ECLI:NL:RBDHA:2025:19279

Rechtbank den haag Team handel - voorzieningenrechter zaak- / rolnummer: C/09/690862 / KG ZA 25-863 Vonnis in kort geding van 21 oktober 2025 in de zaak van Ecolog Deutschland GmbH te Düsseldorf, Duitsland, eiseres, advocaten mrs. M.E. Berends-de Weerd en M. Strijker te Zeist, tegen: Centraal Orgaan opvang asielzoekers te Den Haag, gedaagde, advocaat mr. D. Wolters-Rückert te Den Haag, waarin is tussengekomen: Umami Catering N.V. te Genk, België, advocaat mr. M.C.G. Nijssen te Heerlen. Partijen worden hierna respectievelijk aangeduid als ‘Ecolog’, ‘het COA’ en ‘Umami’.

1.1. Het verloop van de procedure blijkt uit: - de dagvaarding van 3 september 2025 met producties 1 tot en met 6; - de akte houdende een vermeerdering van eis; - de incidentele conclusie tot tussenkomst althans tot voeging; - de door het COA overgelegde conclusie van antwoord met producties 1 tot en met 4; - de op 7 oktober 2025 gehouden mondelinge behandeling, waarbij door Ecolog en Umami pleitnotities zijn overgelegd. 1.2. Tijdens de zitting is vonnis bepaald op vandaag. 2Het incident tot tussenkomst althans voeging 2.1. Umami heeft gevorderd te mogen tussenkomen in de procedure tussen Ecolog en het COA dan wel zich te mogen voegen aan de zijde van het COA. Ter zitting hebben Ecolog en het COA verklaard (in beginsel) geen bezwaar te hebben tegen de tussenkomst dan wel voeging. Umami is vervolgens toegelaten als tussenkomende partij, aangezien zij aannemelijk heeft gemaakt dat zij daarbij voldoende belang heeft. Voorts is niet gebleken dat de tussenkomst aan een voortvarende afdoening van dit kort geding in de weg staat. Hierdoor ontstaat er ook geen strijd met de goede procesorde in het algemeen. 2.2. Ecolog heeft zich ter zitting wel verzet tegen de door Umami ingediende vorderingen, meer in het bijzonder de gevorderde kostenveroordeling. Daarop zal hierna nog worden ingegaan.

Op grond van de stukken en het verhandelde ter zitting wordt in dit geding van het volgende uitgegaan. 3.1. Het COA heeft in het voorjaar van 2025 een Europese openbare aanbesteding genaamd ‘Contractcatering Raamovereenkomst’ georganiseerd (hierna: de aanbesteding). 3.2. De aanbesteding heeft als doel het sluiten van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer, die – kort gezegd – de catering op locaties van het COA kan verzorgen, waarbij de opdrachtnemer vijf dagen in de week maaltijden en maaltijdcomponenten levert en zeven dagen per week maaltijden en maaltijdcomponenten distribueert (hierna: de Opdracht). 3.3. De looptijd van de raamovereenkomst is drie jaar met de mogelijkheid van verlenging van één jaar. De maximale contractwaarde van de Opdracht is € 140.000.000 exclusief btw. 3.4. Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. 3.5. Ten behoeve van de aanbesteding is op 17 februari 2025 het ‘Beschrijvend document Europese openbare aanbesteding Contractcatering Raamovereenkomst’ (hierna: het Beschrijvend document) opgesteld. Het Beschrijvend document is naar aanleiding van de tweede Nota van Inlichtingen aangepast en op 14 april 2025 met wijzigingen gepubliceerd. 3.6. In het Beschrijvend document is, voor zover hier van belang, het volgende vermeld: “2.7 Uitgangspunten voor het indienen van een Inschrijving Een Inschrijving die niet aan een van onderstaande uitgangspunten voldoet, wordt door Aanbestedende dienst terzijde gelegd. Deze uitgangspunten zijn: a) Alleen digitale Inschrijvingen via het Aanbestedingsplatform worden in behandeling genomen. Dit houdt in dat de beantwoording van alle vragen, en het indienen van alle in te dienen documenten en verklaringen via het Aanbestedingsplatform dient te geschieden; b) Met het indienen van een Inschrijving stemt Inschrijver onverkort in met de bepalingen, voorwaarden en procedure, zoals beschreven in de Aanbestedingsdocumenten; c) De Inschrijving behelst volledige beantwoording van alle gevraagde in te dienen informatie (behalve de beantwoording van de informatie die in het kader van de Subgunningscriteria wordt gevraagd), documenten en bijlagen conform Bijlage A - Checklist Inschrijving; d) (…); e) (…); f) (…); g) (…); h) De Inschrijving dient alle in te dienen informatie/documenten/bijlagen te bevatten. Het risico op ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij Inschrijver; (…) 3.4 Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen zien toe op de: - Beroepsbevoegdheid van Inschrijver; - Financiële en economische draagkracht van