ECLI:NL:RBUTR:2005:AU5263

201371 / KG ZA 05-935 1 november 2005 RECHTBANK UTRECHT Sector Handels - en Familierecht VONNIS van de voorzieningenrechter in het kort geding van [namen eisers sub 1 tot en met 19] eisers, procureur mr. L.A.M. van Kippersluis, advocaat mr. C. van Schaik te Deventer, tegen het rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam HET UTRECHTS ARCHIEF, gevestigd te Utrecht, gedaagde, advocaat mr. J.H. van der Velde te Utrecht. Partijen zullen hierna [eiser] en Het Utrechts Archief genoemd worden. Het verloop van de procedure blijkt uit: - de dagvaarding; - de mondelinge behandeling; - de pleitnota van [eiser], waarin tevens is vermeld dat [naam] zich als 19e eiser wenst te voegen; - de pleitnota van Het Utrechts Archief. Ten slotte is vonnis bepaald. 2.1. Het Utrechts Archief is op 28 oktober 1997 ontstaan uit een gemeenschappelijke regeling waarbij het Rijksarchief Utrecht en het Gemeentearchief Utrecht onder één beheersinstelling zijn gebracht, die wordt aangeduid als een zogenaamd Regionaal Historisch Centrum. Het Utrechts Archief heeft 70 personeelsleden in dienst. 2.2. In het Convenant Archieven 2002 van het Ministerie van OCW, Inter Provinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen is, voor zover hier van belang, het volgende opgenomen: artikel 4 a. De Staatssecretaris geeft de archiefkoepel DIVA (de Vereniging voor de Documentaire Informatievoorziening en het archiefwezen) de opdracht te laten onderzoeken wat als een gewenst niveau van toegankelijkheid voor archieven kan worden beschouwd, indien men uitgaat van een brede publieke dienstverlening en toegankelijkheid van cultureel erfgoed. Een kwaliteitsstandaard wordt door partijen als een belangrijk instrument gezien voor het vergroten van het publieksbereik van de archieven. b. Partijen zijn de volgende onderzoeksvragen overeengekomen: 1. 2. (..) Duidelijk zou moeten worden welke inspanningen van burgers wel verwacht mogen worden en aan welk niveau van dienstverlening door iedere zorgdrager van openbare archieven redelijkerwijs voldaan moet worden. De bestaande wettelijke standaarden voor archieven zijn daarvoor ontoereikend. 2.3 In het Handvest dienstverlening archieven 2004, versie 9.4.2004, zijn onder meer de volgende bepalingen opgenomen: 1. ‘Doelen en werking Het is de bedoeling dat de dienstverlening van archiefbeherende instellingen gaat en blijft voldoen aan een aantal minimum vereisten waarop gebruikers van archieven kunnen rekenen. Gehouden onderzoek naar de wensen van bezoekers en evaluatie in de praktijk ligt hier aan ten grondslag. Voor de verschillende vormen van dienstverlening zijn door DIVA minimum normen vastgesteld. Archiefbeherende instellingen maken uitgaande van deze normen een eigen handvest waarin de organisatie zich garant stelt voor de kwaliteit van de eigen dienstverlening. Door dit bekend te maken wordt duidelijk wat archiefinstellingen te bieden hebben en krijgt zowel de instelling als de archiefbranche een helder profiel in de buitenwereld. 2. Minimum normen Archieven en collecties kunnen door bezoekers worden geraadpleegd in een studiezaal. (…) Daarnaast kan worden gerekend op: 2.1 Fysiek bezoek ? een studiezaal die wekelijks gedurende minimaal 20 uur geopend is, waarvan minimaal 4 uur buiten kantoortijden i.v.m. de toegankelijkheid voor werkenden; (…)’ 2.4. In de toelichting op het Handvest dienstverlening archieven 2004 is ten aanzien van het fysiek bezoek studiezaal het volgende opgenomen: ‘De studiezaal is wekelijks gedurende minimaal 20 uur geopend waarvan minimaal 4 uur buiten kantoortijden. 