ECLI:NL:GHAMS:2025:1794

beschikking ___________________________________________________________________ GERECHTSHOF AMSTERDAM ONDERNEMINGSKAMER zaaknummer : 200.352.350/01 OK beschikking van de Ondernemingskamer van 26 juni 2025 inzake DE ONDERNEMINGSRAAD VAN DE STICHTING NETHERLANDS ESCIENCE CENTER, gevestigd te Amsterdam, VERZOEKER, advocaat: mr. J.J.M. van Mierlo, kantoorhoudende te Tilburg, t e g e n de stichting NETHERLANDS ESCIENCE CENTER, gevestigd te Amsterdam, VERWEERSTER, advocaat: mr. T.J. Vlot, kantoorhoudende te Amsterdam. Hierna zullen partijen en andere (rechts)personen (ook) als volgt worden aangeduid: - verzoeker als de ondernemingsraad; - verweerster als eScience of de ondernemer; - Prof. Dr. J. van Eijnatten als de bestuurder. 1Het verloop van het geding 1.1 De ondernemingsraad heeft bij verzoekschrift van 17 maart 2025 met producties de Ondernemingskamer verzocht voor recht te verklaren dat eScience in redelijkheid niet heeft kunnen komen tot het besluit van 17 februari 2025 met betrekking tot de reorganisatie van eScience. 1.2 eScience heeft bij verweerschrift van 1 mei 2025 met producties geconcludeerd tot afwijzing van het verzoek. 1.3 Het verzoek is behandeld ter openbare terechtzitting van de Ondernemingskamer van 15 mei 2025. Bij die gelegenheid hebben de advocaten de standpunten van de onderscheiden partijen toegelicht aan de hand van – aan de Ondernemingskamer en de wederpartij overgelegde – aantekeningen en (wat mr. Van Mierlo betreft) onder overlegging van op voorhand aan de Ondernemingskamer en de wederpartij gezonden nadere producties. Partijen en hun advocaten hebben vragen van de Ondernemingskamer beantwoord en inlichtingen verstrekt. 2Inleiding eScience heeft op 17 februari 2025 een besluit tot reorganisatie van haar onderneming genomen, dat wijzigingen in de structuur van de onderneming tot gevolg heeft alsmede een aanzienlijk reductie van het personeelsbestand. Het besluit is uiteindelijk genomen zonder het advies van de ondernemingsraad af te wachten. In deze zaak staat centraal de vraag of eScience aan haar ondernemingsraad een redelijke termijn heeft geboden om over het voorgenomen besluit te adviseren. eScience meent van wel, maar de ondernemingsraad meent van niet. 3De vaststaande feiten 3.1 eScience, opgericht in 2012, is een expertisecentrum dat multidisciplinair en data-intensief wetenschappelijk onderzoek ondersteunt en versterkt. De kern van eScience wordt gevormd door de Research Software Engineers (hierna: RSE’s). Dat zijn universitair opgeleide specialisten die zich bezighouden met research en met het ontwikkelen van onderzoekssoftware ten behoeve van de wetenschap. 3.2 eScience wordt gefinancierd door de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (hierna: NWO) en de coöperatie SURF (hierna gezamenlijk ook te noemen: de financiers). NWO ontvangt op haar beurt gelden van het Ministerie van OCW en het bedrijfsleven. Het bestuur van eScience bestaat uit zeven bestuurders, waarvan één is benoemd door NWO en één door SURF. Het dagelijks bestuur is in handen van een directieteam (hierna ook: het DT), dat thans bestaat uit twee personen; een daarvan is de bestuurder. De bestuurder is tevens de ondernemer in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). 3.3 Op 23 augustus 2024 hebben NWO en SURF in verband met de slechte financiële situatie van eScience aan eScience opdracht gegeven voor het uitwerken van twee scenario’s voor haar toekomst, te weten (1) afbouw en liquidatie van eScience en (2) reorganisatie en inkrimping van het personeelsbestand. 3.4 In de formele overlegvergadering met de ondernemingsraad van 3 oktober 2024 heeft de bestuurder de ondernemingsraad op de hoogte gebracht van de slechte financiële situatie van eScience en medegedeeld dat een plan moest worden opgesteld om liquiditeitsproblemen te voorkomen en dat er sprake was van urgentie. 3.5 Op 10 oktober 2024 heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd over het voorgenomen besluit een externe adviseur aan te trekken voor de begeleiding en ontwikkeling van het plan. Op basis daarvan is een transitiemanager aangetrokken. 3.6 Tijdens een medewerkersbijeenkomst voor het voltallige personeel op 24 oktober 2024 is het personeel op de hoogte gesteld van de financiële situatie van eScience. Daarbij is duidelijk gemaakt dat er een besluit zou volgen dat een deel van de medewerkers zou raken. 3.7 Op 5 november 2024 is in een informele bijeenkomst van de transitiemanager, de bestuurder en de ondernemingsraad gesproken over (de aandachtspunten bij) het proces van de reorganisatie. 3.8 Bij e-mail van 28 november 2024 heeft de ondernemingsraad verzocht om ter voorbereiding van een informele bespreking op 5 december 2025 en een personeelsbijeenkomst op 10 december 2024 stukken te mogen ontvangen, namelijk het conceptreorganisatieplan, het laatste interimrapport of analyse waarmee het directieteam bezig is en ieder ander document dat voor de aankomende vergaderingen relevant zou kunnen zijn. Daarbij liet ondernemingsraad weten deze informatie noodzakelijk te achten in het kader van de uitvoering van zijn taak en bereid te zijn tot aan de adviesaanvraag vertrouwelijkheid in acht te nemen. De bestuurder heeft bij e-mail van 3 december 2024 toegelicht dat en waarom hij geen concepten met de ondernemingsraad wilde delen voordat het advies zou worden gevraagd. 