Inschrijver; - Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van Inschrijver. De Inschrijver dient te voldoen aan alle Geschiktheidseisen die in de volgende paragrafen zijn opgenomen. Het niet voldoen aan één of meer van de Geschiktheidseisen leidt ertoe dat desbetreffende Inschrijver wordt uitgesloten van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure. Door het aanvinken van ‘Ja’ in onderdeel α in hoofdstuk vier (IV) van het UEA (“Algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria”) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan de Geschiktheidseisen die in de onderhavige aanbesteding van toepassing zijn.” 3.7. In paragraaf 3.4 van het Beschrijvend document zijn de geschiktheidseisen opgenomen, waaronder Geschiktheidseis 3 ten aanzien van de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de Inschrijver. In het kader daarvan wordt van de Inschrijver het volgende verwacht: “3.4.3 Geschiktheidseisen inzake technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Geschiktheidseis 3: Kerncompetenties inzake technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Aanbestedende dienst acht het van belang dat Inschrijver over de juiste kerncompetenties beschikt om de Opdracht op goede wijze uit te voeren. Inschrijver dient om deze reden aantoonbaar te maken dat Inschrijver over de gevraagde onderstaande kerncompetenties beschikt door middel van het overleggen van minimaal één referentieopdracht. Dit kunnen meer referenten zijn die gezamenlijk aantonen dat Inschrijver voldoet aan de gevraagde kerncompetentie. Inschrijver dient hiervoor per referentie Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten te gebruiken. Kerncompetentie 1: Levering drie maaltijdsoorten Inschrijver dient een referentieopdracht te overleggen waaruit duidelijk blijkt dat Inschrijver ervaring heeft met het leveren van drie verschillende soorten maaltijden (twee Broodmaaltijden en een warme maaltijd) voor minimaal vijf dagen in de week ten behoeve van tezamen minimaal 1.000 gebruikers. De levering van drie maaltijden dient gedurende minimaal één jaar te hebben plaatsgevonden. Kerncompetentie 2: Distributie Inschrijver dient een referentieopdracht te overleggen waaruit duidelijk blijkt dat Inschrijver ervaring heeft met het vijf dagen in de week Distribueren (uitserveren/uitdelen) van drie verschillende soorten maaltijden (twee Broodmaaltijden en een warme maaltijd) op minimaal één locatie ten behoeve van minimaal 500 gebruikers. De Distributie van drie maaltijden dient gedurende minimaal één maand te hebben plaatsgevonden. (…) ” 3.8. Als bijlage A bij het Beschrijvend document is een Checklist Inschrijving gevoegd. Met betrekking tot Geschiktheidseis 3 is daarin het volgende vermeld: “Geschiktheidseis 3 Kerncompetenties Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten Inschrijver voegt een volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten in voor kerncompetentie 1 en 2, behorende bij Geschiktheidseis 3.” 3.9. De deadline voor het indienen van een inschrijving was 27 mei 2025, 10.00 uur. Op 27 mei 2025 om 11.00 uur zou de digitale kluis met inschrijvingen worden geopend. 3.10. Ecolog heeft op 26 mei 2025 een inschrijving ingediend via TenderNed. 3.11. Op 5 augustus 2025 heeft het COA een voorlopige gunningsbeslissing genomen, waarin het voornemen is geuit om met Umami een raamovereenkomst te sluiten (hierna: de voorlopige gunningsbeslissing). 3.12. Bij brief van 5 augustus 2025 heeft het COA aan Ecolog medegedeeld dat haar inschrijving als ongeldig terzijde wordt gelegd. Als reden daarvoor heeft het COA gegeven dat Ecolog geen referentieopdrachten heeft ingediend en dat een ingevuld Bijlage E-Standaardformulier Referentieopdrachten bij de inschrijving van Ecolog ontbrak. 3.13. Als reactie op voornoemde brief heeft Ecolog bij brief van 7 augustus 2025 aan het COA onder meer geschreven dat zij ervan overtuigd is dat alle vereiste documenten, inclusief de referentiecontracten correct en volledig zijn geüpload als onderdeel van de inschrijving en dat aan alle registratievoorwaarden is voldaan in overeenstemming met de eisen van het COA. In haar brief heeft Ecolog haar interne procedure die is gevolgd bij de inschrijving op de aanbesteding uitgebreid uiteengezet. Ecolog heeft kenbaar gemaakt dat zij in de gelegenheid wenst te worden gesteld om de referentiecontracten in te dienen. Verder heeft zij het COA verzocht om de beslissing waarin de inschrijving van Ecolog ongeldig wordt verklaard te heroverwegen.

