ECLI:NL:GHAMS:2025:595

___________________________________________________________________ _ _ GERECHTSHOF AMSTERDAM afdeling civiel recht en belastingrecht zaaknummer : 200.344.323/01 NOT nummer eerste aanleg : C/05/427977 / KL RK 23-128

inzake [appellant] , wonend te [plaats] , appellant, gemachtigde: [naam 1] , tegen [geïntimeerde] , notaris te [plaats] , geïntimeerde. Partijen worden hierna klager en de notaris genoemd. 1De zaak in het kort Klager heeft in juli 2021 (het kantoor van) de notaris opdracht verleend tot het doorhalen van een hypothecaire inschrijving op zijn woning. Omdat de hypotheekhouder (een B.V.) de statutaire naam niet meer voerde, volgde een zoektocht naar de juiste vennootschap die de royementsvolmacht kon ondertekenen. Klager heeft diverse keren zijn ongenoegen geuit over de trage voortgang van de werkzaamheden van de notaris. Nadat klager zelf de juiste hypotheekhouder had aangeschreven, heeft de notaris in december 2023 de hypothecaire inschrijving doorgehaald. In deze tuchtprocedure verwijt klager de notaris onder meer dat hij de opdracht tot doorhaling van de hypothecaire inschrijving kwalitatief onvoldoende en niet voortvarend genoeg heeft behandeld en dat de notaris niet heeft gereageerd op berichten van klager.

2.1. Klager heeft op 31 juli 2024 een beroepschrift – met bijlagen – bij het hof ingediend tegen de beslissing van de kamer voor het notariaat in het ressort Arnhem-Leeuwarden (hierna: de kamer) van 3 juli 2024 (ECLI:NL:TNORARL:2024:17). 2.2. Klager heeft op 9 oktober 2024 een nadere productie bij het hof ingediend. 2.3. De notaris heeft op 15 oktober 2024 een verweerschrift – met bijlagen – bij het hof ingediend. 2.4. Het hof heeft van de kamer de stukken van de eerste aanleg ontvangen. 2.5. De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 21 november 2024. Klager, vergezeld van zijn gemachtigde, en de notaris zijn verschenen en hebben het woord gevoerd; de gemachtigde van klager aan de hand van een aan het hof overgelegde pleitnota.

Het hof verwijst naar de feiten die de kamer in de bestreden beslissing heeft vastgesteld. Partijen hebben tegen de vaststelling daarvan geen bezwaar gemaakt, zodat ook het hof van die feiten uitgaat. Waar nodig aangevuld met andere feiten die zijn komen vast te staan, zijn die feiten de volgende. 3.1. Op 26 juli 2021 heeft klager aan de notaris opdracht verstrekt tot het doorhalen van een hypothecaire inschrijving op zijn woning te [plaats] omdat de onderliggende schuld aan RBS (RD Europe) B.V. al vele jaren geleden was voldaan. Bijgevoegd was de akte van (derden)hypotheek van 6 maart 2008 (verleden bij kantoor [bedrijf 1] ). 3.2. Bij brief van 25 maart 2022 heeft een medewerkster van de notaris, [naam 2] (hierna: [naam 2] ), een brief met royementsvolmacht aan RBS (RD Europe) B.V. gestuurd, met het verzoek de volmacht te ondertekenen. 3.3. Bij brief van 20 oktober 2022 heeft klager de notaris schriftelijk gerappelleerd omdat hij geen bericht van de notaris ontving over de voortgang van de werkzaamheden. Omdat ook op deze brief geen reactie volgde, heeft klager in een brief van 2 november 2022 de opdracht aan de notaris ingetrokken. 