3.9 In de informele vergadering met de ondernemingsraad op 5 december 2024 heeft de bestuurder medegedeeld dat twee scenario’s werden uitgewerkt, namelijk een afbouw- en een reorganisatiescenario. Naar aanleiding van het door de bestuurder ingenomen standpunt dat de adviesaanvraag vertrouwelijk zou moeten blijven teneinde onrust onder het personeel te voorkomen, heeft ondernemingsraad laten weten met medewerkers uit de organisatie over de adviesaanvraag te willen overleggen en vertrouwelijkheid van de adviesaanvraag ongebruikelijk en onnodig te vinden. Over het onderwerp vertrouwelijkheid zijn vervolgens op 9 december 2024 tussen de raadslieden van eScience en de ondernemingsraad afspraken gemaakt, met de strekking dat vertrouwelijkheid als uitgangspunt geldt, maar dat de ondernemingsraad, om de achterban te kunnen raadplegen, (ook al voorafgaand aan de eerste overlegvergadering) een gemotiveerd verzoek tot opheffing kan doen, dat de bestuurder welwillend zal beoordelen. 3.10 Op 9 december 2024 heeft het bestuur van eScience, na consultatie van de financiers, de voorlopige keuze van het directieteam voor het reorganisatiescenario goedgekeurd. 3.11 Op 10 december 2024 zijn alle medewerkers geformeerd over de bereidheid van de financiers om bij te dragen aan het voortzetten van de organisatie en de daarbij door hen gestelde voorwaarden. 3.12 Bij brief van 12 december 2024 heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad advies gevraagd over het voorgenomen besluit tot reorganisatie, dat – kort gezegd – beoogde wijzigingen in de structuur van de organisatie van eScience door te voeren en het personeelsbestand van 90 tot 100 medewerkers terug te brengen met 38 medewerkers (overeenkomend met 31 fte). De brief bevat vier bijlagen: (1) het Reorganisatieplan, (2) Toelichting uitvoering besluit, (3) Toelichting op nieuwe en gewijzigde functies en (4) Huidig functiehuis.

De Ondernemingskamer: verklaart dat eScience bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit van 17 februari 2025. Deze beschikking is gegeven door mr. C.C. Meijer, voorzitter, mr. A.W.H. Vink en mr. A.P. Wessels, raadsheren, en drs. G.A.J. Dubbeld en mr. S.M. Zijderveld, raden, in tegenwoordigheid van mr. J.K.G. Meijer, griffier, en in het openbaar uitgesproken op 26 juni 2025.

In de brief staat onder meer: “Ik vraag uw advies over het door mij genomen voorgenomen besluit op paragraaf 6.5 van bijgevoegd Reorganisatieplan. In deze paragraaf worden de formatiewijzigingen, de organisatorische wijzigingen en de functiewijzigingen beschreven die deel uitmaken van de beoogde reorganisatie. Ook vraag ik uw advies over de uitvoering van dit voorgenomen besluit (…). U vindt in het Reorganisatieplan een uitgebreide toelichting op de achtergrond, de strategie, de financiële scenario’s en de bedrijfseconomische analyse van de huidige organisatie (…). Hierover vraag ik echter geen advies. Conform de WOR vraag ik uitsluitend uw advies over paragraaf 6.5 waarin de wijzigingen worden beschreven die het gevolg zijn van de beoogde inkrimping van het personeelsbestand en de invoering van de beoogde nieuwe structuur. ” De brief vermeldt verder dat de adviesaanvraag en de genoemde bijlagen (1) tot en met (3) vertrouwelijk zijn en alleen mogen worden ingezien door de ondernemingsraad, met de mogelijkheid om op verzoek van de ondernemingsraad en na goedkeuring door de bestuurder de vertrouwelijkheid op onderdelen op te heffen. In de laatste alinea van de brief wordt op spoedige advisering aangedrongen: “In verband met de liquiditeitsproblemen die begin 2026 zullen ontstaan, maar ook vanwege de onzekerheid waarin medewerkers op dit moment verkeren, verzoek ik u om voortvarendheid te betrachten bij uw advies. De situatie is zeer urgent. Het zou de levensvatbaarheid van [eScience] ten zeerste dienen indien ik binnen zes weken na eerste behandeling van het plan op 19 december 2024, uw advies mag ontvangen, namelijk in de formele overlegvergadering op 13 februari 2025.” De brief vermeldt verder dat beoogd wordt de nieuwe organisatie per 1 mei 2025 van start te laten gaan. Het reorganisatieplan bij de adviesaanvraag vermeldt in hoofdstuk 4 (“Kaders en uitgangspunten”) onder b (“De financiële kaders voor het plan”) onder meer: “(…) Het bestuur heeft aan het DT aangegeven uit te willen gaan van een structureel kostendekkende exploitatie, met als uitgangspunt een plafond op de organisatie op basis van de structurele subsidies (7,9M€ op jaarbasis).” 