4.1. Ecolog vordert na vermeerdering van eis – verkort en zakelijk weergegeven – om bij vonnis uitvoerbaar bij voorraad: het COA te verbieden (verdere) uitvoering te geven aan de brief met de beslissing tot uitsluiting van (de inschrijving van) Ecolog van 5 augustus 2025 en het COA te gebieden om binnen drie dagen na dagtekening van het vonnis tot intrekking over te gaan van deze beslissing tot uitsluiting, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 1.000,- voor elke dag dat de overtreding voortduurt; het COA te verbieden (verdere) uitvoering te geven aan de voorlopige gunningsbeslissing van 5 augustus 2025 en het COA te gebieden om binnen drie dagen na dagtekening van het vonnis tot intrekking over te gaan van de voorlopige gunningsbeslissing, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 1.000,- voor elke dag dat de overtreding voortduurt; primair: de inschrijving van Ecolog geldig te verklaren en het COA te gebieden om binnen drie dagen na dagtekening van het vonnis de aanbesteding voort te zetten c.q. te hervatten in de stand waarin de aanbesteding zich bevond vóór de uitsluitingsbrief en vóór de voorlopige gunningsbeslissing, waarbij het COA tot herbeoordeling dient over te gaan en daarbij ook de inschrijving van Ecolog inclusief de Bijlagen E dient te beoordelen, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 1.000,- voor elke dag dat de overtreding voortduurt, dan wel subsidiair: het COA te gebieden om Ecolog toe te staan om de inschrijving te herstellen door middel van het nogmaals uploaden van Bijlagen E en na het bieden van gelegenheid tot herstel tot herbeoordeling over te gaan waarbij het COA ook de inschrijving van Ecolog inclusief de Bijlagen E dient te beoordelen, op straffe van verbeurte van een dwangsom van € 1.000,- voor elke dag dat de overtreding voortduurt; 4. het COA te veroordelen in de proceskosten, vermeerderd met de wettelijke rente. 4.2. Daartoe voert Ecolog – samengevat – het volgende aan. Ecolog is ten onrechte uitgesloten van verdere deelname aan de aanbesteding. Ecolog heeft alle verzochte informatie, inclusief de referentieopdrachten (driemaal Bijlage E, hierna: Bijlagen E) bij haar inschrijving verstrekt. Op grond van de intern bij Ecolog gevolgde werkwijze bij het uploaden van de inschrijvingsdocumenten is het onwaarschijnlijk dat de referentieopdrachten niet zijn geüpload in TenderNed. Dat volgt uit de verklaringen van de medewerkers die betrokken zijn geweest bij het indienen van de inschrijving van Ecolog. Indien ervan moet worden uitgegaan dat de referentieopdrachten toch niet zijn geüpload in TenderNed, althans bij het COA onvindbaar zijn, dan blijkt in ieder geval uit de overige inschrijvingsdocumenten van Ecolog dat zij beschikt over de gevraagde referenties. Het COA had Ecolog vragen moeten stellen nu zij heeft verklaard dat zij voldoet aan de geschiktheidseisen dan wel Ecolog een herstelmogelijkheid moeten bieden. In dit specifieke geval is het disproportioneel en in strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel om de inschrijving van Ecolog terzijde te leggen. Het COA moet daarom de beslissing tot uitsluiting van Ecolog en de voorlopige gunningsbeslissing intrekken en de inschrijving van Ecolog alsnog in behandeling nemen. 4.3. Het COA en Umami voeren verweer, dat hierna, voor zover nodig, zal worden besproken. 4.4. Umami vordert afwijzing van de vorderingen van Ecolog. Umami vordert tevens het COA te gebieden de beslissing om Ecolog uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding te handhaven, het COA te verbieden de voorlopige gunningsbeslissing van 5 augustus 2025 in te trekken en het COA te gebieden om aan die voorlopige gunningsbeslissing uitvoering te geven indien het COA tot gunning wenst over te gaan. 4.5. Verkort weergegeven stelt Umami daartoe dat zij er belang bij heeft dat de Opdracht definitief aan haar gegund wordt en dat zij daarom belang heeft bij afwijzing van de vorderingen van Ecolog, nu die definitieve gunning daardoor in gevaar kan komen. 4.6. Voor zover nodig zullen de standpunten van Ecolog en het COA met betrekking tot de vorderingen van Umami hierna worden besproken.

