ECLI:NL:GHAMS:2010:BM9504

1.1. Namens appellant, verder te noemen de notaris, is bij op 11 november 2009 ter griffie ingekomen verzoekschrift - met bijlage - tijdig hoger beroep ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te Utrecht, verder te noemen de kamer, van 15 oktober 2009, waarbij de klacht van geïntimeerde, verder ook te noemen klaagster gegrond is verklaard en aan de notaris de maatregel van waarschuwing is opgelegd. De notaris heeft bij aanvullend beroepschrift - met bijlagen - binnengekomen ter griffie van het hof op 12 januari 2010 de gronden waarop zijn beroep stoelt nader toegelicht. 1.2. Van de zijde van klaagster is op 28 januari 2010 een verweerschrift ter griffie van het hof ingekomen. 1.3. Vervolgens zijn ter griffie nog ontvangen van klaagster op 12 februari 2010 een aanvulling op het verweer in hoger beroep, alsmede op 10 maart 2010 een aantal producties. 1.4. Het hoger beroep is behandeld ter openbare terechtzitting van 11 maart 2010, alwaar de notaris en klaagster zijn verschenen, beiden vergezeld van hun gemachtigden. Allen hebben het woord gevoerd. 2. De stukken van het geding Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie en de hiervoor vermelde stukken. Klaagster heeft zich bij brief van haar gemachtigde van 16 april 2009, met bijlagen, tot deze Kamer gewend met een klacht over notaris [de notaris], hierna: de notaris. De notaris heeft bij brief van zijn advocaat van 19 augustus 2009, eveneens met enige bijlagen, op de klacht geantwoord. De klacht is op 3 september 2009 mondeling behandeld. Bij die gelegenheid zijn de gemachtigde van klaagster en de notaris, vergezeld van zijn advocaat, verschenen. De gemachtigde van klaagster heeft de klacht toegelicht. De notaris heeft daarop zijn standpunt uiteengezet. Na voortgezet debat heeft de Kamer de uitspraak bepaald op 15 oktober 2009. Het hof verwijst voor de feiten naar de beslissing van de kamer, van welke feiten ook het hof zal uitgaan met dien verstande dat het hof deze aanvult als volgt: - door de notaris zijn over de periode aanvangend na de sterfdag van [de erflater], overleden op 22 juli 2006, hierna te noemen: de erflater, tot en met 1 september 2008 dertien declaraties ingediend tot een totaal bedrag van € 45.945,50 exclusief omzetbelasting en verschotten aan derden (€ 54.676,15 inclusief omzetbelasting), waarvan € 2.895, - (€ 3.445,05 inclusief omzetbelasting) op basis van door de notaris gehanteerde vaste tarieven voor het opmaken van verklaringen van erfrecht en executele en van volmachten, en € 43.050,50 (€ 51.230,10 inclusief omzetbelasting) op basis van door de notaris en veertien medewerkers geschreven tijd; - door de notaris en zijn medewerkers zijn in de desbetreffende periode afgerond 245 uren geschreven, waarvan 110 uren door de notaris en 135 door diens medewerkers. 4. De klacht 4.1. De kamer heeft de klacht opgevat in die zin dat zij in de kern genomen er op neer komt dat de notaris door het in rekening brengen van een bedrag van ongeveer € 65.000,- voor zijn werkzaamheden als executeur van een nalatenschap als de onderhavige heeft gehandeld in strijd met de eer en het aanzien van het notarisambt. Klaagster heeft bij haar klacht gevoegd een lijst van 39 “fouten of vermeende fouten” van de notaris, waaruit zij er vier heeft gelicht en nader uitgewerkt ter onderbouwing van haar klacht, te weten het voorkomen van dubbeltellingen van gewerkte uren in de declaraties, de gang van zaken rond de teruggave van teveel betaalde inkomstenbelasting 2006, de gang van zaken rond de AH-claim en de gang van zaken met betrekking tot de rekening en verantwoording. Ter zitting in hoger beroep heeft klaagster het hof verzocht alle “fouten of vermeende fouten” van de notaris voorkomende