20 uur per week is het absolute minimum en bedoeld om mogelijk te maken dat ook kleine diensten aan de eisen kunnen voldoen. Internet is dus geen vervanging voor studiezaalbezoek. In verband met de toegankelijkheid voor werkenden kan zaterdagopenstelling de voorkeur verdienen boven avondopenstelling.’ 2.5. In het Handvest dienstverlening van het Utrechts Archief is wat betreft de openstelling het volgende opgenomen: ‘Bij een bezoek aan onze studiezalen kunt u tenminste rekenen op: een studiezaal die 39,5 uur per week geopend is, waarvan 7,5 uur buiten kantoortijden (donderdagavond en zaterdagochtend). In de maanden juli en augustus is Het Utrechts Archief op zaterdagochtend gesloten.’ 2.6. Het Utrechts Archief was, afgezien van de zomermaanden juli en augustus, tot voor kort voor publiek geopend op dinsdag, woensdag en vrijdag van 09.00 uur tot 17.00 uur, op donderdag van 09.00 uur tot 21.00 uur en op zaterdag van 09.00 uur tot 12.30 uur. Tijdens de zaterdagopening werd beperkte service verleend, en konden archiefstukken niet ter plekke worden opgevraagd. 2.7. Het bestuur van Het Utrechts Archief heeft met ingang van 1 september 2005 de zaterdagopenstelling opgeheven. 2.8. Bij brief van 23 september 2005 heeft mr. van Schaik namens [eiser] het Utrechts Archief verzocht de zaterdagopening per 1 oktober 2005 te hervatten. 2.9. Bij brief van 28 september 2005 heeft mr. [naam betrokkene], waarnemend directeur van het Utrechts Archief, hierop het volgende geantwoord: ‘Het bestuur van Het Utrechts Archief heeft zich in zijn vergadering van 27 september 2005 over uw argumentatie tegen een verlenging van de zaterdagsluiting gebogen. Het bestuur is, na kennis te hebben genomen van alle pro en contra argumenten met betrekking tot de openstelling op zaterdagochtend, tot het besluit gekomen de sluiting op zaterdagochtend te handhaven tot aan het moment waarop de frontoffice zal zijn verplaatst naar de Hamburgerstraat. Een niet onbelangrijke verantwoordelijkheid van het bestuur is de financiële situatie binnen Het Utrechts Archief. Op vrijwel alle fronten worden kosten-batenanalyses gemaakt, die inzicht moeten verschaffen over het zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten van middelen. Ook voor de openstelling op zaterdagmorgen is dat gedaan. Onderzoek heeft uitgewezen dat in de periode 1 januari 2005 tot en met 30 juni 2005 op de zaterdagochtenden 310 bezoekers zijn geweest. Dat is 6,7 % van het totaal aantal bezoekers. Gemiddeld kwamen er op zaterdagochtend 18 bezoekers. Het aantal bezoekers dat in de onderhavige periode 5 keer of meer kwam, bedroeg 17. Van deze 17 bezoekers waren er 3 die alleen op zaterdagochtend kwamen en 3 bezoekers die behalve op zaterdagochtend (bijna) uitsluitend op donderdagavond kwamen. De rest van de bezoekers bezocht Het Utrechts Archief ook tijdens, reguliere kantooruren. Het onderzoek wijst uit dat de sluiting op zaterdagochtend voor slechts 3 bezoekers mogelijkerwijs blokkerende gevolgen zou kunnen hebben. Mogelijkerwijs, omdat geenszins vast staat dat deze bezoekers absoluut niet in staat zijn om op andere dagen Het Utrechts Archief te bezoeken. De kostenpost die daar voor Het Utrechts Archief tegenover staat is aanzienlijk, hetgeen het bestuur tot de conclusie brengt dat er in dit geval sprake is van disproportionaliteit tussen de inzet van middelen en de beoogde opbrengst. Het bestuur is zich terdege bewust van het feit dat een instelling als Het Utrechts Archief een zo groot mogelijke toegankelijkheid dient te hebben en dat is ook het doel waarnaar het bestuur streeft. (…) Het bestuur kiest ervoor thans alle menscapaciteit en financiële