3.4. In een e-mailbericht aan de notaris van 11 januari 2023 heeft klager geschreven dat hij het kantoor van de notaris had gebeld om de stand van zaken van de werkzaamheden te vernemen. In zijn reactie van dezelfde datum heeft de notaris onder meer geschreven dat hij begrip heeft voor de ontevredenheid van klager en dat hij geen declaratie zal verzenden voor reeds verrichte werkzaamheden als klager de opdracht in wil trekken. De notaris heeft verder geschreven dat zijn kantoor de afgelopen maanden bezig is geweest om de hypotheekhouder te vinden omdat de hypotheekhouder de statutaire naam niet meer voert. De notaris heeft ten slotte gevraagd of klager een contactpersoon of een huidig adres van de hypotheekhouder heeft. Hierop heeft klager niet gereageerd. 3.5. Op 6 maart 2023 heeft [naam 2] aan klager een kopie gestuurd van haar brief van 3 maart 2023 gericht aan [bedrijf 2] (hierna: [bedrijf 2] ). In de brief wordt gewezen op de hypotheekakte en een kopie uit het handelsregister waaruit zou blijken dat alle rechten en verplichtingen van RBS (RD Europe) B.V. inmiddels zouden zijn overgegaan op [bedrijf 2] . Bij de brief is een royementsvolmacht gevoegd, met het verzoek de volmacht te ondertekenen. [naam 2] heeft hierop telefonisch navraag gedaan bij [bedrijf 2] en kreeg daarop te horen dat [bedrijf 2] geen hypotheken verstrekt, maar alleen kredieten. Dit gold ook voor [bedrijf 2] Investment Banking, naar wie [naam 2] was doorwezen. 3.6. Op 14 april 2023 heeft [naam 2] klager een e-mailbericht gestuurd waarin staat dat [bedrijf 2] heeft laten weten de royementsvolmacht niet te kunnen ondertekenen en doorverwijst naar Royal Bank of Scotland. Op 17 april 2023 heeft klager hierop teruggemaild: “Gaat u nu de RBS benaderen ?”. 3.7. Klager heeft de notaris vervolgens een aantal keren schriftelijk gerappelleerd. In een e-mailbericht van 10 mei 2023 heeft de notaris aan klager geschreven dat Royal Bank of Scotland is aangeschreven in april 2023 en dat ook De Nederlandsche Bank is gebeld met de vraag wie mogelijk de royementsvolmacht kan ondertekenen. In het bericht staat verder dat de notaris niet weet wat te doen als ook Royal Bank of Scotland meent niet te kunnen tekenen, dat het royementsproces inderdaad veel te lang duurt en dat het resultaat tot dusverre verre van bevredigend is. 3.8. Op verzoek van klager heeft [naam 2] op 11 mei 2023 aan Royal Bank of Scotland een herinnering van haar verzoek van 17 april 2023 gestuurd. 3.9. Bij e-mailbericht van 26 mei 2023 heeft klager de notaris gevraagd persoonlijk naar zijn zaak te kijken omdat [naam 2] nergens op reageert en zijn zaak weer stil ligt. De notaris heeft vervolgens die dag telefonisch met klager gesproken. Naar aanleiding van dit telefoongesprek heeft [naam 2] die dag een brief met bijlagen verzonden aan klager. In de brief staat een overzicht van de werkzaamheden (ongeveer 10 uur) in het dossier van klager. Daaruit blijkt onder meer dat de brieven aan Royal Bank of Scotland retour zijn gekomen en dat De Nederlandsche Bank ook niet kan helpen. Verder wordt in de brief de mogelijkheid genoemd om Royal Bank of Scotland in Engeland te benaderen. 