op voormelde lijst, in hoger beroep aangevuld tot 47 “fouten of vermeende fouten”, aan te merken als handelen of nalaten waarover is geklaagd. Het hof is van oordeel dat de kamer de klacht terecht heeft opgevat op de wijze zoals zij dat heeft gedaan. De “fouten en vermeende fouten” op de door klaagster bij haar klachtschrift gevoegde lijst zijn door de kamer op goede gronden opgevat als onderbouwing van de klacht en niet als zelfstandige onderwerpen van klachten. Aangezien klachten niet voor het eerst in hoger beroep kunnen worden geformuleerd zal het hof klaagster niet ontvankelijk verklaren in haar klachten voorzover die in dit hoger beroep zijn aangevoerd. Hetzelfde geldt a fortiori met betrekking tot de uitbreiding van de lijst in hoger beroep. 4.2. Het hof zal de klacht van klaagster zoals door de kamer geformuleerd, waarbij het hof uitgaat van het in totaal in rekening gebracht bedrag van € 54.676,15 inclusief omzetbelasting en exclusief verschotten aan derden, beoordelen in het licht van de vier door klaagster uitgewerkte onderwerpen en van hetgeen ter zitting is behandeld. De overige op de lijst vermelde “fouten of vermeende fouten” zal het hof bij de beoordeling van de klacht buiten beschouwing laten omdat deze niet of niet voldoende zijn uitgewerkt dan wel voor een goede beoordeling van de klacht buiten beschouwing kunnen blijven. 5. Het verweer van de notaris Het verweer van de notaris zal, voor zover nodig, bij de beoordeling van de klacht aan de orde komen. 2.1. Op 22 juli 2006 is [erflater], hierna: de erflater, overleden. De notaris is door de heer [broer erflater], een van de broers van de erflater, benaderd nadat was gebleken dat de erflater de notaris bij aanvullend testament van 11 september 2000, als executeur-testamentair had aangesteld. 2.2. De notaris heeft de erfgenamen bij brief 11 september 2006 op de hoogte gesteld van hetgeen met [broer erflater] was besproken over de te verrichten werkzaamheden. Daarbij heeft de notaris aangegeven dat hij de executele onder strikte voorwaarden aanvaardt maar uit oogpunt van efficiency en daarmee van kostenbesparing, een deel van zijn bevoegdheden heeft gedelegeerd via een volmacht aan [broer erflater]. Laatstgenoemde zou onder meer de (huur)woning van erflater ontruimen en, na taxatie daarvan, de inboedel verdelen. [broer erflater] zou voor zijn werkzaamheden een vergoeding van EUR 75,00 per uur ontvangen. De notaris zelf zou zich zoveel mogelijk beperken tot de financiële administratie, de aangifte successie en de aangifte inkomstenbelasting, het verrichten van een erfgenamenonderzoek en het opstellen van de verklaring van erfrecht. De notaris heeft met dit schrijven onder meer de navolgende bijlagen meegezonden: een kopie van het testament; een personaliaformulier; ontwerp-verklaring van executele; ontwerp-verklaring van erfrecht; een verklaring van zuivere aanvaarding; een retourenveloppe; een declaratie van de verklaring van executele; een declaratie van de verklaring van erfrecht; een declaratie van de advies- en begeleidingswerk-zaamheden tot dan toe; een urenspecificatie; een financiële bijsluiter en de algemene voorwaarden van de notaris. 2.3. Volgens opgave van [broer erflater] was het voorlopig saldo van de nalatenschap EUR 201.000,--, bestaande uit een tweetal banktegoeden, een munten/postzegelverzameling met een - naar nu blijkt - geschatte waarde van EUR 750,-- en inboedelgoederen met een geschatte waarde van EUR 250,--. In de nalatenschap bevond zich ook een aanspraak op een deel van het schikkingsbedrag dat Ahold aan participanten van het AH Vaste Klanten Fonds zou uitkeren. Het bedrag dan wel de datum van uitkering was nog niet bekend. 