capaciteit in te zetten ten behoeve van de huisvesting van het frontoffice in de Hamburgerstraat en het opzetten van een nieuw dienstverleningsconcept. Het zal u niet verbazen dat daarbij de openstelling op zowel de zaterdag als de zondag een zeer serieus punt van overweging zal zijn. Uiteraard zijn de medewerkers van Het Utrechts Archief in situaties waarin binnen de standaard geen oplossing is te vinden, bereid voor zover dat mogelijk is, maatwerk te verrichten in de komende tijd. (…)’ 2.10. [eiser] en de andere eisers zijn allen archief onderzoekers die regelmatig publiceren. Een aantal van hen is freelance onderzoeker. [eiser] vordert - samengevat – hervatting van de zaterdagopening van 09.00 uur tot 12.30 uur in de gebruikelijke maanden september tot en met juni, zulks op straffe van een dwangsom, met veroordeling van Het Utrechts Archief in de kosten van deze procedure. [eiser] legt aan de vordering ten grondslag dat Het Utrechts Archief onrechtmatig handelt door de zaterdagopening van het archief te beëindigen. Het Utrechts Archief houdt zich volgens [eiser] niet aan het Convenant en aan het Handvest dienstverlening 2004. Ook is de besluitvorming volgens [eiser]niet zorgvuldig geweest omdat reeds tijdens de proefperiode is besloten de zaterdagopening definitief te beëindigen en ontbreekt een maatschappelijk draagvlak voor de genomen beslissing. Het Utrechts Archief voert verweer. Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, nader ingegaan. 4.1. Nu tegen het besluit van het bestuur om de zaterdagopening van Het Utrechts Archief te beëindigen geen bezwaar of beroep openstaat bij de bestuursrechter is de voorzieningenrechter bevoegd kennis te nemen van het onderhavige geschil. 4.2. Vooropgesteld wordt dat het Utrechts Archief beleidsvrijheid toe komt inzake de openstelling van het archief. De toetsing van de inhoud van de beslissing van het bestuur van het Utrechts Archief om de zaterdagopening van het Utrechts Archief te beëindigen dient dan ook marginaal te zijn. Dat houdt in dat slechts wordt onderzocht of het bestuur in redelijkheid tot haar beslissing heeft kunnen komen. 4.3. Het bestuur heeft in de onder 2.9 genoemde brief gemotiveerd aangegeven waarom zij tot beëindiging van de zaterdagopening van het archief is overgegaan. Blijkens dit schrijven hebben bedrijfseconomische motieven een grote rol gespeeld bij de besluitvorming. Daarbij heeft het bestuur met name de voorgenomen verplaatsing van het front office naar de Hamburgerstraat te Utrecht en de daarmee gepaard gaande tijdsinvestering, van belang geacht. Daarnaast heeft het bestuur mee laten wegen dat er veel tijd en menskracht nodig is voor de digitalisering van het archief. Ter zitting heeft Het Utrechts Archief onweersproken gesteld dat 70.000 afbeeldingen en 130.000 gescande notariële aktes online zijn te raadplegen en dat de inventarislijst van meer dan de helft van alle in het archief aanwezige stukken online te raadplegen is, waardoor mensen thuis stukken kunnen selecteren, aanvragen en vervolgens op het archief kunnen inzien. Tenslotte heeft het bestuur van Het Utrechts Archief bij haar besluit (rekeninghoudend met een verbouwing) de bezoekersaantallen op de zaterdagochtend, over de periode 1 januari 2005 tot en met juni 2005 gemiddeld 18 bezoekers per zaterdag, laten meewegen. 