3.10. Op 26 mei 2023 heeft klager tevens een interne klacht tegen [naam 2] ingediend bij het kantoor van de notaris en gevraagd om een kopie van de klacht aan hem toe te sturen en een bevestiging dat de klacht in behandeling wordt genomen. In een brief van 30 mei 2023 aan de notaris heeft klager een overzicht gegeven van de stand van zaken tot nu toe. Klager stelde vervolgens dat hij bij de brief van [naam 2] van 26 mei 2023 slechts delen van zijn dossier heeft ontvangen. Klager schreef voorts dat hij de interne klacht handhaaft en dat hij alsnog het volledige dossier uiterlijk 1 juni 2023 van de notaris wil ontvangen. Omdat de notaris hier niet op reageerde, heeft klager de notaris bij brief van 9 juni 2023 gesommeerd uiterlijk 16 juni 2023 het complete dossier van klager aan hem af te geven. 3.11. In een brief met bijlagen van 6 juli 2023 heeft [naam 2] aan klager geschreven dat is gebeld met [bedrijf 1] , het notariskantoor dat destijds de hypotheekakte heeft gepasseerd, maar dat ook zij niet kunnen helpen. Ze heeft klager gevraagd of hij wellicht contactgegevens heeft die kunnen leiden naar de juiste partij om de royementsvolmacht te ondertekenen. In de brief staat ook dat als klager die gegevens kan verstrekken, de zaak weer verder wordt opgepakt. 3.12. Bij brief van 19 oktober 2023 heeft klager aan de notaris geschreven dat hij nog steeds informatie uit het dossier mist en wil ontvangen. Klager informeerde tevens naar de stand van zaken van de ingediende interne klacht. In de brief stond verder dat klager denkt te weten hoe de zaak in elkaar steekt en vraagt hij of de notaris wil helpen met de doorhaling als hij de ‘ontbrekende uitleg’ geeft. Diezelfde dag heeft klager een brief aan [bedrijf 2] gestuurd met het verzoek om mee te werken aan de doorhaling van de hypotheek. In deze brief heeft klager onder meer uiteengezet dat op grond van handelsregisteronderzoek moet worden geconcludeerd dat de oorspronkelijk RBS (RD Europe) B.V. genaamde hypotheekhouder thans [bedrijf 2] is en zij dus aanspreekpunt voor doorhaling is en dat de onderliggende schuld destijds geheel aan [bedrijf 1] is betaald maar verzuimd is de hypothecaire inschrijving door te halen. Verder vermeldde klager in deze brief dat het kantoor van de notaris reeds bij brief van 6 maart 2023 een royementsvolmacht aan [bedrijf 2] had toegezonden. 3.13. Op 7 november 2023 heeft klager zijn klacht ingediend bij de kamer. 3.14. Bij e-mail van 9 november 2023 aan [bedrijf 2] heeft klager een nadere uiteenzetting gegeven over de historie van de oorspronkelijke schuld, de indertijd (door tussenkomst van [bedrijf 1] ) gesloten vaststellingsovereenkomst en onder bijvoeging van een betaaloverzicht waaruit blijkt hoe het indertijd resterende bedrag was voldaan. Blijkens de daarbij gevoegde grootboekkaart uit de boekhouding van [bedrijf 3] , een van de schuldenaren volgens de hypotheekakte van 6 maart 2008, is de laatste reeks betalingen voldaan aan [bedrijf 2] als crediteur, de laatste op 20 april 2010. 3.15. Op 14 november 2023 heeft klager een bericht van [bedrijf 2] van diezelfde datum doorgestuurd aan de notaris. In dat bericht schrijft [bedrijf 2] dat zodra zij de royementsvolmacht van de notaris heeft ontvangen, ze de stukken in orde zal maken.