2.4. Bij brief van 10 oktober 2006 heeft de notaris de erfgenamen aangeschreven. Daarin heeft hij verslag gedaan van hetgeen met de erven op 21 september 2006 in de woning van erflater was besproken en heeft hij inzicht verstrekt in de tot dan toe door hemzelf en door [broer erflater] verrichte werkzaamheden. Bij deze brief zijn onder meer de volgende bijlagen meegezonden: een kopie definitieve declaratie; een afschrift van de verklaring van erfrecht; een afschrift van de verklaring van executele; een volmacht ten behoeve van [broer erflater] met betrekking tot de Ahold-claim. 2.5. De erven hebben zowel de brief van 11 september 2006 als de brief van 10 oktober 2006 voor gezien en akkoord ondertekend. In deze brieven heeft de notaris ook aangegeven op welke wijze hij zou declareren. 2.6. Bij brief van 21 november 2006 heeft de notaris de erven op de hoogte gesteld van de voortgangsbespreking die hij met [broer erflater] op 8 november 2006 had gevoerd en waarbij was afgesproken dat de notaris ten behoeve van alle erfgenamen een tussentijds verslag zou maken waarin de stand van zaken zou worden weergegeven alsmede een planning zou worden opgenomen. De notaris maakt in dit schijven onder meer melding van het feit dat in het kader van de kostenbesparing [de heer X] zal worden aangezocht om de aangifte inkomstenbelasting voor te bereiden, nu [de heer X] dit in het verleden ook voor erflater had gedaan. Ook vermeldt de notaris dat hij samen met [broer erflater] het kluisje bij de ABN AMRO bank heeft geopend en dat de munten die zich daarin bevonden, nadat de notaris deze had laten beschrijven, door het Vendu-huis zijn getaxeerd. 2.7. Bij brief van 1 november 2007 heeft de notaris de erven een korte opgave van de ontwikkeling in de nalatenschap doen toekomen. Daarbij heeft de notaris een declaratie gevoegd van EUR 7.700,-- wegens werkzaamheden verricht in de periode van 9 november 2006 tot en met 23 oktober 2007. De door de notaris verrichte werkzaamheden hadden met name betrekking op het begeleiden en opstellen van de aangifte recht van Successie en Inkomstenbelasting en het voeren van besprekingen en overleg met onder andere [broer erflater]. 2.8. Nadat op 14 juli 2008 de aanslag van de Belastingdienst was ontvangen, heeft de notaris bij brief van 18 september 2008 de erfgenamen een boedelbeschrijving alsmede de rekening en verantwoording inzake de nalatenschap gezonden. Daarin is als saldo van de nalatenschap een bedrag van EUR 171.748,34 vermeld. 2.9. Gedurende de afwikkeling van de nalatenschap heeft klaagster de notaris op verschillende momenten schriftelijk gewezen op de naar haar mening omslachtige handelwijze van de notaris en op vermeende fouten die de notaris zou hebben gemaakt. 3. De klacht, het verweer en de beoordeling. 3.1. Klaagster heeft bij haar klaagschrift een lijst van 39 vermeende fouten van de notaris ingediend en heeft een aantal daarvan gebundeld in een viertal bijlagen te weten een bijlage inzake dubbeltellingen in werkurenstaten, een bijlage over de gang van zaken rond de afwikkeling Inkomstenbelasting, een bijlage over de gang van zaken rond de afhandeling van de Aholdclaim en een bijlage over de opzet Rekening en Verantwoording. Klaagster stelt dat de notaris klachtwaardig heeft gehandeld aangezien de notaris 31 maanden over de afwikkeling van de nalatenschap heeft gedaan en in totaal voor een bedrag van ongeveer EUR 65.000,-- declaraties heeft gezonden, terwijl er sprake was van: a) een eenvoudig testament; b) een nalatenschap die uitsluitend bestond uit enkele bankrekeningen, een eenvoudige inventaris van een gehuurd tweekamerappartement, een kleine muntencollectie met een formeel getaxeerde waarde van EUR 580,--; c) een zuivere aanvaarding van de nalatenschap door zes erfgenamen; en d) een gevolmachtigde broer die voor de afwikkeling van een aantal praktische zaken, waaronder de Ahold-claim is ingeschakeld. 