ECLI:NL:RBDHA:2023:22394

Rechtbank DEN HAAG Zittingsplaats ’s-Gravenhage nv/c/d Zaaknr.: 10175428 RP VERZ 22-50508 Uitspraakdatum: 20 april 2023 Beschikking van de kantonrechter in de zaak van: de gemeente Zoetermeer , gevestigd te Zoetermeer, verzoekende partij, verder te noemen: de gemeente, gemachtigde: mr. J. Lubking, tegen de Ondernemingsraad van de gemeente Zoetermeer , gevestigd te Zoetermeer, verwerende partij, verder te noemen: de OR, gemachtigde: mr. L.N. Gringhuis. 1 Het procesverloop 1.1. De gemeente heeft de kantonrechter bij verzoekschrift, bij de griffie ingekomen op 25 oktober 2022 verzocht vervangende toestemming te verlenen, als bedoeld in artikel 27 lid 4 Wet op de Ondernemingsraden (hierna: WOR). De OR heeft een verweerschrift ingediend en bij e-mailbericht van 16 januari 2023 nog een aanvullende productie. 1.2. Op 18 januari 2023 heeft de mondelinge behandeling van het verzoek plaats gevonden. Verschenen zijn de heer [naam 1] en mevrouw [naam 2] namens de gemeente, bijgestaan door mr. J. Lubking, alsmede de heer [naam 3] namens de OR, bijgestaan door mr. L.N. Gringhuis. Daarbij zijn aan de zijde van de OR spreekaantekeningen overgelegd. Van het verhandelde ter zitting zijn door de griffier aantekeningen gemaakt die zich in het procesdossier bevinden. 1.3. Vervolgens is de zaak aangehouden, om partijen in de gelegenheid te stellen de mogelijkheden van een minnelijke schikking te onderzoeken. Bij e-mailberichten van 2 respectievelijk 3 maart 2023 hebben de OR en de gemeente laten weten dat zij er niet uit zijn gekomen en verzocht om beschikking te wijzen. De kantonrechter heeft vervolgens beschikking bepaald op heden. 1.4. De aan de zijde van de gemeente bij haar e-mailbericht van 3 maart 2023 overgelegde spreekaantekeningen – die op de mondelinge behandeling zijn voorgedragen – zijn in het procesdossier gevoegd. De overige bij het e-mailbericht gevoegde stukken zullen buiten beschouwing worden gelaten (zoals ook is verzocht door de OR) omdat de kantonrechter partijen geen gelegenheid heeft geboden om na de mondelinge behandeling stukken in het geding te brengen. 2. De feiten 2.1. De gemeente heeft in de nazomer van 2021 een projectgroep opgericht om een visie op hybride werken te formuleren en dit in een regeling uit te werken. In december 2021 is de OR hierover geïnformeerd en in de maanden daarna is de OR op de hoogte gehouden over de voortgang. 2.2. Op 24 januari 2022 is genoemde visie vastgesteld: “(…) Visie (…) Het is belangrijk hybride samenwerken vanuit een breder perspectief te zien dan de individuele keuze om vanuit een andere locatie te werken. Het houdt ook rekening met de verschillen tussen afdelingen/teams en de eisen die hun werkzaamheden stellen aan de manier van werken. Om echt samen en integraal te kunnen bouwen zullen we in het vormgeven van het hybride werken dus ook oog moeten hebben voor de samenwerking tussen afdelingen/teams en hoe keuzes op dit niveau het functioneren van de organisatie beïnvloeden. (…) Hybride werken heeft verschillende voordelen (…) Maar het stelt ons ook voor belangrijke uitdagingen, denk hierbij aan:  Hoe zorgen we dat mensen zich verbonden blijven voelen met elkaar en met de organisatie?  Hoe ziet de invulling van de rol van leidinggevende eruit in een organisatie die hybride werkt? En welke rol zouden medewerkers in deze nieuwe manier van werken moeten pakken? (…) Het vormgeven van het hybride samenwerken in onze organisatie is dus het vinden van een balans tussen de werkzaamheden, de werkwijze binnen de verschillende organisatieonderdelen en de behoeften van de individuele collega’s. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer. Om dit proces op een goede manier vorm te geven is het belangrijk om kaders te formuleren. (…)” 2.3. Op 21 april 2022 heeft (het directieteam van) de gemeente de Regeling Hybride Werken (hierna ook: de Regeling) – met bijlagen – en het aangepaste Arboplan vastgesteld. 