5.2. Vooropgesteld wordt dat uit het Beschrijvend document volgt dat van de Inschrijver werd gevraagd om voor Geschiktheidseis 3 minimaal één referentieopdracht in te dienen, door (per referentie) Bijlage E – Standaardformulier Referentieopdrachten in te vullen en bij de inschrijving in te dienen. 5.3. Ecolog heeft ten behoeve van haar inschrijving Bijlage E voor drie verschillende referenties ingevuld. De eerste vraag die partijen verdeeld houdt, is of Ecolog die bijlagen ook heeft ingediend bij haar inschrijving door het uploaden van die documenten in TenderNed. Ter onderbouwing van haar standpunt dat zij dit heeft gedaan, verwijst Ecolog enerzijds naar een screenshot van een map waarin de door haar opgestelde inschrijvingsdocumenten staan en anderzijds naar schriftelijke verklaringen van drie medewerkers die zich hebben beziggehouden met de inschrijving van Ecolog en het uploaden van die inschrijvingsdocumenten. Anders dan Ecolog meent, kan op basis daarvan echter niet zonder meer worden vastgesteld dat Ecolog Bijlagen E daadwerkelijk heeft geüpload in TenderNed. Voor dat oordeel is het volgende van belang. Allereerst is de screenshot waarop Ecolog zich beroept slechts een weergave van een lijst van inschrijvingsdocumenten die Ecolog kennelijk had klaargezet om in TenderNed te uploaden. Het COA voert terecht aan dat dit screenshot niet aantoont dat al die inschrijvingsdocumenten ook daadwerkelijk zijn geüpload. Verder blijkt uit de screenshots die het COA als productie 4 heeft ingebracht dat in de TenderNed-omgeving van het COA Bijlagen E geen onderdeel uitmaken van de inschrijving van Ecolog die zich in de kluis bevindt. Ter zitting heeft Ecolog een screenshot getoond van (een gedeelte van) de kluis in haar eigen TenderNed-omgeving, waarop Bijlagen E ook niet te zien zijn. Daarmee staat vast dat in TenderNed Bijlagen E ontbreken in de inschrijving van Ecolog, zowel indien de inschrijving in TenderNed wordt ingezien door Ecolog zelf, als indien het COA in TenderNed kijkt, terwijl, zo heeft het COA onweersproken aangevoerd, geen sprake was van storingen in TenderNed op het moment van inschrijving. De voorzieningenrechter is van oordeel dat de verklaringen van de medewerkers die de inschrijving namens Ecolog hebben ingediend onvoldoende gewicht in de schaal leggen om – in weerwil van het voorgaande – te kunnen aannemen dat Ecolog Bijlagen E wel degelijk heeft ingediend bij haar inschrijving en deze wel degelijk in TenderNed zijn geüpload. 5.4. In deze procedure wordt er daarom vanuit gegaan dat Ecolog Bijlagen E niet heeft ingediend bij haar inschrijving. Voor zover Ecolog aanvoert dat het COA haar dermate laat heeft geïnformeerd over het ontbreken van Bijlagen E, dat het voor haar niet meer mogelijk was om de loggegevens van TenderNed te achterhalen, wordt hieraan voorbijgegaan. Ecolog had namelijk, zoals zij ter zitting ook heeft beaamd (en zoals Umami heeft gedaan), ten tijde van haar inschrijving screenshots kunnen maken van alle door haar in TenderNed geüploade stukken en daarmee haar stelling dat ze een geldige inschrijving heeft ingediend (mogelijk) kunnen onderbouwen. Daarvoor zijn de loggegevens niet nodig, zoals ook het COA heeft opgemerkt. Ecolog heeft dergelijke screenshots echter niet gemaakt. Nu het risico op ontbreken van informatie volgens de aanbestedingsstukken bij haar berust, had dat wel voor de hand gelegen. In ieder geval kan Ecolog het COA niet gerechtvaardigd tegenwerpen dat zij nu in bewijsnood verkeert. 