3.2. De notaris heeft verweer gevoerd op de klachten die in de verschillende bijlagen waren gebundeld en omschreven. Zijn verweer komt voor zo veel nodig, in het navolgende aan de orde. 3.3. De kern van de klacht betreft het verwijt, dat de notaris met het in rekening brengen van ongeveer EUR 65.000,-- voor de afwikkeling van de nalatenschap tot nu toe (al dan niet in de hoedanigheid van executeur) gehandeld heeft in strijd met de eer en waardigheid van het notarisambt. Daarmee is de bevoegdheid van de Kamer – hoewel de klacht betrekking heeft op declaraties – gegeven. 3.4. De Kamer is met klaagster van oordeel, dat het in deze bij globale beschouwing om een nalatenschap gaat, waarbij van de notaris (executeur) geen intensieve arbeid werd vereist, noch qua juridische inbreng noch qua feitelijke boedelbereddering. Dit blijkt onder meer uit het volgende. Het nagelaten vermogen was bij overlijden grotendeels liquide en bestond uit een banktegoed van ongeveer EUR 200.000,--, een muntenverzameling, een inboedel en een AH-claim. De notaris heeft de afdoening van de lopende betalingen (ontvangsten en uitgaven) en de ontruiming van het huurappartement en de verdeling van de inboedel overgelaten (en voorzover nodig gedelegeerd) aan [broer erflater], een van de erfgenamen. Voor de aangifte IB werd [de heer X] ingeschakeld. Voorts werd ook de afwikkeling van de AH-claim geheel aan voormelde [broer erflater] overgelaten. De muntenverzameling bleek slechts een waarde te hebben van EUR 750,--. De notaris kende erflater, aangezien hijzelf het testament had gepasseerd waarbij hij tot executeur werd aangewezen. 3.5. De gedeclareerde werkzaamheden betreffen (zo blijkt uit productie 6 bij het verweerschrift van de notaris) voor het overgrote deel uit advies en begeleiding. 6.1. Het hof stelt voorop dat voor zover de klacht ziet op de hoogte van de declaratie van de notaris ingevolge artikel 55, tweede lid, van de Wet op het notarisambt, hierna ook te noemen: Wna, een geschil door de meest gerede partij aan de voorzitter van het bestuur van de desbetreffende ring van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie kan worden voorgelegd. De ringvoorzitter toetst alsdan volledig. Tegen de beslissing van de voorzitter staat beroep open bij de rechtbank en hoger beroep bij de Afdeling Bestuursrechtspraak bij de Raad van State. Het hof kan, gelet op hetgeen hiervoor is overwogen, een dergelijk geschil slechts marginaal toetsen. 6.2. Sedert de invoering van de Wet op het notarisambt in 1999 heeft een notaris ingevolge de uitdrukkelijke wens van de wetgever een grote vrijheid in het vaststellen van de tarieven voor zijn werkzaamheden; een algemene maatregel als bedoeld in artikel 54 Wna is niet vastgesteld. In het onderhavige geval heeft de notaris alvorens zijn werkzaamheden als executeur aan te vangen per brief de erfgenamen, waaronder klaagster, op de hoogte gesteld van zijn algemene voorwaarden en van de door hem gehanteerde uurtarieven voor door hemzelf en zijn personeel bestede tijd. Deze brief is door klaagster voor akkoord getekend geretourneerd. Behalve de gehanteerde uurtarieven is het aantal gewerkte uren bepalend voor de hoogte van de declaratie. Het hof overweegt dienaangaande dat een notaris, en zeker ook een notaris die optreedt als executeur van een nalatenschap, een beleidsvrijheid heeft bij de bepaling van de werkzaamheden die benodigd zijn om de nalatenschap tot afwikkeling te brengen. Daarbij wordt van de notaris enerzijds verwacht dat hij de vereiste zorgvuldigheid in acht neemt, maar anderzijds ook dat hij de aan zijn werkzaamheden verbonden kosten afweegt tegen het nut dat die werkzaamheden