2.4. Op 2 mei 2022 heeft de gemeente de Regeling en de aanvullin Ook in deze regeling zijn daarom geen bepalingen hierover opgenomen. Omdat het onwenselijk is dat voorfinanciering tot problemen leidt, zullen we in de communicatie aandacht besteden aan zo’n situatie en aangeven dat de medewerker dan in overleg kan treden met P&O. Ad 2 en 3: Vergoeding kosten headset en wifi-versterker Bij het opstellen van de regeling is als uitgangspunt genomen dat de werkgever alleen een vergoeding voor Arbo-verplichte middelen thuis verstrekt. Medewerkers hebben immers ook de mogelijkheid om vanuit kantoor hun werkzaamheden te verrichten. Hierbij is ook meegewogen dat we verantwoord met gemeenschapsgeld om willen gaan en in de thuisomgeving bijvoorbeeld een wifiversterker ook privé kan/zal worden gebruikt. (…) Omdat een headset niet valt onder de verplichte Arbomiddelen is ervoor gekozen deze niet voor vergoeding in aanmerking te laten komen. Dit geldt ook voor een wifi versterker. Wel is in de regeling voor medewerkers al een (extra) mogelijkheid opgenomen voor het krijgen van een vergoeding voor wifi-advies over de thuiswerkplek door een externe partij. Een advies hierover kan een stabiel wifi-netwerk bevorderen en vragen van werknemers hierover wegnemen. (…) Ad 4: Indexering vergoedingen Een terechte opmerking. In de regeling is nu een jaarlijkse indexering opgenomen (…)” 2.7. In de overlegvergadering van 23 juni 2022 hebben de gemeente en de OR verder gesproken over de hiervoor onder 2.5. en 2.6. (deels) weergegeven punten: “(…) De OR (…) heeft naar de bestuurder aangegeven drie punten te hebben, waarover de OR graag duidelijkheid vraagt. De OR heeft de bestuurder verzocht om een vergoeding van headsets, wifi-versterker en een voorschot te kunnen krijgen bij de aanschaf van thuiswerkmiddelen. Een mogelijkheid tot voorschot in plaats van alleen maar achteraf declareren. De bestuurder antwoordt dat de regeling aangepast zal worden met betrekking tot een voorschot, maar dan alleen in bepaalde gevallen. Hij voegt verder toe, dat de regeling niet uitgebreid zal worden met een headset, omdat deze prijzig is en niet fiscaal vrijgesteld. Daarnaast is deze post niet opgenomen in de begroting en zou de bestuurder naar de Raad moeten voor meer geld. Daarnaast hebben medewerkers ook de mogelijkheid om de oortjes van de telefoons te gebruiken. (…) De OR vraagt waarom headsets dan eerder werden verstrekt en de bestuurder antwoordt, dat dit in het kader van het verplicht thuiswerken was. (…) De OR vraagt de bestuurder de headset en wifi-versterker als een optie op te nemen voor vergoeding en de bestuurder antwoordt dat er twee mogelijkheden zijn voor hem namelijk vergoeding niet opnemen in de regeling hybride werken of naar de Raad voor meer geld en dat laatste gaat de bestuurder niet doen. De OR vraagt om inzage in wat is uitgegeven aan headsets. De bestuurder zegt dit toe. (…) 2.8. Op 5 juli 2022 heeft de gemeente een aangepaste Regeling verstuurd, waarin de hardheidsclausule met betrekking tot het voorschot is opgenomen. Vervolgens heeft op 7 juli 2022 weer een overleg plaatsgevonden tussen de gemeente en de OR. In de daaropvolgende periode is nog gecorrespondeerd tussen partijen en heeft overleg plaatsgevonden. 2.9. Bij brief van 19 september 2022 heeft de OR de gemeente schriftelijk laten weten niet in te stemmen met de Regeling: “(…) Nadat de OR u heeft bericht een aantal bezwaren tegen de Regeling te hebben, is hierover de afgelopen maanden overleg met u gevoerd en heeft u een aantal vragen van ons beantwoord. Ook bent u de OR op een aantal punten, zoals het verstrekken van een voorschot, tegemoet gekomen. De OR waardeert dat. Over een ander voor de OR essentieel punt, de willekeur en het gebrek aan transparantie ten aanzien van de praktische uitwerking van de Regeling, zoals bijvoorbeeld het verstrekken van headsets en de wifi-versterking, is het helaas niet gelukt met u tot afspraken te komen. Om die reden zal de OR dan ook niet instemmen met de Regeling Hybride