5.1. De kamer heeft in de bestreden beslissing de klacht van klager gegrond verklaard en aan de notaris de maatregel van waarschuwing opgelegd. Voorts heeft de kamer de notaris veroordeeld tot betaling aan klager van € 50,- aan griffierecht en € 1.100,- aan kosten klager alsmede tot betaling van € 2.000,- voor de kosten van behandeling van de klacht door de kamer. 5.2. De kamer heeft geoordeeld dat de notaris door zijn handelen en nalaten het vertrouwen heeft geschaad dat rechtzoekenden in het notariaat moeten kunnen stellen. De kamer heeft daartoe het volgende overwogen. Voortgang van de werkzaamheden en communicatie met klager de notaris heeft geen opdrachtbevestiging gestuurd toen klager hem op 26 juli 2021 de opdracht verstrekte. Tot januari 2023 heeft (het kantoor van) de notaris ook geen informatie aan klager verstrekt over de voortgang van de werkzaamheden. De notaris heeft ongeveer anderhalf jaar stilgezeten na ontvangst van de opdracht en is dus niet voldoende voortvarend te werk gegaan; de notaris heeft (wederom) stilgezeten in de periode augustus 2023 tot 15 november 2023, terwijl van hem actief handelen had mogen worden verwacht gezien het verzoek om informatie uit het bericht van 6 juli 2023; het beeld komt naar voren dat klager door de jaren heen regelmatig informeerde naar de stand van zaken van de werkzaamheden, maar dat de notaris niet of mondjesmaat reageerde; de notaris heeft de nodige steken laten vallen in de communicatie met klager. Kwaliteit van de werkzaamheden de notaris heeft over een tijdspanne van twee jaren vruchteloze pogingen gedaan om de juiste partij te vinden om de royementsvolmacht te ondertekenen; de notaris lijkt niet op de afwijzing van [bedrijf 2] in maart/april 2023 te hebben gereageerd of te hebben onderzocht of deze weigering wel terecht was; klager heeft, na een volgens hem betrekkelijk eenvoudig onderzoek van vijfendertig minuten in het handelsregister van de kamer van koophandel, ontdekt dat [bedrijf 2] wel de rechtsopvolger is van RBS (RD Europe) B.V. en de royementsvolmacht kon ondertekenen. Klager heeft zelf contact opgenomen met [bedrijf 2] en daarna is het royement binnen vier weken geregeld. Niet valt in te zien waarom de notaris dit niet had kunnen vinden; de notaris heeft de werkzaamheden niet naar behoren verricht, waardoor het royement onnodig lang op zich liet wachten. Interne klacht de notaris heeft niets gedaan met de klacht: de ontvangst van de klacht is niet bevestigd, er is niet gecommuniceerd hoe de klacht zal worden behandeld, er is geen onderzoek ingesteld naar de klacht en de notaris heeft geen reactie op de klacht gegeven; [naam 2] is het dossier van klager gewoon blijven behandelen, ondanks de tegen haar ingediende klacht; de notaris reageert ook niet op de vraag van klager naar de stand van zaken van de interne klacht op 19 oktober 2023; deze gang van zaken is in strijd met artikel 2 van de Verordening Klachten- en geschillenregeling, dat voorschrijft dat de notaris zorg draagt voor een kantoorklachtenregeling. 5.3. Uit het beroepschrift van klager volgt dat hij met name in hoger beroep is gegaan omdat de kamer ten onrechte heeft volstaan met het opleggen van de maatregel van waarschuwing terwijl een zwaardere maatregel aangewezen lijkt. De notaris heeft volgens klager jarenlang niet gedaan wat hij had moeten doen, in een schier eindeloze reeks en opeenstapeling van fouten. De voortgang van de werkzaamheden en de communicatie naar klager was vele jaren fors onder de maat. De afhandeling van de interne klacht was te triest voor woorden. De notaris ziet kennelijk totaal niet in dat hij zwaar tekort is geschoten, aldus klager. 5.4. De notaris heeft in zijn verweerschrift in hoger beroep onder meer naar voren gebracht dat de lange duur van het royeren van de hypothecaire inschrijving niet op hem moet worden afgewenteld. Het was [bedrijf 2] die, ondanks meerdere verzoeken van (het kantoor van) de notaris, de royementsvolmacht niet wilde ondertekenen. Bovendien is klager herhaaldelijk verzocht, zowel telefonisch als schriftelijk, om bewijs van betaling (van de onderliggende schuld) aan te dragen. Pas ná het indienen van de klacht kon de notaris opmaken dat de betaling was gedaan. Daarnaast laat de brief van 26 mei 2023 volgens de notaris juist zien dat hij klager wel op de hoogte heeft gehouden en voldoende regie heeft gevoerd. Ten slotte heeft de notaris aangevoerd dat in 2021 is geprobeerd om de hypothecaire inschrijving via het digitale systeem door te halen, maar dat dat niet mogelijk bleek. 