4.4. De voorzieningenrechter is van oordeel dat het bestuur van Het Utrechts Archief aldus in redelijkheid tot haar beslissing heeft kunnen komen dat de zaterdagopening niet langer gehandhaafd kan worden. Daarbij is van belang dat de openbaarheid en toegankelijkheid van het archief met de thans geldende openingstijden nog immer voldoende gewaarborgd worden en dat het bestuur in gemelde brief heeft aangegeven dat bij het ingaan van het frontoffice aan de Hamburgerstraat de openingstijden opnieuw bezien zullen worden. Weliswaar heeft [eiser] aannemelijk gemaakt dat de (freelance) onderzoekers in verband met het verrichten van tijdrovend onderzoek belang hebben bij een zaterdagopening van het archief, maar dit neemt niet weg dat Het Utrechts Archief de vrijheid toekomt om –mede in het licht van haar gehele bedrijfsvoering en financiële mogelijkheden– de openingstijden vast te stellen zoals zij op 27 september 2005 heeft gedaan, te meer nu het Utrechts Archief heeft aangegeven dat voor klemmende gevallen naar een passende oplossing zal worden gezocht. 4.5. [eiser] heeft zich beroepen op de toegankelijkheid die de Archiefwet vereist. Naar het oordeel van de voorzieningenrechter heeft het Utrechts Archief niet gehandeld in strijd met die wet. In de Archiefwet 1995 zijn geen voorschriften opgenomen inzake de openingstijden van archieven. In artikel 14 van genoemde Archiefwet is slechts bepaald dat de archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten, behoudens de in de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet genoemde beperkingen, openbaar zijn, en dat ieder, behoudens deze beperkingen, bevoegd is de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen. 4.6. Het besluit tot beëindiging van de zaterdagopening is evenmin in strijd met de in (de toelichting op) het Handvest dienstverlening archieven 2004 neergelegde normen, waarop [eiser] zich hebben beroepen. In genoemd Handvest is immers bepaald dat een studiezaal wekelijks gedurende minimaal 20 uur geopend is, waarvan minimaal 4 uur buiten kantoortijden i.v.m. de toegankelijkheid voor werkenden. Gelet op het feit dat de donderdagavondopenstelling van 17.00 tot 21.00 uur gehandhaafd blijft, voldoet Het Utrechts Archief aan deze minimumnorm. 4.7. [eiser] heeft tevens gewezen op het Convenant Archieven 2002. Uit dit convenant spreekt weliswaar dat groot belang wordt gehecht aan de toegankelijkheid van de archieven, maar dit is onvoldoende om het besluit van het Utrechts Archief onrechtmatig te achten, gelet op de thans geldende openingstijden. 4.8.Aan het onder 2.5 genoemde Handvest dienstverlening komt geen zelfstandige betekenis toe. Dat betreft immers een intern kwaliteitshandvest dat is gebaseerd op de besluiten van het Utrechts Archief, en inmiddels is aangepast aan het besluit van 27 september 2005. 4.9. Het bovenstaande leidt tot het oordeel dat de beslissing van het bestuur van Het Utrechts Archief om de zaterdagopening per 1 september 2005 te beëindigen niet onrechtmatig is. Gelet op de beperkte toetsing die in deze procedure kan plaatsvinden dient dit besluit van Het Utrechts Archief gerespecteerd te worden, te meer daar de openbaarheid en toegankelijkheid van het archief met de thans geldende openingstijden voldoende gewaarborgd wordt. Hieruit volgt dat de vordering zal worden afgewezen. 4.10. [eiser] zal als de in het ongelijk gestelde partij in de proceskosten worden veroordeeld. De kosten aan de zijde van Het Utrechts Archief worden begroot op: - vast recht EUR 244,-- - salaris advocaat 816,-- Totaal EUR 1.060,-- De voorzieningenrechter wijst de vorderingen af, veroordeelt [eiser] in de proceskosten, aan de zijde van Het Utrechts Archief tot op heden begroot op EUR 1.060,--, verklaart dit vonnis wat betreft de kostenveroordeling uitvoerbaar bij voorraad. Dit vonnis is gewezen door mr. H.J.H. van Meegen en in het openbaar uitgesproken op 1 november 2005.?