plaats.
2. Indien blijkt, dat bepaalde gegevens ten onrechte in de registratie ontbreken, vindt zo spoedig mogelijk aanvulling van opgenomen gegevens plaats.
3. Degenen omtrent wie gegevens in de registratie zijn opgenomen alsmede hun gemachtigden of hun wettelijke vertegenwoordigers kunnen verbetering, verwijdering of aanvulling van die gegevens verzoeken. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk te worden ingediend.
4. De indiener van het in het derde lid bedoelde verzoek wordt desgevraagd, na beslissing door of namens de houder, zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld of, en zo ja, welke verbetering, verwijdering of aanvulling heeft plaatsgevonden.

Met het toezicht op de naleving van deze bechikking is belast de Commissie van Toezicht, bedoeld in de beschikking Commissie van Toezicht Registratieregelingen O. en W. 1980 (Stcrt. 1981, 6).

Wijzigt de beschikking Commissie van Toezicht Registratieregelingen O. en W. 1980.

1. Deze beschikking treedt in werking met ingang van de dag na die van de dagtekening van de Nederlandse Staatscourant, waarin zij wordt geplaatst.
2. Deze beschikking wordt ter inzage gelegd bij de centrale directie Voorlichting van het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen en bij de centrale bibliotheek van het Ministerie van Justitie.
3. Deze beschikking kan worden aangehaald als ‘Regeling registratie aanmelding en toelating studenten h.b.o.’. Afschrift daarvan zal worden gezonden aan de Commissie van Toezicht Registratieregelingen O. en W. en de H.B.O.-Raad.
Afschrift van deze beschikking zal worden gezonden aan:
de Staatssecretarissen;
de secretaris-generaal en de plv. secretarissen-generaal;
de directeuren-generaal;
de hoofddirecteuren;
de plv. inspecteur-generaal;
de directeuren;
de Minister van Justitie;
de Minister van Landbouw en Visserij.