3.13 De ondernemingsraad heeft gereageerd bij brief van 18 december 2024. Daarin schreef de ondernemingsraad het niet eens te zijn met de beperking van het adviesrecht tot paragraaf 6.5 van het reorganisatieplan en, gelet op artikel 25 lid 1e WOR, over het gehele reorganisatieplan te zullen adviseren. De ondernemingsraad verzocht verder de vertrouwelijkheid op te heffen met betrekking tot 17 met name genoemde medewerkers, teneinde hen te kunnen consulteren. De brief bevatte tot slot een uitgebreide lijst met nadere informatie die de ondernemingsraad wenste te verkrijgen zoals een concept-sociaal plan, een bezettingsplan, een implementatieplan, een communicatieplan en de notulen van “alle vergaderingen” (waarbij met name werden genoemd die van het directieteam en van het bestuur en het directieteam gezamenlijk). 3.14 In de overlegvergadering van 19 december 2024 is de adviesaanvraag formeel ingediend en toegelicht. 3.15 De bestuurder heeft bij brief van 23 december 2024 de onder 3.13 genoemde schriftelijke verzoeken van de ondernemingsraad gemotiveerd afgewezen, met uitzondering van het verzoek om de business controller over de financiële aspecten van de reorganisatie te kunnen consulteren, dat hij heeft toegewezen. 3.16 In reactie op die brief heeft de raadsman van de ondernemingsraad op 24 december 2024 per e-mail aan de raadsvrouw van eScience geschreven dat er sprake is van ernstige veronachtzaming van het adviesrecht van de ondernemingsraad en dat hij haar verzoekt om dit met de bestuurder te bespreken “teneinde ongelukken te voorkomen”. Hij suggereert dit in de eerste week van januari in klein comité verder te bespreken. 3.17 Op 9 januari 2025 heeft naar aanleiding van de adviesaanvraag een formele overlegvergadering plaatsgevonden. 3.18 Naar aanleiding van de onder 3.16 vermelde e-mail heeft op 10 januari 2025 overleg plaatsgevonden, in aanwezigheid van advocaten. Een e-mail van de raadsvrouw van eScience van 13 januari 2025 bevat de vastlegging van de in dat overleg gemaakte afspraken, te weten (1) dat de ondernemingsraad op het reorganisatieplan in volle omvang mag reageren, (2) dat de ondernemingsraad naast de business controller vier andere medewerkers mag consulteren, nadat de bestuurder die medewerkers daarover na zijn terugkomst in de week van 20 januari 2025 eerst zelf heeft benaderd en nadat zij een non-disclosure agreement hebben ondertekend; en (3) dat het niet de bedoeling is de ondernemingsraad adviesrechten af te nemen als het gaat om het meewegen van het sociaal plan bij het advies; (4) dat bezettingsplan, formatieplan, informatie over afspiegeling en informatie over uitwisselbaarheid van functies aan de ondernemingsraad zullen worden verstrekt. Vervolgens is afgesproken dat de voorzitter en vicevoorzitter van de ondernemingsraad als toehoorders aanwezig mochten zijn bij het overleg met FNV over het sociaal plan. 3.19 Op 21 januari 2025 heeft de ondernemingsraad de bestuurder eraan herinnerd dat hij nog niet alle op 9 en 10 januari 2025 toegezegde informatie had ontvangen. Zo ontbraken onder meer nog het formatieplan (huidig en toekomstig), informatie over de afspiegeling van de RSE’s en informatie over uitwisselbaarheid van functies. 3.20 Op 22 januari 2025 vond een vergadering plaats tussen de ondernemingsraad en de bestuurder waarin vragen over het reorganisatieplan zijn besproken. 3.21 Bij e-mail van diezelfde datum heeft de bestuurder geantwoord op vragen die de ondernemingsraad in de formele overlegvergadering van 9 januari 2025 had gesteld. 3.22 De ondernemingsraad heeft de bestuurder verzocht om aan de medewerkers duidelijkheid te geven over het tijdstip waarop zij worden geïnformeerd over de concrete gevolgen van de reorganisatie. De bestuurder en de ondernemingsraad hebben vervolgens afgesproken dat de medewerkers op 27 februari 2025 geïnformeerd zullen worden. De bestuurder heeft die datum bij e-mail van 28 januari 2025 aan de medewerkers bekendgemaakt. 3.23 Bij e-mail van 29 januari 2025 heeft de bestuurder, naar hij zelf schrijft “met vertraging”, antwoorden gegeven op vragen die op 9 en 10 januari 2025 waren gesteld, waaronder de “was-wordt-lijst” en een toelichting op uitwisselbare functies en afspiegeling van RSE’s. 3.24 Op 4 februari 2025 heeft de bestuurder de ondernemingsraad per e-mail laten weten de laatste informatie te hebben verstrekt, dat er nog een kort stuk bijkomt over implementatie en dat hij ervan uitgaat dat de ondernemingsraad voldoende is geïnformeerd en in staat is op 13 februari 2025 te adviseren. Nog diezelfde dag heeft hij het implementatieplan aan de ondernemingsraad gezonden. 3.25 Op 6 februari 2025 heeft eScience mondeling een akkoord op hoofdlijnen bereikt met de FNV over een sociaal plan. Dit akkoord is gesloten onder voorbehoud van goedkeuring van de vakbondsleden. De voorzitter en vicevoorzitter van de ondernemingsraad waren als toehoorder aanwezig bij het overleg waarin dit akkoord op hoofdlijnen tot stand is gekomen. 3.26 Aansluitend op dat overleg was een bespreking tussen de bestuurder en de ondernemingsraad gepland. Ter voorbereiding op die bespreking had de ondernemingsraad een presentatie voorbereid, getiteld “OR’s pre-preliminary advice”.