5.5. Dat Ecolog wel de intentie had om alle inschrijvingsdocumenten in te dienen, zoals zij heeft aangevoerd, staat tussen partijen niet ter discussie. Onduidelijk blijft waar het in het proces is misgegaan, maar evident is dat Bijlagen E in de inschrijving van Ecolog ontbreken. Nu een Inschrijver wel wordt geacht Bijlage E bij de inschrijving in te dienen, is de inschrijving van Ecolog conform paragraaf 2.7 (onder c en h) van het Beschrijvend document terecht door het COA terzijde gelegd. Ook conform paragraaf 3.4 van het Beschrijvend document is de consequentie van het niet voldoen aan één of meer Geschiktheidseisen uitsluiting van verdere deelname aan de aanbesteding. 5.6. Vervolgens moet worden beoordeeld of het COA Ecolog in de gelegenheid had moeten stellen dan wel moet stellen om de inschrijving te herstellen in die zin dat zij Bijlagen E alsnog mocht/mag indienen. 5.7. Bij de beantwoording van die vraag staat ingevolge vaste jurisprudentie voorop dat een aanbestedende dienst bij de beoordeling van de inschrijving moet uitgaan van de inschrijvingen zoals die bij het sluiten van de termijn zijn ontvangen. Het beginsel van gelijke behandeling en het daarvan afgeleide transparantiebeginsel verzetten zich in beginsel tegen de mogelijkheid dat een Inschrijver zijn inschrijving nadien nog wijzigt of aanvult. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan op dit uitgangspunt een uitzondering worden gemaakt. Een inschrijving kan alleen dan – na de inschrijfdatum – nog worden verbeterd of aangevuld in geval deze een klaarblijkelijke eenvoudige precisering behoeft of als het om het rechtzetten van een kennelijke materiële fout gaat. Een dergelijke wijziging mag er echter niet toe leiden dat in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt voorgesteld. Het maken van een dergelijke uitzondering is uitgesloten in geval van een ontbrekend stuk dat, of ontbrekende informatie die op straffe van uitsluiting moet worden verstrekt. (Vgl HvJ EU 29 maart 2012, zaak C-599/10 (SAG) en HvJ EU 10 oktober 2013, zaak C-336/12 (Manova)). 5.8. Tussen partijen is niet in geschil dat Bijlage E op straffe van uitsluiting moest worden verstrekt. Gelet op voornoemd toetsingskader is in dit geval geen plaats voor het maken van een uitzondering op de regel dat het in beginsel niet is toegestaan dat een inschrijver zijn inschrijving nadien nog aanvult. Ecolog voert aan dat desondanks een herstelmogelijkheid moet worden geboden. Zij doet daarbij een beroep op het zorgvuldigheidsbeginsel en voert aan dat het COA had moeten nagaan of de materiële inhoud van de inschrijving van Ecolog aan de eisen voldoet en of het gebrek (het ontbreken van Bijlage E) zich voor herstel leent. Zij verwijst daarbij naar twee uitspraken. Dit betoog faalt. De voorzieningenrechter is met het COA van oordeel dat Ecolog in de door haar ingediende inschrijvingsdocumenten niet alle informatie heeft verstrekt die nodig is voor de inhoudelijke beoordeling van de inschrijving. De verklaring van Ecolog (in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument) dat zij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, is daarvoor ontoereikend. Dat Ecolog in andere inschrijvingsdocumenten heeft verwezen naar eerder door haar geleverde cateringdiensten (en dus referenties), is ook onvoldoende nu die informatie niet concreet genoeg is om te beoordelen of Ecolog aan de in Geschiktheidseis 3 geformuleerde kerncompetenties voldoet. Daarnaast staat vast dat de referenties waar Ecolog op doelt, andere referenties zijn dan die zij in Bijlagen E heeft vermeld en uitgewerkt. Het door Ecolog alsnog laten indienen van Bijlagen E na het sluiten van de inschrijvingstermijn zal in feite dan ook leiden tot het indienen van een nieuwe inschrijving, wat niet toelaatbaar is. 5.9. Bij deze stand van zaken acht de voorzieningenrechter het niet bieden van de mogelijkheid tot herstel van het gebrek en de beslissing tot uitsluiting van Ecolog van verdere deelname aan de aanbesteding, niet disproportioneel. Ecolog heeft nog aangevoerd dat uitsluiting ook disproportioneel is, omdat het COA de referenties niet zou controleren.