werken. (…) U heeft aangegeven niet meer met Aan dit verzoek legt de gemeente – samengevat –het volgende ten grondslag. De Regeling biedt alle medewerkers die hybride kunnen werken de mogelijkheid om hun thuiswerkplek ergonomisch en conform de Arbowet in te richten. Door instemming te weigeren ontzegt de OR deze mogelijkheid niet alleen aan medewerkers, maar stelt zij ook de gemeente niet in de gelegenheid medewerkers te faciliteren bij de inrichting van een veilige en ergonomische thuiswerkplek. Dit is onredelijk. De belangen van de gemeente dienen zwaarder te wegen dan die van de OR, allereerst omdat de gemeente dient te voldoen aan haar zorgplicht als bedoeld onder 7:658 BW. Daaronder valt ook een veilige en gezonde werkplek. De gemeente heeft aansluiting gezocht bij de in hoofdstuk 5 van de Arbeidsomstandighedenregeling genoemde thuiswerkmiddelen. Headsets en wifi-versterkers worden in de wet- en regelgeving niet genoemd als zijnde noodzakelijk om de werkplek te laten voldoen. Daarnaast zouden de kosten voor headsets en wifi-versterkers een aanzienlijke en onevenredig grote structurele verhoging van de kosten voor de Regeling met zich brengen. De gemeenteraad heeft alleen budget ter beschikking gesteld voor thuiswerkmiddelen die noodzakelijk zijn voor een ergonomische thuiswerkplek conform de Arbowetgeving. Tot slot geldt dat indien de OR wel instemming had verleend, de medewerkers vanaf 1 juli 2022 al een vergoeding voor (de in de Regeling opgenomen) thuiswerkmiddelen hadden kunnen krijgen. Door instemming te weigeren zijn hun belangen en daarmee de (bedrijfssociale) belangen van de gemeente geschaad. 4 Het verweer 4.1. De OR concludeert tot afwijzing van het verzoek van de gemeente, met veroordeling van de gemeente in de proceskosten. 4.2. Samengevat voert de OR daartoe aan dat zijn argumenten om instemming aan de Regeling te onthouden zwaarder wegen dan de argumenten van de gemeente voor het voorgenomen besluit. Daarnaast heeft de gemeente niet (voldoende) onderbouwd dat sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen die maken dat vervangende toestemming moet worden verleend. Op de argumenten van de OR wordt hierna, voor zover voor de beoordeling van belang, nader ingegaan. 5 De beoordeling 5.1. Tussen partijen is niet in geschil dat de gemeente op grond van artikel 27 lid 1 WOR instemming van de OR behoeft voor haar voorgenomen besluit tot vaststelling van de Regeling en dat de OR deze instemming niet heeft gegeven. 5.2. In deze zaak gaat het om de vraag of de kantonrechter vervangende toestemming dient te verlenen aan de gemeente om haar voorgenomen besluit tot invoering van de Regeling te nemen. Op grond van artikel 27 lid 4 WOR geeft de kantonrechter deze vervangende toestemming slechts, indien de beslissing van de OR om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de gemeente gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. Van onredelijkheid van de beslissing van de OR is sprake indien de argumenten van de gemeente voor het voorgenomen besluit zwaarder wegen dan die van de OR voor het onthouden van zijn instemming. Indien de argumenten van beide partijen even zwaar wegen, onthoudt de kantonrechter toestemming, tenzij de ondernemer aan kan tonen dat zwaarwegende bedrijfsbelangen noodzaken tot vervangende toestemming. 5.3. De OR heeft aangevoerd dat hij het van belang acht dat de Regeling een transparante, toekomstbestendige regeling wordt, die door alle leidinggevenden hetzelfde wordt toegepast. De OR wil hierbij zoveel mogelijk wegblijven van het verstrekken van vergoedingen of middelen buiten de Regeling om. Ook moeten de bepalingen in de Regeling duidelijk zijn, zodat deze niet op meerdere manieren kunnen worden uitgelegd. Anders bestaat het risico op willekeur. Om die reden heeft de OR de gemeente een aantal vragen gesteld ter verduidelijking en toelichting en heeft hij de gemeente enkele vraagstukken voorgelegd, die van belang zijn bij de Regeling, zoals de rol van de leiding