Op de eerste slide staat “Missing information that the OR needs: – social plan – external funding (eg., Open science NL) We want uncontroversial evidence of who imposes this requirement.” Andere slides vermelden als te bespreken onderwerpen onder meer “Open science funding – we strongly advise to find a way to receive this funding and use it to soften the blow”, “afspiegeling/stoelendans”, “trust issues”, “Procedure – adjustments to plan: let us know if you want to meet (before 13 Feb)”. Omdat het overleg tussen de bestuurder en de FNV uitliep en de meeste leden van de ondernemingsraad al waren vertrokken toen de bestuurder ongeveer twintig minuten na de afgesproken tijd arriveerde, is de bespreking niet doorgegaan en zijn de slides niet aan de bestuurder getoond. 3.27 Op 7 februari 2025 heeft de ondernemingsraad de bestuurder per e-mail bericht niet op 13 februari 2025 te kunnen adviseren, vooral omdat er nog geen concept voor een sociaal plan lag, en voorgesteld om op 12 februari 2025 bijeen te komen. De bestuurder heeft daarop laten weten het nieuws “unfortunate” te vinden en zich af te vragen wanneer het advies wel komt; “I will need to do some substantial damage control. It would help me if I had a clear date from you”. De ondernemingsraad antwoordde daarop dat hij vasthoudt aan 12 februari 2025 als voorgestelde overlegdatum: “given the sensitivity of what we need to discuss, we believe it is best to meet in person (…) with everyone present.” De ondernemingsraad stelde nog geen datum voor het advies te kunnen geven omdat die datum afhankelijk is van de ontvangst van het sociaal plan “and on the points we will present”. 3.28 Bij e-mail van 10 februari 2025 om 11:25 uur heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad geschreven dat hij vasthoudt aan de deadline van 13 februari 2025, ook omdat ”you pressed me to include a very specific timeline regarding the reorganization in a mail sent to all on 22 [Ondernemingskamer: bedoeld zal zijn 28] January.” Hij schreef dat hij zich niet bewust was van “any sensitive issues” en verzocht de ondernemingsraad om die “issues” tevoren mee te delen zodat hij zich kon voorbereiden. Over het sociaal plan schreef hij dat de ondernemingsraad daarvan op de hoogte was omdat zijn leden aanwezig waren geweest bij het overleg met de FNV en verder: “it is fair to assume, based on the strong signals from the FNV given during the third meeting about the social plan being reasonable, that we can finalize the social plan along the lines we discussed” en “you can (…) base your advice upon this plan, on the condition that the social plan will not change or be voted against”. 3.29 Op 10 februari 2025 om 13:20 uur heeft de ondernemingsraad in een e-mail getiteld “request for clarification on financial aspects” aan het directieteam opheldering gevraagd over de berekeningen en aannames die zijn gebruikt ter bepaling van de vereiste fte-reductie en een aantal vragen gesteld, onder meer over de “was-wordt-lijst” en over de mate waarin rekening wordt gehouden met “external income”, waarmee is bedoeld financiering door andere partijen dan NWO en SURF, en met een (door de ondernemingsraad veronderstelde) inflatiecorrectie van € 881.000 jaarlijks. De ondernemingsraad verzocht om daarover in een vergadering te kunnen overleggen. 3.30 Op 12 februari 2025 vond een bespreking plaats tussen de ondernemingsraad en de bestuurder. Daarin heeft de ondernemingsraad aan de hand van de onder 3.26 vermelde presentatie een aantal vragen aan de bestuurder gesteld. In de bespreking heeft de ondernemingsraad te kennen gegeven nog geen definitief advies te kunnen geven en een conceptadvies voor te bereiden. 3.31 Eveneens op 12 februari 2025 om 12.59 uur heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad gemaild: “Dank voor de presentatie vandaag. Het was goed om de ideeën en zorgen van de OR te vernemen. We hebben nog geen definitieve datum en dat baart mij zorgen, omdat ik zorgvuldig met de medewerkers wil omgaan. In dat kader, om dus de vaart in het proces te houden: wil je mij z.s.m. de presentatie toesturen, alsmede de precieze vragen waarop de OR graag een antwoord wil ontvangen?” 3.32 Dezelfde middag heeft de ondernemingsraad bij e-mail van 15.05 uur aan de bestuurder geschreven: “ As discussed in our informal meeting on 12 February, we are requesting an explanation in writing as to why external funds that have already been allocated to [eScience] (e.g. Open Science NL, Health-AI, inflation correction) were not included in the intended plan. We would like information as to when, why, how the decisions were made that these cannot be included in the scenarios and who this came from explicitly, with convincing explanations. Additionally, we request an explanation of the steps DT took to advocate for the acceptance of these funds.” 3.33 Op 13 februari 2025 heeft de ondernemingsraad nog een overleg gehad met de controller van eScience en een lid van het directieteam over de financiële vragen van de ondernemingsraad. Na dat overleg heeft de ondernemingsraad in een e-mail van 17:02 uur het directieteam laten weten dat de vragen uit de onder 3.29 vermelde e-mail zijn beantwoord, op één onderdeel na, dat het directieteam nog nader zou uitzoeken. 3.34 Op vrijdag 14 februari 2025 om 9:45 uur heeft de ondernemingsraad aan de bestuurder gemaild: “We are following up on our request sent on 12 February regarding the external funds allocated to [eScience]. Given that we are working towards finalizing our concept advice on the reorganization very soon, this information is important for us to proceed. We kindly request your response as soon as possible, preferably by the end of the day, to ensure we can incorporate it into our considerations.” 3.35 Op dezelfde dag heeft de bestuurder bij e-mail van 14:19 uur gereageerd. Daarin heeft hij geschreven, samengevat, dat “external funds”, zoals die van Open Science NL, niet behoren tot de structurele financiering en dat NWO en SURF bereid zijn om eScience voort te zetten als onafhankelijke organisatie onder de voorwaarde dat de salariskosten uit de structurele financiering van € 7,9 miljoen per jaar worden voldaan, exclusief een structurele verhoging van € 881.000 die NWO aan eScience wil toekennen en exclusief door de financiers toegezegde inflatiecorrectie, en dat deze voorwaarde de basis vormt van het reorganisatieplan. De brief vermeldt verder: “The condition was set in October by the board of [eScience] in consultation with the funders (…) it was a condition set by the governors of eScience. (…) The issue of “inflation correction” is related to another condition set by the board and the funders, concerning the cap on our structural funding. This was set at 7,9M, again as a condition for continuation of [eScience]. (…) Please note that this is the final piece of information I will share with you. The reasonable term within which you can provide your response to my request for advice on paragraph 6.5 of the Reorganization Plan has expired. I understand that you require the Social Plan to provide an informed advice, but you have been aware of its full contents since Tuesday 12 February. You can therefore weigh its relevance for your advice, which can be conditional on the Social Plan being signed.