5.5. Het hof stelt allereest voorop dat bij de beoordeling van de klacht wordt getoetst over de periode van juli 2021 tot december 2023. De intrekking van de opdracht door klager in november 2022 doet hieraan niet af, omdat de opdracht in januari 2023 is voortgezet. Anders dan de notaris stelt, is er in januari 2023 geen nieuwe opdracht gegeven aan de notaris. Verder sluit het hof zich aan bij de overwegingen van de kamer en maakt die tot de zijne. Het beroepschrift van klager, het verweerschrift van de notaris en de verdere behandeling van de zaak ter zitting in hoger beroep hebben geen ander licht op de zaak geworpen en geven het hof geen aanleiding om tot een andere beoordeling van de feiten te komen dan de kamer. Het hof voegt daar nog het volgende aan toe. De notaris is het verzoek van klager pas serieus gaan behandelen in het voorjaar van 2023. De notaris heeft in hoger beroep nog wel de brief van 25 maart 2022 aan RBS (RD Europe) B.V. – welke handelsnaam overigens sinds 2008 niet meer werd gevoerd – overgelegd (zie rov. 3.2), maar nergens blijkt dat op deze brief een reactie is gekomen dan wel dat de notaris klager van de verzending van deze brief op de hoogte heeft gebracht. Het hof constateert, net als de kamer, dat klager tot januari 2023 op geen enkel moment door de notaris op de hoogte is gebracht van de stand van zaken naar aanleiding van zijn verzoek van 26 juli 2021. Het hof stelt vast dat het verzoek van klager weliswaar geen standaard royementsverzoek bleek te zijn, waardoor het begrijpelijk is dat er meer tijd aan het verzoek moest worden besteed, maar dat verklaart nog niet dat de behandeling ervan zo lang heeft geduurd. De optelsom van onvoldoende communicatie, onvoldoende voortvarendheid en kwalitatief onder de maat presteren leidt het hof, net als de kamer, tot het oordeel dat de klacht gegrond is. Maatregel 5.6. De kamer heeft aan de notaris de maatregel van waarschuwing opgelegd, omdat de gegronde klachtonderdelen zien op uit de Wet op het notarisambt en daaraan gerelateerde regelgeving voortvloeiende kernwaarden in het notariaat zoals (de grootst mogelijke) zorgvuldigheid en deskundigheid. Ook heeft de notaris volgens de kamer geen blijk gegeven van het besef dat zijn handelen niet juist was. Uit wat hiervoor is overwogen volgt dat ook het hof van oordeel is dat sprake is van laakbaar handelen door de notaris. De door de kamer opgelegde maatregel van waarschuwing, een zakelijke terechtwijzing, doet naar het oordeel van het hof onvoldoende recht aan de aard en ernst van de gegrond verklaarde klacht.

5.12. Nu het hof met betrekking tot de maatregel tot een ander oordeel is gekomen dan de kamer, kan de beslissing van de kamer in zoverre niet in stand blijven en zal de beslissing op dat punt worden vernietigd. Voor het overige zal de beslissing van de kamer worden bevestigd, inclusief de door de kamer opgelegde proceskostenveroordeling.

Het hof: - vernietigt de bestreden beslissing wat betreft de opgelegde maatregel; en, in zoverre opnieuw beslissende: - legt aan de notaris de maatregel van berisping op; - bevestigt de bestreden beslissing voor het overige; - veroordeelt de notaris tot betaling aan klager van zijn kosten in hoger beroep, bestaande uit € 50,- aan griffierecht, € 50,- aan kosten klager en € 1.050,- aan kosten rechtsbijstand, in totaal € 1.150,-, binnen vier weken na vandaag; - veroordeelt de notaris tot betaling van € 2.000,- aan kosten van behandeling van de klacht in hoger beroep, te betalen aan het LDCR op de wijze en binnen de termijn als door het LDCR aan de notaris wordt meegedeeld. Deze beslissing is gegeven door mrs. H.T. van der Meer, O.J. van Leeuwen en S.V. Viveen en in het openbaar uitgesproken op 18 maart 2025 door de rolraadsheer.