voor de boedel hebben. Voorts is het hof van oordeel dat bestede tijd die het gevolg is van fouten of inefficiënties van de notaris of diens medewerkers in het algemeen niet aan cliënten in rekening kan worden gebracht. Het hof zal de klacht beoordelen in het licht van het bovenstaande, waarbij het hof in aanmerking neemt dat de onderbouwing van de klacht door klaagster niet zo zeer ziet op de gehanteerde uurtarieven als wel op het totaal aantal in rekening gebrachte uren. 6.3. Het hof zal allereerst ingaan op de onderbouwing van de klacht door klaagster. In dit verband heeft de notaris verzocht de klacht te verwijzen naar de kamer nu de kamer de onderbouwing door klaagster in haar beslissing niet expliciet heeft behandeld. Het hof zal dit verzoek passeren aangezien het hof ingevolge artikel 107 lid 4 Wna de zaak in volle omvang dient te behandelen en de behandeling in hoger beroep mede dient om eventuele omissies in eerste instantie te herstellen. 6.3.1. Klaagster heeft gesteld dat een aantal posten van door de notaris en diens medewerkers geschreven tijd meer dan een keer in rekening is gebracht. Het hof constateert echter aan de hand van de overgelegde tijdschrijfoverzichten en declaraties dat geen geschreven tijd dubbel is gedeclareerd met uitzondering van een vergissing betreffende een door de notaris op 6 september 2006 geschreven post van 0,9 uur welke vergissing na ontdekking door de notaris is hersteld. 6.3.2. Voor wat betreft de restitutie IB 2006 ten bedrage van € 618,- kan in het midden blijven of de vertraging in de uitbetaling daarvan is veroorzaakt door de foute vermelding van het bankrekeningnummer in de brief van 11 juli 2008 van de notaris aan de Belastingdienst, zoals klaagster stelt, dan wel door een fout van de Belastingdienst, zoals de notaris stelt. De extra werkzaamheden die het gevolg zijn geweest van de fout zijn immers eerst verricht toen en nadat de notaris met zijn fax van 24 oktober 2008 en zijn daaropvolgende brief van 5 november 2008 bij de Belastingdienst rappelleerde naar aanleiding het uitblijven van de betaling. Die werkzaamheden vallen derhalve buiten de periode waarover is gedeclareerd en zijn, naar het hof begrijpt, ook nadien niet gedeclareerd. 6.3.3. De onderbouwing van de klacht met betrekking tot de afwikkeling van de AH-claim ter waarde van € 582,- betreft het volgende: a. Erflater bezat bij leven een aantal participaties in het AH Vaste Klanten Fonds te Utrecht, hierna te noemen: het Fonds, die in juni 2006 door erflater kort voor diens overlijden werden verkocht. Het Fonds belegt in aandelen Koninklijke Ahold en kon aanspraak maken op een uitkering door de Ahold Claims Administrator te Merrick, NY, in het kader van een schikking in een procedure bij het United States District Court for the District of Maryland. Aan erflater kwam na verkoop van zijn participaties in het Fonds nog een aandeel toe in de door het Fonds van de Ahold Claims Administrator te verkrijgen uitkering. In plaats van zich voor die uitkering bij het Fonds te melden heeft de notaris rechtstreeks een claim ingediend bij de Royal Ahold Claims Administrator, welke claim niet is erkend. De werkzaamheden verband houdend met de indiening van de claim aan het verkeerde adres zijn door de notaris gedeclareerd. Naar het oordeel van het hof had de notaris die tijd echter niet in rekening mogen brengen. b. De notaris heeft in zijn hoedanigheid van executeur in april 2007 een beperkte volmacht afgegeven aan een van de erfgenamen om - kort gezegd - de AH-claim af te wikkelen; ook de mede-erfgenamen hadden aan die erfgenaam een dergelijke volmacht gegeven. In juli 2007 liet een van de erfgenamen de notaris weten dat hij afstand wilde doen van zijn een zesde aandeel in de claim. Ondanks