I now feel free to take a definitive decision.” 3.36 Bij e-mail van 16:09 uur reageerde de ondernemingsraad op dezelfde dag onder meer als volgt: “We are concerned by your conclusion particularly the statement “I now feel free to take a definitive decision”. As agreed on February 12, we intend to provide the concept advice by Monday. (…) We intend to provide our final advice as soon as the Social Plan is in effect. (…) Regarding Open Science NL, we still seek a clear answer on whether the governors (i.e. the board plus NOW and SURF, if this is what you mean) explicitly denied accepting the [Open Science NL] fund money and whether they were fully informed of its availability. Please clarify this directly and if there is any written confirmation, please provide it.” 3.37 Bij e-mail van maandag 17 februari 2025 om 12.46 uur heeft de bestuurder aan de ondernemingsraad bericht dat hij op die dag een definitief besluit had genomen overeenkomstig de adviesaanvraag. Hij heeft daarbij toegelicht waarom hij het advies van de ondernemingsraad niet heeft afgewacht: “Inmiddels is het 17 februari 2025. Uw opmerking dat ik op 17 februari 2025 slechts een conceptadvies tegemoet kan zien, dat u vervolgens met mij wil bespreken, heeft mij doen besluiten dat ik niet langer op uw advies kan wachten. Bij dit besluit heeft de nijpende financiële situatie en de gevolgen van nog langer wachten veel gewicht in de schaal gelegd.” 3.38 Op dezelfde dag om 17.11 uur heeft de ondernemingsraad zijn conceptadvies “conform afspraak” aan de bestuurder gemaild, onder gelijktijdige toezending van een afschrift aan het bestuur. Het conceptadvies is negatief, om drie redenen: (1) een overeengekomen en door de bonden ondertekend sociaal plan ontbreekt, (2) de ondernemingsraad wenst onweerlegbaar bewijs over de vraag wie de eis stelt dat de ”external funds” van Open Science NL van € 5,4 miljoen buiten beschouwing blijven en (3) de ondernemingsraad wenst de bevestiging dat het bedrag van de structurele financiering is verhoogd met € 881.000. 3.39 Op 27 februari 2025 zijn de medewerkers die volgens het besluit boventallig zijn door de bestuurder geïnformeerd. 3.40 Op 1 mei 2025 is de nieuwe organisatie van start gegaan. 4De gronden van de beslissing 4.1 De ondernemingsraad heeft aan zijn verzoek ten grondslag gelegd dat eScience bij afweging van alle betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit van 17 februari 2025, omdat zij de ondernemingsraad niet de gelegenheid heeft geboden daarover een advies uit te brengen. De ondernemingsraad heeft daartoe de volgende feiten en omstandigheden gesteld. De termijn van 13 februari 2025 was niet met de ondernemingsraad overeengekomen. Op 12 februari 2025 is over de adviestermijn wel een afspraak gemaakt, namelijk dat de ondernemingsraad op 17 februari 2025 een conceptadvies zou uitbrengen dat de WOR-bestuurder daags daarna met het bestuur zou kunnen bespreken. Pas daarna zou definitief geadviseerd worden. Ook indien laatstgenoemde afspraak niet is gemaakt, had de ondernemingsraad nog steeds een redelijke termijn gegund moeten worden om te kunnen adviseren. Pas op 10 januari 2025 is over een aantal wezenlijke zaken (omvang advies, opheffing geheimhouding, te verstrekken informatie) overeenstemming bereikt met het bestuur. Het consulteren van medewerkers kon pas na 20 januari 2025 starten en de laatste vraag van de ondernemingsraad is pas op 14 februari 2025 door de bestuurder beantwoord. Het definitieve sociaal plan was toen ook nog niet beschikbaar. Omdat de medewerkers van eScience pas op 27 februari 2025 zouden worden ingelicht ontbrak de noodzaak om het advies niet af te wachten en al op 17 februari 2025 een besluit te nemen. 4.2 eScience heeft primair aangevoerd dat de ondernemingsraad niet ontvankelijk moet worden verklaard in zijn verzoek omdat hij daarbij geen belang heeft: de ondernemingsraad heeft namelijk niet verzocht om ook voorzieningen te treffen. Verder meent eScience, samengevat, dat zij de ondernemingsraad tijdig heeft betrokken, ruim voldoende van informatie heeft voorzien en een redelijke termijn heeft geboden om te adviseren. 4.3 De Ondernemingskamer overweegt als volgt. 4.4 Het ontvankelijkheidsverweer van eScience wordt verworpen. Artikel 26 WOR geeft de ondernemingsraad de bevoegdheid om de Ondernemingskamer te laten toetsen of de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen in redelijkheid tot het besluit heeft kunnen komen. Daarbij is niet relevant of de bezwaren van de ondernemingsraad tegen het besluit van procedurele aard zijn (betrekking hebben op de wijze waarop de medezeggenschap gestalte heeft gekregen) of dat de ondernemingsraad ook inhoudelijke bezwaren heeft tegen het besluit. Eveneens is daarbij irrelevant of de ondernemingsraad de Ondernemingskamer ook verzoekt om voorzieningen te treffen als bedoeld in artikel 26 lid 5 onder a en b WOR. Het staat, in de systematiek van de WOR, geheel ter vrije beoordeling van de ondernemingsraad of het beroep tegen het besluit bij de Ondernemingskamer wordt gecombineerd met het vragen van voorzieningen als bedoeld in artikel 26 lid 5 WOR (vgl. ook conclusie A-G in de zaak AH-Online: ECLI:NL:PHR:2023:666). Het gegeven dat de ondernemingsraad in de onderhavige zaak niet heeft verzocht om voorzieningen te treffen kan daarom niet tot de gevolgtrekking leiden dat de ondernemingsraad geen belang heeft bij zijn verzoek. De ondernemingsraad kan in zijn verzoek worden ontvangen. 