Totaal € 1.999,00 5.13. De door het COA gevorderde wettelijke rente over de proceskosten wordt toegewezen zoals vermeld in de beslissing.

De voorzieningenrechter: 6.1. wijst de vorderingen van Ecolog en van Umami af; 6.2. veroordeelt Umami voor wat betreft de door haar ingestelde vorderingen jegens het COA in de kosten van het COA, tot dusver begroot op nihil; 6.3. veroordeelt Ecolog in de overige proceskosten van zowel het COA als Umami van ieder € 1.999,00, te betalen binnen veertien dagen na aanschrijving daartoe. Als Ecolog niet tijdig aan de veroordelingen voldoet en het vonnis daarna wordt betekend, dan moet Ecolog € 92,00 extra aan de betreffende partij betalen, plus de kosten van betekening; 6.4. veroordeelt Ecolog in de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 Burgerlijk Wetboek over de proceskosten van het COA als deze niet binnen veertien dagen na aanschrijving zijn voldaan; 6.5. verklaart dit vonnis ten aanzien van de kostenveroordelingen uitvoerbaar bij voorraad. Dit vonnis is gewezen door mr. T.F. Hesselink en in het openbaar uitgesproken op 21 oktober 2025. yd Rechtbank Midden-Nederland, 10 februari 2021, ECLI:NL:RBMNE:2021:504 en Rechtbank Limburg, 25 mei 2021, ECLI:NL:RBLIM:2021:4312.

In de brief heeft Ecolog de volgende schermafbeelding ingevoegd: 3.14. Op 12 augustus 2025 heeft het COA Ecolog bericht dat het COA de beslissing om de inschrijving van Ecolog terzijde te leggen niet zal heroverwegen. 3.15. Ecolog is daarna dit kort geding gestart. 3.16. Ecolog heeft in deze procedure schriftelijke verklaringen overgelegd van drie medewerkers (waarvan twee ingehuurd), die de inschrijving namens Ecolog hebben ingediend. Die schriftelijke verklaringen luiden als volgt: Verklaring van 31 augustus 2025 “Mijn naam is [naam 1] , adviseur bij ‘lloff facilitaire horecaspecialsten’ en ingehuurd door Ecolog voor de aanbesteding van COA. [naam 2] (Ecolog), [naam 3] (lloff facilitaire horecaspecialisten) en ikzelf zaten op 26 mei in een online vergadering. De planning was het uploaden van deze aanbesteding. Er waren geen andere onderwerpen in die vergadering. Ik heb een fysieke afdruk gemaakt van de checklist (zoals ik altijd doe bij het uploaden van een aanbesteding op Tenderned) zoals verstrekt door COA om er zeker van te zijn dat we geen enkel document over het hoofd zouden zien. We volgden de volgorde zoals gepubliceerd op Tenderned. Na het uploaden van elk document vinkte ik het document af op de checklist. [naam 2] was bezig met het uploaden van de documenten (hij deelde zijn scherm zodat we konden zien wat hij deed), aangezien hij toegang heeft tot de Ecolog-omgeving op Tenderned. ( [naam 3] en ik uiteraard niet). [naam 2] had alle documenten in een aparte map op zijn computer staan van waaruit ze werden geüpload. Dit was ook voor ons zichtbaar. We konden zien dat alle vereiste documenten erin stonden. Nadat we alle documenten hadden geüpload en voordat we op verzenden drukten, hebben we alle drie de lijst en alle geüploade documenten doorgenomen. We hebben aan elkaar bevestigd dat alles aanwezig was en dat we verder konden gaan. Zoals eerder vermeld, hanteren we normaal gesproken het vier-ogenprincipe, maar in dit specifieke geval, omdat er een enorme werklast was bij het opstellen van deze aanbesteding, hanteerden we het zes- ogenprincipe.” Verklaringen van 1 september 2025 “Ik, [naam 2] (…) verklaar hierbij het volgende met betrekking tot de indiening van de offerte van Ecolog voor de raamovereenkomst voor contractcatering — Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) via het platform TenderNed:  Het uploaden van de aanbestedingsdocumenten en bijbehorende referenties vond plaats op 26 mei 2025 om 17:24 uur.  