de aan de erfgenaam afgegeven volmachten, die naar de notaris stelt zijn afgegeven om tijd en kosten aan de zijde van de executeur te besparen, heeft de notaris de afwikkeling van dit onderdeel van de nalatenschap vervolgens weer aan zich getrokken en daarvoor aan de erven een tijdsbesteding in rekening gebracht van ten minste de zes uren die uit de overgelegde tijdschrijfoverzichten direct kunnen worden afgeleid; het hof constateert dat de daarmee gemoeide kosten het belang van minder dan € 100,- vele malen overtreffen. Aan de notaris kan worden toegegeven dat posten van klein belang niet zonder meer omwille van de daaraan verbonden kosten kunnen worden veronachtzaamd, maar het hof is van oordeel dat de notaris in dit geval een oplossing had kunnen en moeten kiezen die minder kosten met zich meebracht. 6.3.4. De door de notaris met zijn brief van 18 september 2008 aan de erfgenamen voorgelegde conceptrekening en -verantwoording betrof uitsluitend de mutaties op een rekening bij de Postbank met twee daaraan gekoppelde spaarrekeningen en een rekening bij de ABN Amro Bank met een daarbij behorende spaarrekening. Blijkens de tijdschrijfoverzichten zijn in totaal 26,5 uur geschreven, waarvan ruim 8 door de notaris en ruim 18 door drie medewerkers, die betrekking hebben op de vervaardiging van dit concept dat in totaal tweeëneenhalf A4 beslaat. Mede in aanmerking nemend dat de boekhouder van het kantoor separaat gedeclareerde tijd schreef voor het verwerken van de desbetreffende mutaties in de boekhouding is de tijdsbesteding om tot dit concept te komen onbegrijpelijk hoog en de notaris heeft daarvoor ook geen verklaring kunnen geven. Het hof is van oordeel dat het niet anders kan of de notaris en zijn medewerkers hebben door inefficiënt werk een veel te groot aantal uren aan de rekening en verantwoording besteed. 6.3.5. Reeds op grond van hetgeen onder 6.3.3. tot en met 6.3.4. is overwogen komt het hof tot het oordeel dat de notaris een niet te verwaarlozen aantal uren in rekening heeft gebracht die hij niet in rekening had behoren te brengen. 6.4. Meer in het algemeen is het hof met de kamer van oordeel dat het in deze om een eenvoudige nalatenschap ging die van de notaris, mede in diens hoedanigheid van executeur, geen intensieve arbeid vereiste, noch qua juridische werkzaamheden, noch qua feitelijke boedelbereddering. [de notaris], notaris te [plaatsnaam], gemachtigde: mr. J. van Ravenhorst te Utrecht, APPELLANT, tegen [klaagster], wonende te [plaatsnaam], gemachtigde: A.W. de Vries te Bunnik, GEÏNTIMEERDE. Het hof: - verklaart klaagster niet ontvankelijk in klachten die voor het eerst in hoger beroep zijn geformuleerd of als zodanig zijn aangemerkt; - bekrachtigt de beslissing van de kamer. Deze beslissing is gegeven door mrs. A.L.G.A. Stille, F.A.A. Duynstee en A.H.N. Stollenwerck en in het openbaar uitgesproken op 22 juni 2010 door de rolraadsheer. KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN IN HET ARRONDISSEMENT UTRECHT [klaagster], wonende te [plaatsnaam], klaagster, gemachtigde de heer A.W. de Vries, -t e g e n- [de notaris], notaris te [plaatsnaam], beklaagde, advocaat mr. J. van Ravenhorst. De Kamer van Toezicht: Verklaart de klacht gegrond. Legt de notaris de maatregel van waarschuwing op. Gewezen te Utrecht door mr. H.J. Schepen, wnd. voorzitter, mrs. G.H. Beens, B.J.M. Gehlen, R.J.M. van den Heuvel en A.R. Creutzberg, leden, bijgestaan door mr. M.E. Hoogendorp, plv. secretaris, en uitgesproken op 15 oktober 2009. De plv. secretaris De wnd. voorzitter Tegen deze beslissing kan binnen dertig dagen na de verzenddatum daarvan hoger beroep worden ingesteld bij het Gerechtshof te Amsterdam, Civiele Griffie, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.