4.5 Tussen partijen is niet in geschil dat eScience over het voorgenomen besluit tot reorganisatie advies aan de ondernemingsraad diende te vragen. eScience heeft dat advies ook gevraagd, maar heeft vervolgens het besluit genomen zonder het advies af te wachten. Dit brengt in beginsel mee dat eScience bij afweging van alle betrokken belangen in redelijkheid niet tot het besluit had kunnen komen. Van dit beginsel kan worden afgeweken als de ondernemer aan de ondernemingsraad voldoende gelegenheid heeft geboden om tijdig zijn wettelijk adviesrecht uit te oefenen, maar de ondernemingsraad desondanks niet binnen die redelijke termijn heeft geadviseerd en van de ondernemer in redelijkheid niet meer kan worden gevergd dat hij zijn besluit nog langer uitstelt. Of dat zich voordoet is steeds afhankelijk van de omstandigheden van het geval waarbij het volgende tot uitgangspunt strekt. 4.6 De ondernemer is primair verantwoordelijk voor een goed verloop van het medezeggenschapstraject. Hij dient daarover helder en eenduidig te communiceren met de ondernemingsraad. De ondernemingsraad moet worden voorzien van alle inlichtingen en gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor een behoorlijke vervulling van zijn taak (artikel 31 lid 1 WOR). De ondernemer moet bij het vragen van het advies een overzicht verstrekken van de beweegredenen van het voorgenomen besluit, van de personele gevolgen en van de in dat kader te treffen maatregelen (artikel 25 lid 3 WOR). Het is in beginsel niet aan de ondernemer maar aan de ondernemingsraad om te bepalen welke informatie hij nodig heeft om een verantwoord advies uit te brengen. Dit beginsel lijdt uitzondering als de ondernemer zijn weigering om bepaalde informatie te verschaffen zodanig kan motiveren dat er in redelijkheid geen twijfel over kan bestaan dat de informatie voor het geven van het advies en het nemen van het besluit niet van betekenis kan zijn.

De ondernemer moet verder aan de ondernemingsraad een – in het licht van alle omstandigheden van het geval – redelijke termijn bieden om zijn advies uit te brengen. 4.7 eScience heeft aangevoerd dat het doorvoeren van de beoogde reorganisatie, gelet op de financiële situatie van eScience, urgent was en dat zij om die reden in de adviesaanvraag al duidelijk had vermeld wanneer zij het advies wenste te ontvangen, namelijk op 13 februari 2025. Volgens haar is de periode tussen de adviesaanvraag van 12 december 2024 en 13 februari 2025 in dit geval een redelijke termijn. Volgens haar was de ondernemingsraad die mening aanvankelijk ook toegedaan; pas op 7 februari 2025 heeft de ondernemingsraad (zie 3.27) te kennen gegeven dat de termijn te kort was. Volgens eScience beschikte de ondernemingsraad ook tijdig over alle relevante informatie. De ondernemingsraad heeft op zijn beurt benadrukt 13 februari 2025 als een streefdatum te hebben beschouwd, dat de informatiestroom na de adviesaanvraag erg traag op gang kwam en dat zij zelfs op 17 februari 2025 nog niet over alle relevante informatie beschikte. 4.8 Bij de vraag of een redelijke termijn is gegeven moeten alle relevante omstandigheden van het geval worden betrokken. In het onderhavige geval is het volgende van belang. a) Het voorgenomen besluit betrof een ingrijpende reorganisatie, die meebracht dat van meer dan een derde van het personeel afscheid zou worden genomen. Een dergelijk besluit vereist een grondige voorbereiding en een gedegen advisering door de ondernemingsraad. b) Omgekeerd mocht van de ondernemingsraad een zekere voortvarendheid in het adviseringstraject worden verwacht, gelet op de bestaande liquiditeitsproblemen van eScience en de onzekerheid waarin de medewerkers van eScience ten tijde van de adviesaanvraag verkeerden. eScience heeft daar in haar adviesaanvraag van 12 december 2024 terecht op gewezen. Een deadline voor de advisering valt daarin overigens niet te lezen, evenmin als in de mededeling van 28 januari 2025 dat de medewerkers op 27 februari 2025 geïnformeerd zouden worden over de gevolgen van de reorganisatie (zie 3.22). c) Op voorhand was een termijn tot 13 februari 2025 niet onredelijk. Het adviestraject kwam na 12 december 2024 echter moeizaam en langzaam op gang door toedoen van eScience: - eScience heeft in de adviesaanvraag de reikwijdte van het advies ten onrechte ingeperkt tot een gedeelte van het reorganisatieplan, namelijk het gedeelte dat over de reductie van het aantal medewerkers gaat. Dat strookt niet met artikel 25 lid 1 sub e WOR, waarin is bepaald dat een