De indiening vond plaats in ons kantoor in Düsseldorf in aanwezigheid van [naam 3] en [naam 1] .  Het proces werd uitgevoerd via het officiële onlineplatform TenderNed, in overeenstemming met de geldende aanbestedingsprocedures.  De samenwerking en controle van het indieningsproces werden door mij en in samenwerking met [naam 3] en [naam 1] gewaarborgd door de door de klant verstrekte checklist systematisch door te nemen en te controleren of alle vereiste documenten naar behoren waren opgesteld en ingediend. Met deze verklaring bevestig ik dat het uploaden van de vereiste documenten en referenties voor de Contract Catering Framework Agreement — COA via TenderNed naar behoren is voltooid en correct is uitgevoerd.” en “Onderstaand mijn verklaring over het uploaden van de aanbestedingsstukken. Mijn naam is [naam 3] , Partner consultant facilitaire horeca bij lloff- facilitaire horecaspecialsten. Ecolog Deutschland GmbH heeft lloff gevraagd de aanbesteding van cateringdiensten van COA te begeleiden. [naam 2] (Ecolog), [naam 1] (lloff facilitaire horecaspecialisten) en ik hebben het hele proces van deze aanbesteding doorlopen. We hebben veel tijd en aandacht gestoken in het schrijven van de stukken, verzamelen van informatie en het bedenken van het juiste dienstverleningsconcept en de manier waarop we dit willen implementeren na gunning. In een eerdere aanbesteding die we gezamenlijk hebben gedaan hebben we een manier van werken ontwikkelt die een aantal controlemechanismen in zich heeft. In de fase van conceptontwikkeling en schrijven van de teksten en het verzamelen van alle informatie helpt dit ons het proces goed te laten verlopen. [naam 2] is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle bewijsstukken en het beheer daarvan. Dit omdat hij bij alle documenten en folders van Ecolog kan en wij als externen dat niet kunnen. Wij zijn met name op de inhoud als specialisten van de Nederlandse cateringmarkt betrokken om het concept zo te maken dat het aansluit bij de wensen en eisen van de partij die de aanbesteding heeft uitgeschreven, in dit geval COA. Daarnaast zijn wij aan het einde van het proces, bij het uploaden van de documenten, met elkaar verantwoordelijk voor het uploaden van alle benodigde documenten. Om er zeker van te zijn dat dit op de juiste wijze gebeurt hanteren we daarbij het zes ogen principe, dus met drie personen. Normaal is in onze ogen een vier ogen principe voldoende, echter door het belang en de omvang van de aanbestedingen waar we met Ecolog op inschrijven doen we vanaf het begin van de samenwerking het met zijn drieën. Op 26 mei hadden wij een teams vergadering, zoals we eigenlijk altijd doen. De planning was het uploaden van alle documenten voor de aanbesteding van de catering voor COA. Er waren geen andere onderwerpen in die vergadering. De rolverdeling in de call was dat [naam 2] de documenten uploadde in Tenderned (hij is de account beheerder namens Ecolog, lloff kan dit niet doen), met gedeeld scherm in Teams. [naam 1] streepte op een uitdraai van de lijst met documenten de files af die waren geüpload, ik was er bij ter controle. We hebben de volgorde van files aangehouden zoals in de publicaie op Tenderned. In een aparte map op zijn computer had [naam 2] de documenten staan die moesten worden geüpload. Deze map was voor iedereen zichtbaar tijdens de call en het was duidelijk dat alle documenten die we nodig hadden aanwezig waren, ook omdat we in de weken voorafgaand al in deze map hadden gewerkt. Nadat we alle documenten hadden geüpload en voordat we op verzenden drukten, hebben we alle drie de lijst en alle geüploade documenten doorgenomen en nogmaals bij elkaar gecheckt of alles wat we aan moesten leveren was geüpload. Hierna heeft [naam 2] in overeenstemming op verzenden gedrukt.”