voorgenomen besluit tot een belangrijke wijziging in de organisatie als zodanig aan het adviesrecht van de ondernemingsraad onderworpen is. De ondernemingsraad had dus het recht om over het gehele reorganisatieplan te adviseren. Ondanks bezwaar van de ondernemingsraad is eScience in haar brief van 23 december 2024 (zie 3.15) niet van haar standpunt teruggekomen. - In diezelfde brief heeft de ondernemer het verzoek van de ondernemingsraad om de vertrouwelijkheid jegens 17 met name genoemde medewerkers op te heffen afgewezen, behalve voor zover het betrekking had op de controller. Aldus heeft eScience onvoldoende voor ogen gehouden – al was het aantal van 17 medewerkers ruim bemeten – dat consultatie van de achterban een wezenlijk deel is van de taak van de ondernemingsraad en dat de ondernemer voor die consultatie zoveel mogelijk ruimte moet bieden (vgl. ECLI:NL:GHAMS:2020:2643). - In de brief van 23 december 2024 heeft eScience tot slot de verzoeken van de ondernemingsraad om nadere informatie eveneens vrijwel alle afgewezen, terwijl het deels informatie betrof die de ondernemingsraad redelijkerwijs nodig had voor zijn adviestaak. d) Over deze drie voor de uitoefening van het adviesrecht cruciale onderwerpen is op 10 januari 2025 alsnog overeenstemming met de ondernemingsraad bereikt. Afgesproken werd onder meer dat de ondernemingsraad vier medewerkers (naast de business controller) mocht consulteren en dat bepaalde informatie zou worden verstrekt. e) Het overleg met de achterban en het verstrekken van de toegezegde informatie heeft vervolgens echter ook weer weken vertraging opgelopen. De ondernemersraad kon medewerkers pas na 21 januari 2025 consulteren in verband met de – op zichzelf begrijpelijke – wens van de bestuurder om de betrokken medewerkers zelf op de hoogte te stellen van de voorgenomen plannen en de gevolgen die de plannen voor hen persoonlijk zouden hebben. De toegezegde schriftelijke informatie is (na rappel door de ondernemingsraad) pas tussen 29 januari en 4 februari 2025 aan de ondernemingsraad verstrekt. f) De voor 6 februari 2025 geplande bespreking, waarin de ondernemingsraad voornemens was om een aantal belangrijke onderwerpen aan de orde te stellen, is niet doorgegaan (zie 3.26). Daaraan waren zowel de bestuurder (die door omstandigheden te laat was) als de ondernemingsraad (die inmiddels niet meer compleet was) debet. 4.9 Tot ongeveer een week voor de door de bestuurder beoogde deadline is het adviestraject derhalve bepaald gebrekkig verlopen. Dit komt in hoofdzaak op het conto van de ondernemer, mede gelet op diens verantwoordelijkheid voor het goede verloop van de medezeggenschap. Daaraan kan niet afdoen dat de ondernemingsraad van aanvang af heeft ingezet op een wel heel royale informatieverstrekking en raadpleging van de achterban. Evenmin kan daaraan afdoen de gang van zaken op 6 februari 2025, die voor de ondernemingsraad helaas ook geen aanleiding heeft gevormd zijn “preliminary advice”, met daarin de opsomming van de volgens de ondernemingsraad nog ontbrekende informatie (zie 3.26), omwille van de voortgang vast te delen met de bestuurder. 4.10 Nadat de ondernemingsraad op 7 februari 2025 had laten weten dat 13 februari 2025 geen haalbare datum was voor een definitief advies, had de ondernemer – gezien diens verantwoordelijkheid voor het goede verloop van de medezeggenschap – heldere, concrete nadere afspraken met de ondernemingsraad moeten maken over het verdere verloop van het traject om te waarborgen dat de belangen van een degelijke advisering en de vereiste voortgang van het adviestraject zorgvuldig op elkaar konden worden afgestemd. Het belang van een voldragen medezeggenschapstraject brengt in dit soort gevallen mee dat voor alle partijen op voorhand duidelijk is op welk moment er uiterlijk een advies moet worden uitgebracht, waarom dat in de gegeven omstandigheden noodzakelijk is en wat de gevolgen zullen zijn indien desondanks niet tijdig wordt geadviseerd. Dat is hier onvoldoende gebeurd. Daarbij weegt mee dat niet is gebleken dat het belang van de vereiste voortgang zich verzette tegen een zeker uitstel van de oorspronkelijke streeftermijn voor het uitbrengen van een advies, al dan niet onder de voorwaarde dat het definitieve sociaal plan niet slechter zal zijn dan het akkoord op hoofdlijnen dat op 6 februari 2025 was bereikt. eScience heeft er in dit verband nog op gewezen dat op verzoek van de ondernemingsraad aan de medewerkers van eScience was toegezegd dat zij op 27 februari 2025 zouden worden geïnformeerd over de concrete en individuele gevolgen van de reorganisatie. Dat die datum niet meer kon worden gehaald bij enig uitstel van de oorspronkelijke streefdatum voor de advisering (13 februari 2025), is de Ondernemingskamer echter onvoldoende gebleken. 4.11 In ieder geval was er alle reden voor enig uitstel nadat op 10 en 12 februari 2025 uit vragen van de ondernemingsraad was gebleken dat hij zich op een wezenlijk punt onvoldoende geïnformeerd achtte.

Het betreft de vraag waarom externe financiering die al was toegezegd door Open Science NL (tot een bedrag van € 5,4 miljoen), een door NWO beloofde structurele verhoging van het budget (naar later zou blijken: van € 881.000 per jaar) en/of een door de financiers toegezegde inflatiecorrectie, niet werden meegenomen in het reorganisatieplan (zie 3.30 en 3.32). Het gaat om wezenlijke bedragen, afgezet tegen de structurele financiering van € 7,9 miljoen per jaar waarop het reorganisatieplan was gebaseerd. De vraag van de ondernemingsraad was dus relevant voor de gevolgen die de reorganisatie naar verwachting zou hebben voor de medewerkers en de naar aanleiding daarvan te treffen maatregelen. De bestuurder heeft deze vraag pas beantwoord op 14 februari 2025, nadat de ondernemingsraad ’s ochtends op 14 februari 2025 daarover had gerappelleerd (zie 3.34). Over dat antwoord heeft de ondernemingsraad overigens op 14 februari 2025 nog een legitieme vervolgvraag gesteld (zie 3.36), waarop niet meer is geantwoord. Volgens eScience waren de financiële kaders van de reorganisatie al herhaaldelijk met de ondernemingsraad besproken. Van schriftelijk verstrekte informatie op dit wezenlijke punt is echter niet gebleken. Ter zitting heeft de bestuurder te kennen gegeven dat hij in januari 0f begin februari 2025 beschikte over een brief van de financiers waaruit met zoveel woorden blijkt dat zij de eis hadden gesteld dat de reorganisatie zou worden gebaseerd op de jaarlijkse structurele financiering van € 7,9 miljoen. Waarom die brief niet is verstrekt aan de ondernemingsraad, in ieder geval nadat op 14 februari 2025 was gevraagd om schriftelijk bewijs van de door de bestuurder genoemde financiële voorwaarden voor de reorganisatie, is niet opgehelderd. 4.12 Verder beschikte de ondernemingsraad pas laat over de geschreven tekst van het conceptakkoord voor een sociaal plan dat op 6 februari 2025 was bereikt. Weliswaar hebben de voorzitter en vicevoorzitter van de ondernemingsraad als toehoorders het overleg bijgewoond waarin dit conceptakkoord werd bereikt; schriftelijke stukken waren voor hen toen niet beschikbaar. Ter zitting is namens de ondernemingsraad verklaard dat het op 6 februari 2025 bereikte conceptakkoord op 11 februari 2025 aan de ondernemingsraad is verstrekt. eScience heeft nog aangevoerd dat zij volgens de op haar van toepassing zijnde CAO verplicht is een ontslagbeschermingstermijn van 12 maanden te hanteren, zodat van aanvang af bekend was dat ieder sociaal plan een “goudgerande” regeling zou inhouden en het onwaarschijnlijk was dat dat plan bij de advisering een negatief gewicht in de schaal zou leggen. Dat kan echter geen afbreuk doen aan het belang van het sociaal plan voor de advisering en het recht van de ondernemingsraad om het sociaal plan tijdig in zijn advisering te kunnen betrekken. 4.13 Dat de bestuurder op 12 februari 2025 de ondernemingsraad heeft laten weten geen prijs te stellen op een conceptadvies, is aannemelijk nu de bestuurder telkens heeft willen vasthouden aan de in zijn ogen uiterste datum van 13 februari 2025 voor het uitbrengen van het definitieve advies. Daarmee is echter nog niet gezegd dat de ondernemingsraad had moeten begrijpen dat de bestuurder het bericht van de ondernemingsraad van 14 februari 2025, inhoudende dat op 17 februari 2025 een conceptadvies zou volgen (zie 3.36), zou opvatten als een feitelijk verzuim om tijdig te adviseren. Voor die opvatting bestaat ook geen goede grond, al was het maar omdat een conceptadvies juist impliceert dat de ondernemingsraad wel een advies wil uitbrengen. Ook hier hadden duidelijke en concrete afspraken over het (verdere) verloop van het medezeggenschapstraject misverstanden kunnen voorkomen. 4.14 Het hiervoor overwogene leidt ertoe dat de bestuurder zijn brief van 14 februari 2025, waarin de laatste vraag van de ondernemingsraad werd beantwoord, ten onrechte afsloot met de conclusie dat de redelijke termijn was verstreken en dat het de bestuurder nu vrij stond om ook zonder advies van de ondernemingsraad een besluit te nemen. Die conclusie was prematuur. 4.15 De bestuurder heeft daarover ter zitting toegelicht dat hij op 14 februari 2025 van mening was dat hij geen andere keus had. De Ondernemingskamer deelt die opvatting niet. Van de bestuurder mocht worden verwacht dat hij, met het verstrekken van de laatste informatie op 14 februari 2025 en de reactie van de ondernemingsraad dat op 17 februari 2025 een conceptadvies zou worden uitgebracht, nadrukkelijk de regie zou nemen om, vanuit zijn verantwoordelijkheid voor het goede verloop van de medezeggenschap, met de ondernemingsraad een duidelijk en strak tijdpad voor de eindfase overeen te komen, waarin van het conceptadvies tot een definitief advies (al dan niet onder een voorwaarde ter zake van het definitieve sociaal plan) zou worden gekomen. Daarin zou ook de kennelijk op 12 februari 2025 door de ondernemingsraad geuite wens om het advies zelf nog met het bestuur te bespreken, aan de orde hebben kunnen komen. Niet aannemelijk is dat daarover met de ondernemingsraad geen afspraken te maken zouden zijn geweest. De Ondernemingskamer concludeert daarom dat de redelijke termijn om een advies uit te brengen op 17 februari 2025, de datum van het besluit, nog niet was verstreken. 4.16 De slotsom luidt daarom dat eScience bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid heeft kunnen komen tot het besluit van 17 februari 2025.